Как систематизировать маркетинг? Инструкция и шаблон по управлению в Google Sheets

Самые большие сложности с аналитикой встречаются у только что запущенных стартапов и малого бизнеса. Одни еще только запускаются и не успели построить свою систему учета данных, а до других только доходит, насколько это важно.

Главная проблема — данные не фиксируются в формате план/факт, нет отчетности и регулярного анализа. То есть посмотреть в динамике, что происходило в бизнесе неделя за неделей, зачастую невозможно. В идеале прийти к красивым автоматизированным системам, где все данные подтягиваются сами, но на ранних стадиях это долго, дорого и не всегда понятно, что за данные на самом деле нужны в работе. Поэтому первый шаг к сквозной аналитике начинается с базового ручного учета данных и их анализа.

Сквозная аналитика как секс в подростковом возрасте: все про нее говорят, но мало кто на самом деле занимался.

Меня зовут Дарья Мингалиева — я ментор в IT компаниях, кофаундер и ex-CMO CINEMOOD, бизнес-спикер и преподаватель, номинант рейтинга Forbes «30 до 30», топ-100 Russian Female Tech Founders и участник сообщества Heg.ai.

Я обожаю таблички и по моему опыту, для старта учета базовой аналитики достаточно джентльменского набора дашбордов, которые заполняются вручную на еженедельной основе. Это даст достаточно вводных для анализа ситуации, что происходит в компании.

Набор минимум я вижу как:

  • Company Dashboard
  • Marketing Dashboard
  • Sales Dashboard
  • Product Dashboard
  • Finance Dashboard

Вообще при упоминании слова «дашборд» у большинства в голове возникает картинка с большим количеством диаграмм и окошек на приборной панели. Но в жизни это не так. Нашла идеальный мем, отражающий реальность.

Как правило, настоящий дашборд — это отдельный документ в Google Sheets, где каждая вкладка — это свой план/факт по направлению. Например, внутри Marketing Dashboard может быть такая структура:

  • Маркетинг
  • Воронка продаж
  • Performance
  • Лидогенерация
  • Работа колл-центра
  • SMM и т.д.

Почему именно в Google Sheets, а не в Excel? Все просто: для возможности вносить данные в онлайн режиме несколькими людьми.

Этот материал — практическое пособие для новичков, наглядный пример как начать собирать и анализировать данные. Здесь вы найдете шаблон Performance Dashboard, который можно адаптировать под себя. Да, это только часть общей системы Marketing Dashboard, но одна из самых важных. Поэтому рекомендую начинать с нее.

Шаг 1. Адаптировать шаблон под себя

Для анализа структуры трафика и продаж внутри каждого канала я использую таблицу, где слева находятся возможные источники трафика, а сверху — ключевые метрики:

  • Бюджет
  • Охват (impressions)
  • CTR (процент из 100 человек, кликнувших по привлекательности),
  • CPC (стоимость клика)
  • Количество посещений страницы
  • Количество заказов
  • CR в заказ
  • CPL (стоимость лида)
  • Количество продаж
  • CR в продажу
  • CPS (стоимость продажи)

Сначала рекомендую определиться со структурой дашборда и видоизменить шаблон под себя, убрав лишнее и добавив нужное. Нужно продумать две части: источники трафика и этапы воронки.

Возможные источники внесите в левый столбец. Я рекомендую прописывать все каналы, не только платные — даже органику и трафик с мероприятий. Если в перечисленном списке каналов вы какие-то не используете, то их лучше удалить. Всегда можно добавить их после.

Проанализируйте в команде, КАК и КУДА вы приземляется трафик. В 99% случаев вы приводите человека на сайт. Пропишите, как именно это происходит и пропишите эти шаги в верхней части таблицы.

Ключевые этапы воронки отображаем в верхней части дашборда

Например, клиент кликает на объявление в Facebook (смотрим на бюджет, CTR, CPC), приходит на лендинг (Посещения), оформляет заявку (Количество заказов, CR в заказ и CPL), с ним связывается менеджер (CR в продажу) и клиент оплачивает продукт (Продажа и CPS). Таким образом мы учимся смотреть на процесс продажи внутри каналов.

Шаг 2. Определить ответственных и сроки

Данные в дашборд вносятся вручную (часть можно автоматизировать, но напоминаю, что мы разбираем базовый вариант без продвинутых знаний). Это занимает 2-3 часа в неделю, зато позволяет принимать решения на основании полученных цифр, а не на уровне ощущений. Я рекомендую заполнять дашборд по понедельникам до 14-16 часов, чтобы успеть проанализировать данные и скорректировать план недели.

У дашборда всегда должен быть холдер: тот, кто следит за обновлением панели. Если нет одного ответственного человека, который будет заполнять, этим могут заниматься несколько людей. Но кто-то один должен следить за графиком внесения цифр — обычно это e-commerce менеджер или руководитель онлайн-продаж, или маркетолог. Иногда открываешь дашборд, а в таблице пусто, потому что не определили, кто именно, какую строчку заполняет и когда.

Шаг 3. Определить, откуда берем данные

Первая часть воронки (от бюджета до клика) обычно берется из рекламных кабинетов Facebook, MyTarget, Я.Директ, Google Ads и т.д. Здесь все просто: смотрите фактические расходы, охват (impressions) и стоимость клика за период. А вот количество кликов, которые превратились в посещения, можно брать также из кабинета или уже по данным систем аналитики типа Яндекс. Метрика или Google Analytics. Я предпочитаю второй вариант, т.к. в кабинетах данные могут быть немного завышены и честнее брать цифру из тех, кого «зафиксировали» на сайте.

С другой стороны, так как данные все равно относительные, то можно не усложнять сбор. Главное — договориться про саму систему учета. Если все-таки будете брать цифру из Метрики или GA, учтите, что нас интересуют уникальные пользователи (посетители), которых принес канал, а не количество их сессий (визитов).

Кабинеты могут по-разному интерпретировать свое участие в продаже, поэтому данные по ним в кабинете Facebook и CRM могут отличаться. Поэтому берите цифру по количеству заказов и продаж в CRM-системе, а еще лучше спрашивайте клиентов, как они про вас узнали, чтобы дополнить получившуюся «картинку». Сложность вызывают каналы, где реклама дается не через кабинет.

Один из ключевых вопросов для ведения дашборда - договориться, какие именно данные в него вносим.

Например, прямые размещения у блогеров в Instagram, Youtube, TikTok, Telegram. Для этого типа данных лучше вести свою таблицу с анализом каждого размещения, в Performance Dashboard вносить уже итог за неделю.

У блогерских размещений есть свои нюансы — зрители в Instagram часто могут перейти на аккаунт бренда, а уже там кликнуть на сайт. Или вообще написать название сайта руками в адресной строке и вы получите в системе аналитики всплеск type in заходов. Также после размещений у блогера вы можете увидеть рост переходов в поисковой рекламе, т.к. ваш бренд пошли искать в Google или Яндекс.

Да, трафик распределяется по разным каналам, но в дашборд я рекомендую вносить только размеченный UTM-метками трафик. И учитывать, что часть попадет в SMM Referral и Direct трафик при наличии крупных публикаций.

Шаг 4. План недели и месяца

Большинство трудностей возникают с планом. Во-первых, с его написанием — начинается паника: ой, я не знаю же, какими будут цифры. Особенно это часто случается на старте, когда нет исторических данных. Но лучше пальцем в небо ткнуть, чем совсем без цифр действовать. И в целом на старте есть огромный страх ошибиться, но ошибки — это нормально, это у всех.

Пример плана на месяц. Цифры выдуманные, но приближенные к реальности

Первые месяцы мы учимся: нарисовали структуру трафика на месяц и разбили по неделям. Смотрим как он будет себя вести и анализируем, что с конверсией.

Внутри разных каналов стоимость продажи будет разной.. и это нормально! Стоимость привлечения в блогерах может составлять 10 000 рублей, а в итоге, когда делишь все затраты на маркетинг на все продажи — 2 000 рублей. Но, например, без блогерского трафика вы не получите продаж в других каналах и поэтому ожидания в стоимости продажи в канале в 10 000 рублей становятся на уровне нормы и не вызывает испуга «срочно отключить!».

Каждый следующий план, как на неделю, так и на месяц, становится более точным. В этом и заключается задача — научиться точно прогнозировать, что происходит внутри воронки.

Шаг 5. Еженедельный анализ

Дашборд — это не мертвая отчетность, а гибкий инструмент для планирования и синхронизации команды. Эта таблица дает невероятные результаты и понимание продаж, если подходить к этому системно.

Внедрите в своей команде регулярные Zoom-звонки с анализом онлайн-продаж предыдущей недели. Рекомендую забронировать 1 час в понедельник или вторник, но не позже. Важно обсудить результаты прошлой недели и получить инсайты, которые могут скорректировать план текущей.

В рамках анализа смотрите на разницу в плановых и фактических значениях. Если вы заполнили цифры дашборда в первый раз, то как правило, у вас уйдет 3-4 недели, чтобы научиться планировать более четко.

Вопросы для еженедельного анализа:

1. Какой был план? Какой факт? Почему так получилось?

2. Как изменились метрики по сравнению с прошлой неделей? Есть ли тренд?

3. Какие действия или изменения могли повлиять на данные?

4. Инсайты. Что нового мы узнали?

Распространенная ошибка: не анализировать, почему все сложилось лучше, чем мы думали. Например, мы получили 30 продаж из Facebook, а хотели 10. Вышло круто, но надо выяснить, за счет чего? Возможно вы запустили новые видео-креативы? Или поменяли аудитории? А может, только добавили исключения в аудиториях?

Вспоминаем, какие именно были совершены действия и какие гипотезы проверялись. Бывает, что рекламный кабинет совсем не менялся, а рост произошел, потому что на прошлой неделе PR-команда выпустила статью или пост, который стал вирусным. Вот и ответ.

Я внедряю подобный подход к регулярному анализу продаж как в стартапах, так и в больших компаниях. Сначала мы анализируем данные вместе, рисуем планы, синхронизируемся и подводим итоги: а что было на прошлой неделе, сколько денег хотели потратить, сколько потратили. И разбираем: вот здесь у нас канал работает, здесь мы до сих пор учимся, а здесь вот неясно, что будет дальше.

Чем больше учишься, тем круче команда умеет прогнозировать. Чем меньше отклонений, тем выше уровень осознанности команды и тем четче можно ставить цели.

Ваш первый дашборд готов... Что дальше?

Я была немного удивлена, что нашла мало подобных инструкций. Наверное, самая важная часть в этом простом шаблоне — писать не только ФАКТ, но и ПЛАН. Даже продвинутые интерактивные автоматические дашборды обычно показывают цифры в динамике, но в них нет такой переменной как ПЛАН.

Попробуйте ответить на сложные вопросы:

  • А какие цифры мы изначально ожидаем увидеть? Что для нас будет хорошо?
  • Какую воронку мы ожидаем в каналах? Какие будут CR?
  • Какой нормальный средний CPC?
  • А если внутри канала много экспериментов и вообще ничего не понятно?
  • Хотим продать за месяц 500 юнитов, а какой канал сколько принесет?

Люди в космос летают, а вы аналитику настроить не можете.

99% вопросов к маркетингу связаны с тем, к какому каналу отнести продажу, если продукт покупают не с первого клика. Например, сначала клиент увидел сторис у блогера, потом вбил в поисковик запрос, прочитал в статье дополнительный материал, услышал рекомендацию от подруги, зашел на сайт, а там оставил запрос на оффер. Через две недели ему пришла e-mail рассылка и он наконец-то созрел и купил.

Внимание, вопрос знатокам: к какому каналу отдать продажу? А в какой вложить больше денег? И здесь включается магия дашборда и многоканальной атрибуции: начинаешь внутри всю эту кухню разбирать, обсуждать и понимать, какой канал был эффективен. Так выстраивается результативный маркетинг.

Небольшое summary

Используя дашборды, можно извлечь новые знания, улучшить показатели даже если просто ежедневно смотреть на эти данные «под другим углом», благодаря наглядному представлению и интерактивной аналитике.

Зафиксируем вышесказанное:

  • Скачиваем шаблон Performance Dashboard
  • Определяемся со структурой дашборда, адаптируем шаблон под себя
  • Определяем ответственных и сроки по внесению данных в дашборд
  • Договариваемся про систему учета и определяем для себя, откуда берем данные
  • Планируем неделю и месяц
  • Еженедельно анализируем и обсуждаем результаты прошедшей недели, получаем инсайты

Больше экспертных статей от участников сообщества Heg.ai по темам образования, маркетинга, венчурных инвестиций, предпринимательства — в нашей колонке на vc.ru.

Подробнее про то, как использовать нетворкинг в карьере и жизни можно в наших блогах в Инстаграм и Телеграм.

0
29 комментариев
Написать комментарий...
Pavel

"Я ментор в IT компаниях"
Раньше было наваждение менеджеров, сейчас все в менторы подались. Вы правда считаете, что если у бизнеса хватило ума сгенерировать трафик/продажи, то у него не хватило мозгов составить табличку с ценой перехода/продажи? 

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

Сейчас действительно слишком много менторов/коучей/трекеров. Понимаю ваш сарказм, но у меня есть подтвержденный опыт и понимание индустрии. Я выступаю как бизнес-тренер и эдвайзер, помогаю не просто на уровне совета, но и слежу за внедрением, работаю с командами. Просто стала наставником гораздо раньше, чем начала брать за это деньги :)

Я тоже думала "Как же так?! Люди тратят деньги и даже не ведут учет!!" . Но как показала практика - да, представьте себе, иногда аналитики нет даже в зародыше. В основном, конечно, это касается стартапов и маленьких бизнесов с оборотом <60 млн в год.

Собственно именно для них и материал. Прежде, чем собирать свой идеальный автоматизированный дэшборд, нужно "пощупать" цифры и понять, а что же в нем на самом деле нужно и куда смотреть.

Ответить
Развернуть ветку
Al Pr

Чтоб начать собирать данные - нужно начать их собирать.
Доклад окончил.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

Да, на первом этапе это может занимать 1,5-3 часа в неделю. Но как только команда разбирается, откуда брать цифры и договаривается, кто какую часть заполняет, то время оптимизируется.

Ну и ручной дэшборд - это первый шаг к глубокому пониманию ТЗ на разработку своей системы аналитики.

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов
Как правило, настоящий дашборд — это отдельный документ в Google Sheets

Ну вот серьезно?)

Ответить
Развернуть ветку
Соня

спасибо! всё так
практика показывает, что пока ты не собрал все в ручную - ты не понимаешь своей воронки. и вывести с первого раза на дашборды не выйдет (ну только если работа идет на уровне бюджет->кампания->первое целевое действие). а вывод на дашборды типа BI - это еще и часы работы аналитиков
а все "автоматические" воронки от аналитических систем - от лукавого

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

Сразу видно, кто через это прошел и понимает нюансы :))

Ответить
Развернуть ветку
Олег Андриянов

дашборд через google sheets как начало анализа - это лучшее что может быть на старте.

Когда сам строишь дэшборд, уже появляется понимание какие метрики нужны, как сделать его более емким. Со временем приходит понимание какие данные можно автоматизировать и т.д.

Если сразу обратиться в сервисы которые предоставляют дэшборды, как правило возникает непонимание данных и дэш уходить в ящик ненужных трат.

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

Да, именно так. Удивительно, что многие новички сразу идут строить сквозную аналитику (долго и дорого) вместо того, чтобы собрать и проанализировать первичные данные 

Ответить
Развернуть ветку
Vadim Sokolovsky

Благодарю 🖖

Ответить
Развернуть ветку
Timofey Kuntsevich

А как же ройстат и схожие системы? Специалисты же огромное время убьют на заполнение, а потом ещё и на обновление этого всего…

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

Главное, что специалисты помимо сбора данных проводили еще и их анализ. Минимум 1 час в неделю.

А далее через какое-то команда выберет систему, которая наиболее релевантна и удобна в их бизнесе. Идеальных, кстати, нет

Ответить
Развернуть ветку
Александр Шраменко

Спасибо за материал и успехов! ;) 

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

Благодарю!

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Саламахин

Какой ответ на Вопрос знатокам?)

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

Существует несколько видов моделей атрибуции - по первому клику, по последнему, по последнему непрямому, линейная и т.д. Чаще всего на рынке используют Last Click: какой канал был последним, тот и молодец.

В сложных продажах, где долгое принятие решение о покупке (от нескольких дней до пары лет), невозможно работать только по last click и отдавать в зачет эффективность каналу, который оказался последним. Такой подход не получится масштабировать. Часть маркетинга должна строиться над качественным рассказом о продукте и быть заточена на рост знания бренда.

Так что важно разделить рекламу на ту, которая создает знание и спрос, и на ту, что закрывает на продажу.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Саламахин

То что, есть разные модели атрибуции это понятно и общеизвестно. Но хочется узнать все же какой ответ на вопрос именно для приведенного примера.

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

В дашборд эффективность уйдет каналу email (т.к. Last Click). Но если мы в рамках анализа видим, что заявки на сайте конвертятся из размещений у блогеров и публикаций в СМИ, то это сигнал для руководителя, что эти каналы надо рассматривать отдельно.

Например, в бренд-контексте, у вас CPS 1000 руб. А от публикации в Instagram вы получили всего 5 продаж, которые смогли атрибутировать к Instagram и там CPS 10 тыс руб. Отключать Instagram-размещения? Нет, если посмотреть внимательно, то они дают рост объема органического спроса и генерируют бренд-контекст. 

Как с этим жить? Принять, что в инфлюенс маркетинге по last click продажи не сойдутся. Дэшборд будет показывать, что там ужас-ужас и надо отключать, но в комментариях понятно, что для этого канала CPS в 10 тыс - норма.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Саламахин

Мы у себя отказались от рекламы у блогеров как раз по этой причине. CPS не сходился "вкруг" и особенно не сходился на блогерах. Сделали вывод, что канал тянет нашу экономику вниз. Не исключаем, что  могли ошибаться. Может подскажете по какой модели атрибуции считать блогеров? Может готовый дашборд или мануал для этого есть?

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Smirnov

Думаю, эффективность размещения у блогеров лучше считать по результативности промокодов. Давать каждому блогеру уникальный промокод. Сомневаюсь, что есть более точная аттрибуция. 

Ответить
Развернуть ветку
Yurii Panurov

"Меня зовут Дарья Мингалиева — я умею делать таблички." Этого было бы достаточно, а то "умывальников начальник и мочалок командир". 

Спасибо за материал. Цифры - наше все.

Ответить
Развернуть ветку
Alexandr Alimov

"Внимание, вопрос знатокам: к какому каналу отдать продажу? А в какой вложить больше денег? И здесь включается магия дашборда и многоканальной атрибуции: начинаешь внутри всю эту кухню разбирать, обсуждать и понимать, какой канал был эффективен. Так выстраивается результативный маркетинг." - Может все таки стоит написать решение? А то странно как то писать статью на VC, задавать в ней вопрос и не давать ответов - это вам не Яндекс Кью

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

О, я в одном из комментариев выше написала вводные. 
Ответ: проанализировать, какие каналы повлияли на принятие решения о покупке и сколько было "касаний" ДО продажи. По моему опыту для дорогого продукта в 30 тыс это 8-12 касаний на протяжении нескольких месяцев.

Расскажу свой кейс. Ни одна аналитика не могла прозрачно показать, какие каналы повлияли на покупку CINEMOOD в офлайн магазинах типа М.Видео или Рестор. В итоге мы решили пойти другим путем и просто поговорили с клиентами. Мы обзвонили 328 человек, которые купили продукт за последнее время, и около 60-70% сказали, что узнали про проект через сторис и посты у блогеров. Хотя даже в моих дашбордах по промокодам блогеров не сходился CPS.
Вывод? Увеличивать объем размещений в инстаграм и ютуб, несмотря на то, что по last click стоимость привлечения дорогая.

Ответить
Развернуть ветку
Kirsan Kaifat

данные в таблицах сложно анализировать, видеть тренды.
Подрубите к дашборду гугл датастудию, постройте графики и будет вам счастье

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

100%, но это уже следующий шаг. 

Ответить
Развернуть ветку
Oleg Smirnov

Не очень понятно, почему цифры по конверсиям надо брать в CRM, а не в кабинете фэйсбука. Это уже давно известно, что фэйсбук умеет считать кросс-девайсные конверсии, которые никакими utm-метками не посчитать. И это не вопрос бизнеса с долгим или быстром циклом сделки. Даже в бизнесах, где клиент за 5-7 дней от момента первого касания решает купить продукт - он успевает совершить 3-5 касаний, через разные каналы и, что самое сложное, заходя на сайт с разных устройств: телефон, домашний компьютер, рабочий ноут, планшет. 

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Илья Панков

Все уже поняли, почему автора нет в комментариях? 

Ответить
Развернуть ветку
Dasha Mingalieva

я пришла и с радостью отвечу на все вопросы

Ответить
Развернуть ветку
26 комментариев
Раскрывать всегда