Как вести календарь

Поймал себя на мысли, что уже в который раз рассказываю своим коллегам, как именно я веду календарь и стараюсь планировать дела. Теперь решил изложить это в одном посте, что структурировать информацию и в следующий раз просто поделится ссылкой.

Время на прочтение: 5 минут

Кому читать: тем, кто хочет разобраться в управлении собственными делами и загрузкой

Ну, начнем.

Пункт первый. Немного общих слов.

Я правда считаю, что вести учет своего времени - важно. И что это прямой путь к увеличению эффективности. Лично мне очень близка мысль, что у каждого из нас 1440 минут в день и что время - это единственный ресурс, которого ну никак не может стать больше. Отсюда и потребность планировать свою загрузку.

Пункт второй. Инструменты.

Тут у каждого, наверное, свой вкус. Я пользуюсь календарем Outlook, который синхронизирован с календарями моего iPhone и iPad. И там и там есть «напоминания», что позволяет мне всегда видеть перед глазами список «пропущенных» дел. Синхронизация с мобильными устройствами помогает фиксировать возникающие задачи «на лету» - ничего не забывается и не пропадает.

Пункт третий. Вид календаря.

Решил, что стоит остановиться на этом специально. На компьютере и iPad настроил вид "Неделя", на iPhone - стандартное представление "День". Почему так? Я считаю, что возможность «охватить взглядом» все предстоящие 7 дней - это просто супер. Ты сразу понимаешь, где есть свободные слоты, а где день уже перегружен. Да и вообще, планируя на неделю, а не на день, ты немного раздвигаешь свои временные горизонты. На iPhone просто в силу размера экрана использую вид "день". Впрочем, его удобно листать как ленту.

Пункт четвертый. Что записывать.

Я стараюсь записывать все дела. И рабочие и какие-то личные задачи, которых тоже немало. Благо, используемая нами система учета позволяет «отделять» личное время от рабочего. Вести отдельные для этого календари не вижу смысла. Описывать дела стараюсь так, чтобы потом можно было вспомнить, что именно происходило. То есть у меня будет записано не "Встреча", а "Встреча с Ивановым и для обсуждения N проекта".

Пункт пятый. Как планировать время.

Это самое важное. Лучше потратить 15 или 30 минут на то, чтобы подумать, сколько действительно времени отнимет то или иное действие, а не просто ставить себе "напоминалку". Если надо посмотреть договор, то стоит заложить на это час-два, а не просто внести в календарь запись длительностью 5 минут "чтобы не забыть". Это очень поможет распланировать загрузку и не копить незавершенные дела. Также стараюсь учитывать время на дорогу до места и обратно, если это встреча. Высший (ну, для меня) пилотаж – разметка дел по цветам (встречи – одна категория, работа с документами – другая и т.п.) и выделение промежутков "на переключение". Заметил, что если календарь заполнен событиями "одно за другим", то все точно не успеть. Поэтому стал стараться оставлять между задачами слоты по 15-30 минут.

В заключение.

Списки дел без привязки ко времени – зло. Потому что в них ментально "купить хлеба" занимает столько же времени, сколько "завершить проект".

В идеале не планировать на день больше 2-3 масштабных задач. Шансы все успеть резко понижаются в этом случае.

У процесса есть и минусы – если что-то не попало в календарь, то есть шанс, что этого вовсе не случится ))

Мой личный опыт – 30 минут, потраченные на планирование работы в пятницу экономят часа три-четыре в следующей неделе.