5 опасных ловушек для тех, кто хочет все систематизировать и оцифровать в своей компании или подразделении

Неизменный тренд последних лет в бизнес-сфере, в особенности в сегменте малого и среднего бизнеса — все систематизировать и автоматизировать.

Идея написания статьи появилась у меня потому, что вопросы про систематизацию и автоматизацию задают регулярно на каждом вебинаре, которые мы в Bossclass проводим каждую неделю.

В этой статье я хочу поделиться своим опытом автоматизации и систематизации, который был получен в своих компаниях, а также в компаниях наших клиентов.

Следить за трендами, держать руку на пульсе — дело хорошее. Однако оно становится плохим, когда руководители или предприниматели (далее по тексту будем называть их «Боссы») начинают повально все внедрять в свою компанию, чтобы не отстать от рынка или конкурентов. При этом они абсолютно забывают о стратегии и целях компании.

Представьте теннисиста, который каждый матч играет разными ракетками, думая, что его игра зависит только от выбора инструмента.

Так было и в одном ресторанном холдинге восточной кухни, где управляющий решительно вносил изменения в меню, переделку в базах учёта и продаж, менял форму, рации и прочее. Вместо этого стоило бы потратить время на обучение своих сотрудников, повышение качества сервиса и решение более мелких, но важных вопросов, которые влияют на общую картину.

Иногда Босс или члены его команды вполне могут и сами внедрить новые инструменты систематизации и автоматизации. В целом это и есть одна из ключевых задач Босса, который должен постоянно повышать организованность и эффективность его бизнеса. Но одно дело, когда такая цель достигается путём повышения качества управленческих действий, а другое когда требует внедрение специальных инструментов, где Босс не является экспертом. Например, внедрение CRM-системы, построение ИТ-инфраструктуры, внедрения системы управления финансами.

В целом, если такое внедрение не требует высокого уровня профессионализма и длительных временных затрат (нужно посчитать стоимость времени руководителя и его команды, которые будут оторваны от своих прямых задач), то внедрение может быть проведено организаций самостоятельно. Но в другом случае, дешевле, эффективнее и вернее отдать такую работу тем, кто это делает профессионально.

В одном холдинге собственники в один прекрасный день поняли, что так дальше не пойдет и нужно что-то менять. Они начали учиться, встречаться с консультантами и решили что необходимо настроить CRM-систему, описать бизнес-процессы и внедрить управленческий учёт.

Благородное дело: внедрение каждого новшества несёт за собой рост эффективности, повышение качества работы и избавления от хаоса. Но есть и обратная сторона медали: сотрудники совершенно не хотят ничего менять. В курилках насмехаются над новой инициативой, в чате обсуждаются нерадивые консультанты и подрядчики, на планерках открыто заявляют «У нас и так все нормально, шеф. Работаем же».

В итоге, технически, все новшества внедрены, но команда саботирует переход на новую рабочую модель. Почему? Мне всегда вспоминаются слова американского социолога Ф.Тейлора «Человек по своей своей природе ленив и беспечен».

Устоявшиеся месяцами правила поведения в компании начинают меняться — каждый сотрудник, если он не понимает зачем внедрять новое, начинает испытывать жуткий дискомфорт.

Это решается следующим образом — сотрудники должны стать частью этих изменений, идеально — они должны стоять у истоков идеи внедрения таких новшеств. Руководство должно продать эту идею своим сотрудникам, у них должно быть жгучее желание внедрить новую CRM или описать бизнес-процессы.

В одном из городов бывшего СССР есть особенность с заборами. Люди, которые приобретают участки для строительства частного дома первым делом строят шикарный забор! Казалось бы — что в этом плохого.... Дело в том, что заборы действительно очень шикарные, и часто составляют 20% от общей суммы строения. Не рационально тратить такие средства на первоначальном этапе.

Безусловно, перед боссом регулярно встаёт выбор распределения ресурсов. Вопрос внедрения автоматизации и систематизации это в первую очередь про ресурсы.

Во-первых качественное внедрение позволит эффективнее использовать имеющиеся ресурсы.

Во-вторых, чтобы внедрение случилось, необходимо эти ресурсы выделить.

Улучшать и внедрять всегда есть что. И если перед руководителем стоит дилемма, то можно воспользоваться такой простой таблицей:

Таблица поможет взглянуть на возможные проекты через призму различных факторов, которые должны влиять на приоритетный выбор или на выбор вообще. Список факторов и их описание не исчерпывающий.

Только про закрытую компанию можно сказать, что в ней нечего улучшать. Любой бизнес имеет безграничную потребность получить улучшения, однако в некоторых моментах должен сработать принцип «достаточности».

Автоматизация и систематизация бизнеса получили большой виток благодаря развитию ИТ технологий, но сам принцип зародился задолго до появления интернета (1969г). В 1954г. Всемирно известный мыслитель менеджмента Питер Друкер в своей книге «Практика менеджмента» написал: «Автоматизация — это принцип организации работы».

И я с ним полностью согласен. Ловушка № 5 думать, что систематизация и автоматизация достигается только за счёт дорогих IT-технологий или объемных консалтинговых услуг. Нет, это в первую очередь принцип организации процессов, где доля хаоса снижается к минимуму за счёт порядка, а процессы становятся менее «человеко-зависимыми» или же его участие в повторяющихся процессах сводится к минимуму. Вот несколько простых примеров, как можно реализовать это бесплатно в своей компании:

Коллеги, буду рад Вашим комментариям.