Управление временем на работе. Зачем и как?
Планирование времени это же целая "наука", до момента когда я стал интересоваться и применять методики тайм-менеджмента, не представлял как много уходит времени мимо и расходуется не эффективно. Но стал ли я от этого успешнее, продуктивнее? Стало ли мне легче?
Определенно да, управление временем и вообще планирование это всегда хорошо. Но во всем нужно знать меру, точнее сказать правильно применять тот или иной инструмент.
Можно упороться и потратить слишком много усилий для планирования не получив того профита который мы ожидаем от разных методик тайм-менеджмента. Ведь мы так внимательно читали все эти "Джедайские Техники" (Максим, к Вам с уважением), и у нас самое крутое приложение на телефоне "Помодоро". все разрушиться когда реальность скажет что ей пофиг на ваш план и внесет свои коррективы.
Важно присутствия самого планирования. Когда ты делаешь заметки и пометки, расписываешь что должен успеть/сделать за день/неделю. Это уже обязывает тебя следовать какому то пути. Планирование уже дает тебе в руки фонарик в кромешной тьме задач и обязанностей.
Само планирование времени не означает что ты прошил календарь разными необходимыми задачами, нет, это совсем про другое. Важно уметь пользоваться ВСЕМИ инструментами по назначению и придерживаясь принципов тайм-менеджмента:
- Приоритизация. Чтобы выполнить задачу в срок, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная.
- Планирование. Нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
- Структурирование. Чтобы выполнить задачу, как правило нужно поделить ее на более мелкие.
Замечу что эффективно работать в день можно не более 3-4 часов подряд. Так что бы сел и занимаешься только одним делом. Скорее всего найдутся люди которые могут не вставая сидеть очень долго и работать не отвлекаясь над задачей. Скажу что это будет их супер сила 😁
Поработав в бизнесе и найме я разработал свой набор инструментов. Опишу их списком с кратким пояснением, приведу пример как и где я использую каждый из них.
Мой "стек" тайм-менеджмента, поехали:
1. Obsidian. Это фундамент. В этой программе я провожу половину всего рабочего времени. По сути это простой редактор текста с разметкой Markdown который красиво структурирует папки и фалы. Но на деле, использую плагины, можно получить мощный инструмент для продуктивности. Как его применять я напишу отдельный материал.
2. Помодоро (оно самое). Ставлю когда нужно сконцентрироваться и не отвлекаться на все вокруг. Открываю. в браузере. Сюда же идет и режим "не беспокоить" на всех устройствах.
3. Прошивка календаря. Тут не просто прошивка а "умное заполнение". Суть заключается в окошках "хаоса". Например я должен запланировать работу над задачей "Х". Выбираю слот в рабочем календаре, но оставляю временное окно в 5-10 минут до и после задачи на непредвиденное/непонятное/хаотичное. Задача зашивается в календарь только если она занимает больше чем 30 минут. Apple/Google Calendar или чем вы там привыкли пользоваться отлично справляются.
4. Правило 3WIP (Work In Progress). Держать в работе не больше 3 больших задач/проектов, как раз их мы и пилим на подзадачи и прошиваем в календарь.
5. Фокус. Самое сложное и объемное делаем в первой половине дня. Все ответы на сообщения и почту откладываем на вечер, желательно в окна хаоса. Утром мозг еще свеж и когнитивные способности на максимуме, вечером им можно воспользоваться на то что не особо важно.
6. Ретро за день/неделю. Планируя следующий день, в течении дня пишу что уже сделал и что нужно сделать на завтра. Попутно все записываю во "входящую" записную книгу. Уже из нее заполняю задачи на день/неделю. Далее по этим записям прошиваю календарь.
7. Матрица Эйзенхауэра. Система ведения дел и приоритизации, которую придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр. Все входящие текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. В записную книгу они попадают уже размеченые. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться.
8. Вода и атмосфера, музыка. Вода - много пьем. У меня стоит напоминание на телефоне. Водный баланс сильно влияет на когнитивные способности. Атмосфера - температура и качество воздуха сказывается на работе. Температура должна быть около 20-22 градусов. Воздух чем свежее тем лучше. Самая эффективная работа это на свежем воздухе. Но опять же не должно ничего отвлекать. Мне нарвиться работать в летних кафе в хороших наушниках с шумоподвалением.
9. Залететь в волну. Эту технику я называю так потому что тяжело залететь на волну но удержаться легче чем кажется. Когда ты долго подступаешься к задаче и все не решаешься. Но когда начал уже делать вовлекаешься. Важно пересилить и приступить.
Теперь разберем пример как я всем этим пользуюсь.
Идеальная картина: В начале рабочего дня открываем Obsidian. В нем две вкладки, записная книга (входящие задачи) и ретро за неделю с разбивкой по дням.
Мое ретро в Obsidian выглядит примерно так:
В первой половине дня важно сделать максимально сложное и полезное. Поэтому мы с вечера вчерашнего дня записали себе в задачи "большое дело" не забыв прошить его в календарь. Например поставив слот в календаре с 10 до 12. Не упустив окна хаоса. Работая над "большим делом" используем "помодоро". Я ставлю таймер обычно на 35-40 минут с перерывами по 10 минут. Залететь в волну мне помогают ритуалы. Попить кофе перед работой, тихо включить спокойную музыку в наушниках с ANC. Отдельно в календаре ставим слот для ответов на сообщения в мессенджере и почте.
В течении дня может прилететь задача, мы оцениваем ее по матрице Эйзенхауэра что бы понять что с ней делать:
Срочно и важно (Сделать немедленно) - приступаем немедленно, после записываем в Сделано в ретро за день.
Важно, но не срочно (Запланировать) - можем записать в задачи записную книгу (с пометкой *Запланировать*) и потом перенести в ретро в Задачи . Но можно сразу в *Задачи* в ретро.
Срочно, но не важно (Делегировать) - такое я не записываю. Проще сразу сделать. Это переписки с уточнениями, письма и обсуждения.
Не срочно и не важно (Удалить) - отсутствует. Отпадает еще на стадии фильтрации мозгом.
К концу рабочего дня нам нужно прошить календарь на завтра и записать задачи в ретро. Ныряем в нашу записную книгу и выбираем что куда перенести. Учитываем что не берем больше 3 больших задач на день (правило 3WIP применимо и тут).
Такой методикой пользуюсь уже давно, не прекращая ее менять и совершенствовать. Для меня это уже стало чем то вроде почистить зубы. Эффективность всего вышеперечисленного измеряется в результативности, КПД потраченного времени возрастает. Бонусом ко всему мы можем ответить на любой вопрос руководства о той или иной задаче или проекте, с хронологией его выполнения. Подключив ИИ можно экономить время и на подведении итогов за квартал или год.
Буду рад если поделитесь какие у вас инструменты и как вы их используете.