Как и когда нанимать персонал? Какой сотрудник важнее? Личный опыт действующего предпринимателя

Меня зовут Максим Верёвкин. Мне по-прежнему 27 лет, и я всё ещё предприниматель из Санкт-Петербурга. На vc.ru я уже третий год веду блог о собственном опыте в бизнесе. Основные проекты: компания «Царь Миндаль» и агрокомплекс «Верёвкин Хутор».

Частой проблемой начинающих предпринимателей является формирование команды. Когда нужно нанимать персонал? Где его искать? Как с ним расставаться? Можно ли брать родственников на работу и какие у этого могут быть последствия? УдалёнСегодня я постараюсь ответить на эти вопросы и расскажу, как мы выстроили структуру компании и каким образом формировалась команда «Царя Миндаля».

На старте бизнеса есть только вы и ваш партнёр (иногда — лишь один человек в лице основателя, выполняющий роль менеджера, курьера, комплектовщика, начальника производства).

С течением времени ваш бизнес начинает расти: продукт понятен клиентам, продажи увеличиваются, клиенты требуют всё больших по объему поставок. Постепенно вы начинаете замечать, что работать в режиме 24/7 одному невозможно, нужно больше рук.

Начинается обзвон знакомых с предложением заработать. Желающие находятся без каких-либо проблем. Дыра заткнута, но только временно. На момент найма родственника у компании нет внутренних регламентов и выстроенного процесса поиска новых сотрудников.

В какой-то момент у вас появляется ощущение того, что вы занимаетесь постоянным тушением пожаров. Бизнес работает, всё неплохо, но периодически где-то начинает тлеть очередной костер (грозящий спалить компанию при отсутствии должного внимания с вашей стороны). Один сотрудник что-то забыл, второй не перепроверил. У вас всё чаще создаётся ощущение того, что всё происходящее нужно только вам. Это явный сигнал к тому, что пора задуматься о разработке внутренний структуры компании.

Ниже я расскажу о своем опыте преодоления хаоса стартовых месяцев работы «Царя Миндаля» и формировании слаженной команды, которая ведет бизнес к громким свершениям.

Все сотрудники «Царя Миндаля» (помимо занятых на производстве) трудится на удалёнке с момента основания компании в 2018 году. Это позволяет нам быть гибкими в найме: к нам могут легко попасть специалисты со всей России и стран СНГ, нам не нужно арендовать офис (и покупать оборудование для его оснащения). Также нам удается быстро интегрировать людей во все рабочие процессы Ц.

Перед тем как приступить к рассказу о формировании конкретных отделов «Царя Миндаля», я поделюсь основными правилами, которыми мы руководствуемся при найме персонала:

Около года назад я разработал схему внутренней структуры «Царя Миндаля». Вот что у меня получилось:

В этой схеме я отразил свое видение идеальной структуры ЦМ. Параллельно я накидал себе список задач, которые помогут компании приблизиться к идеалу. После этого я приступил к найму персонала.

Для замещения данной вакансии я воспользовался услугами hr-компании. Совместно со специалистом по персоналу мы составили аватар (профессиональный портрет) подходящего человека и описали его должностные обязанности. Этой информацией не владеет никто, кроме вас — руководителя компании. Перед обращением к hr-специалисту ответьте на следующие вопросы: что будет делать новый человек, какова зона его ответственности, какое место он займет в структуре фирмы, каким будет основной продукт его деятельности, как будете оценивать результаты работы.

Мы составили тест, направленный на отсечение немотивированных кандидатов, и стали ждать откликов соискателей. Нам повезло: нужный человек нашёлся за пару недель. Ещё раз повторю — это невероятное везение. Благодаря ему Максим стал частью нашей команды. У него в подчинении оказались работающие на проектной основе дизайнер, директолог, SEO-специалист и штатный SMM-менеджер.

При найме руководителя я руководствуюсь несколькими критериями:

Максим освоился довольно быстро. Через месяц мы попрощались с прежним директологом, через два месяца — SEO-специалистом. При приёме на работу Максим получил от меня карт-бланш. Я всецело ему доверяю и предоставляю полную свободу действий в рамках маркетинговой активности компании.

При поиске этого специалиста я использовал схему, отработанную в процессе найма руководителя отдела маркетинга. Единственным отличием стало то, что аватар и должностные обязанности новичка были описаны Максимом, а не мной. Я присоединился к отбору кандидатов только на последнем этапе. Сейчас у нас работает замечательный директолог Кира. Она отвечает не только за контекст, но и за таргетированную рекламу.

Осуществлялся по той же схеме, что и найм директолога. Результатом наших усилий стал контракт с отличным специалистом Русланом. Он очень круто справляется со своей работой и стремится к профессиональному росту.

Копирайтер играет важную роль в команде «Царя Миндаля», поскольку мы используем статейное продвижение как основной инструмент SEO. Найти подходящего специалиста оказалось относительно просто — в первые месяцы существования ЦМ мы сотрудничали с копирайтерами, работающими на биржах фрилансеров. Позднее руководитель отдела маркетинга пригласил одного из наших постоянных авторов в штат «Царя Миндаля».

Думаю, глобально, специалист по контекстной рекламе и SEO специалист — вымирающие профессии. На их смену придут специалисты по траффику в общем (если удобно — арбитражники) и люди, занимающиеся продвижением на специализированных площадках (маркетплейсы и агрегаторы).

Сложно поверить, но руководитель отдела продаж появился в ЦМ только на третий год существования компании. Это связано с двумя основными причинами:

У нас был опыт найма таких подобных специалистов на должность руководителя отдела продаж. Однажды я был готов пригласить на испытательный срок двух кандидатов одновременно. Каждый из них смог зацепить меня своим энтузиазмом. Но во время собеседований я понял, что они обычные лентяи, желающие пересидеть коронавирусную паузу на непыльной должности с гарантированным окладом.

После того, как Максим отладил работу отдела маркетинга, количество входящих обращений от потенциальных клиентов многократно возросло. В этот момент я понял, что «Царь Миндаль» больше не может обходиться без руководителя отдела продаж.

Я позвонил Вале — директору санкт-петербургской hr-компании — и попросил её помощи в приглашении подходящего кандидата. Чего мы только не пробовали: искали менеджера по оптовым продажам с возможностью роста до главы отдела, искали опытных руководителей департаментов продаж, искали ведущих менеджеров по продажам. Мы усердно мониторили смежные сферы, я провёл больше десяти онлайн-собеседований (в нашем случае этот показатель стоит считать высоким, поскольку до меня доходили только те кандидаты, что сумели пройти барьер в лице Вали).

Однажды в Direct Message моего Instagram пришло сообщение от человека по имени Марк. Он писал, что обладает обширным опытом работы в продажах на руководящих должностях и больше десяти лет трудился в зарубежном представительстве крупной телекоммуникационной компании. Я прочитал его послание, но не ответил.

У меня был опыт общения с людьми, которых можно отнести к категории «хочу работать у вас больше всех». Последнего такого кандидата я уволил через три недели после выхода на работу.

Спустя пару дней после получения сообщения в Instagram я открыл свою рабочую почту и увидел письмо от Марка с более подробным рассказом о себе. Я вновь не ответил соискателю — поиском руководителя отдела продаж занималась Валя. Мне не хотелось прыгать через ее голову.

Спустя еще три-четыре дня я созваниваюсь в Валей и сетую на то, что среди рассматриваемых нами кандидатов нет ни одного достойного, но мне по-прежнему хочется найти руководителя отдела продаж. Валя рассказывает мне про Марка, а я говорю, что уже знаком с этим кандидатом. Обсуждение было бурным:

— Он десять лет не жил в России, работал в транснациональной корпорации. Ему незнакомы реалии российского бизнеса. «Царь Миндаль» — стартап, наш готовой оборот равен часовому обороту его предыдущего работодателя.

— Да, Валь, я согласен.

— Не факт, что он сможет перестроиться и работать в сфере торговли подарками их орехов и сухофруктов.

— Это я тоже понимаю. Но раз он так настойчив — попробуй с ним поговорить, потом поделишься впечатлениями.

— Хорошо, я назначу собеседование.

Через два дня Валя сказала, что мне обязательно стоит пообщаться с Марком. Она не стала детально описывать беседу с ним. Просто сказала: «Поговори с ним».

Я назначал Марку собеседование в Zoom. Свои диалоги с соискателями я строю следующим образом: прошу задать мне все имеющиеся вопросы, а затем беседую о бизнесе в целом. Во время разговора с Марком я понял, что он на 100% подходит нам. Я взял трехдневную паузу на принятие решения, но не выдержал и позвонил кандидату на следующий день, пригласив его на работу. Мы договорились о том, что Марк присоединится к ЦМ через неделю. Я люблю уделять новичкам максимум внимания в их первые рабочие дни, но мне предстояло решить несколько сложных задач (требующих всего моего времени). Поэтому выход Марка на работу был отложен.

Спустя ещё четыре дня я ехал на вечернюю тренировку по баскетболу. В мой Telegram пришло длинное сообщение от Марка, который решил отказаться от нашего предложения. Я был уверен в том, что он не прав. В иных ситуациях я бы спокойно принял отказ и продолжил поиск руководителя отдела продаж, но не в этот раз.

Я думал о том, что Марк не понимает того, что он — идеальный сотрудник для ЦМ, а мы — компания, которая может дать ему привычный уровень свободы. Я звоню Марку, происходит длинный диалог. Пересказывать его в подробностях не буду, но отмечу — я не пытался продать ему должность, а старался показать, что ЦМ — редкий для России тип бизнеса. Марк взял паузу на то, чтобы обдумать всё, что услышал от меня. В итоге мы подписали контракт, за три месяца никто из нас об этом не пожалел.

Мы проанализировали объём входящих заявок и поняли, что для их обработки потребуется четыре менеджера по продажам на полный день. Задача ясна, но как её решить?

Марк и Максим придумали следующую воронку:

По данной схеме мы нанял четырех менеджеров за шесть недель поисков.

Производство — единственный отдел компании, сотрудники которого трудятся не в удаленном режиме. Отмечу, что производство стало первым структурным элементом бизнеса после открытия «Царя Миндаля» в августе 2018 года. Производственные операции выполняются различным количеством специалистов — от 5 до 40 в зависимости от времени года и объемов поставок подарков нашим клиентам.

Внутренние процессы производства линейны, поэтому при его организации вам понадобится большое количество инструкций и регламентов. Упростить работу нанятых вами специалистов могут обучающие видеоролики.

На этапе становления компании я и мой партнер Михаил Орешин сформулировали основную задачу производственного отдела так: «Производство должно отгружать нашим клиентам качественную продукцию в установленный срок».

Начальником производства стал Миша — будучи совладельцем компании, он заступил и на руководящую должность.

Следующий по значимости человек в иерархии отдела производства — начальник смены. Найм специалиста на эту должность велся с помощью HeadHunter и Avito. Откликов было крайне мало — кандидата на такую вакансию найти очень сложно. Мы пробовали указывать в описании должности разные графики работы, но в итоге остановились на стандартной схеме 5/2. Портрет соискателя был следующий: опытный мужчина старше пятидесяти лет, которого все будут называть по имени и отчеству. С Андреем Николаевичем, нанятым после длительного отбора, мы работаем уже 6 месяцев. Совсем скоро ему предстоит пройти первый стресс-тест — предновогодний высокий сезон. Я уверен, что он отлично справится. Отмечу, что начальник смены на производства — единственный человек в «Царе Миндале», к которому все обращаются на «вы».

В подчинении у Андрея Николаевича находятся фасовщицы и комплектовщицы. Комплектовщицы готовят заказы к отгрузке, а фасовщицы формируют из сырья готовую продукцию. В период невысокого спроса эти роли взаимозаменяемы. В высокий сезон каждый занимается исключительно своим делом, а производство переходит на круглосуточный режим работы без выходных.

Фасовщицы и комплектовщицы находятся с помощью Avito. Поток кандидатов большой, но хороших специалистов очень мало. Воронка по отбору кандидатов состоит из нескольких этапов. Первый — размещение вакансии на Avito. Каждый день всем откликнувшимся кандидатам мы отправляли сообщение с адресом и временем встречи для очного собеседования. Важно:

Отмечу, что найти хорошего фасовщика или комплектовщика не легче, чем руководителя отдела продаж. За три года работы у нас, разумеется, образовалась сильная команда на производстве. Но для этого нам пришлось протестировать в деле не одну сотню человек. Девочки, спасибо вам большое за труд, мы вас очень любим и ценим!

Вместо послесловия поделюсь в вами своим отношением к найму родственников и друзей. В компании «Царь Миндаль» работает только один человек, который является моим другом. Это, как не сложно догадаться, Михаил Орешин. Он стал моим другом в процессе работы, на момент создания ЦМ мы были просто знакомыми, которые вместе работали на строительных проектах.

На этапе становления «Царя Миндаля» в компании работали мои товарищи и даже моя девушка. Этот опыт я могу назвать неудачным. Приглашение друзей противоречит воронке найма. Вы берёте человека не за его навыки, а за его социальный статус — «друг предпринимателя». Подобный подход опасен для любого бизнеса.

Мне по-прежнему пишут знакомые знакомых или друзья, которые просят дать работу кому-то из своих близких. Мой ответ всегда одинаков: «Присылайте резюме на электронную почту ЦМ, я прослежу, чтобы с ним ознакомились». Пока ни одного резюме я так и не получил. Думаю, что это демонстрирует истинный уровень мотивации друзей и знакомых.

Если тема найма Вам интересна, то я напишу продолжение данной статьи и расскажу про недобросовестных работников, шантаж со стороны бывших сотрудников «Царя Миндаля», а также раскрою секреты создания эффективных должностных инструкций и регламентов.

Благодарю всех, кто дочитал очередной материал моего блога до конца. В ноябрьской статье я поделюсь историей о том, как мы создали нишу подарков из орехов и сухофруктов на перенасыщенном рынке. Вы узнаете о том, как мы разрабатываем новые продукты, почему наши подарки пользуются неизменным спросом у клиентов, какие планы на 2022 год и как вывести новый продукт на рынок.