Переговоры: мой ТОП-5 вопросов, чтобы собрать требования

Я создаю информационные системы "под ключ": делаю проекты с нуля, подсказываю по внедрению "коробок", организую разработку, тестирование, приемки. Среди задач есть сбор бизнес-требований.

На первой встрече с заказчиком, когда проект новый, и предметная область еще мало знакома, я всегда стараюсь вытащить информацию об ожиданиях бизнеса по максимуму. Это момент, когда заказчик, в целом, понимает, что хочет. Но пока решение только формируется. Требования еще поменяются. Всплывут новые подробности. У меня появятся вопросы. Так будет встреча за встречей. И это нормально.

*Встречи: оффлайн или запланированный Zoom/Google meet/Skype...

В переговорах, ориентированных на сбор требований, у меня есть неизменный список вопросов. Он помогает выйти на диалог, и сделать так, чтобы говорил в основном заказчик, а не я.

Цель — определить бизнес-требования. Поэтому я стараюсь молчать. Сначала нужно понять, что задумал заказчик, каковы его ожидания. А позже начинать влиять на него своими идеями и предлагать решения.

Я хочу поделиться моим списком ТОП-5 вопросов, которые использую для ведения переговоров.

Расскажу на примере производства пирожков.

Перед первой встречей я всегда поверхностно знакомлюсь с предметной областью. Подробное знакомство происходит только после запуска проекта.

Из жизненного опыта я знаю, что из себя представляет производство пирожков. В первом телефонном разговоре заказчик бегло рассказал: что и как. Но на встрече я еще раз переспрашиваю.

И тут выясняется, что у производства, кроме сбыта в магазины, есть своя сеть по реализации пирожков. А еще ручное производство тортиков, с которыми, кажется, пока что все в порядке. И не надо их трогать. Или надо? И напоследок: цех не один, их четыре.

Если появляются какие-то специфические термины в диалоге, не стесняюсь спросить. Мне важно освоить новый бизнес-контекст и его язык.

Узнаю:

Так я знакомлюсь с бизнесом заказчика. Сдерживаюсь до последнего, чтобы не сказать, что уже все придумала. Надо сначала услышать ожидания.

Тут нужно выяснить:

Заказчик пришел с желанием учитывать: сколько ингредиентов было в закупке, сколько пустили в ход, сколько пирожков получилось. Видеть, когда надо делать закупки, в какие дни производим слишком много.

Процессы:

Мой мозг не воспринимает прямых сценариев. На каждом шаге я уточняю: "А что может пойти не так?".

Я придумываю вопросы на ходу, исходя из полученной в первом вопросе информации и жизненного опыта. Для каждого процесса я ищу отклонения и подвохи. Это опыт.

Так я собираю список процессов AS IS (как есть), которые будут автоматизироваться. И иногда нахожу те дыры, которые раньше не видели.

Любимые картинки

Прежде, чем предлагать, я узнаю как решение видит заказчик.

Мой мозг уже наполнен идеями, которые я собрала из опыта. У меня уже готово решение и я готова кричать, что точно знаю, чем помочь и что делать. Но я держусь. Я хочу узнать, что же побудило заказчика обратиться к автоматизации.

Могут быть самые разные ответы: узнал, как круто у конкурента, увидел в интернете или приснилось, что можно сократить издержки, если начать учитывать повидло. А может главный повар опять схитрил и надоело. Ищу источник вдохновения.

Так можно еще точнее понять, о чем думает заказчик. И, если он видел уже какое-то готовое решение, то до конца осознать ожидания.

Момент, когда я уточняю, как все поняла. Проговариваю заметки, собранные в ходе встречи. Наконец-то предлагаю решение, которое придумала и, вероятно, уже поменяла, пока выясняла ответы на вопросы 1-3.

Уточнения идут в виде серии закрытых вопросов: да / нет. Если что-то поняла неверно, то меня поправят.

Письма с результатами встречи читают бегло, и отвечают на них неохотно. Поэтому использую этот пункт, чтобы все "ок" получить максимально оперативно. Но письмо с заметками в любом случае летит следом.

В первую очередь важны не деньги и часы, а срок сдачи. Окончательно договариваюсь о ней в конце встречи, когда становится ясно, что делать, и я могу спланировать несколько этапов работ или один.

Обсуждение срока в начале диалога ставит моральное ограничение и может стать преградой к сбору требований.

Я игнорирую срок до конца встречи, а в процессе мысленно делю задачу на связанные части. В диалоге выясняю важное: то, без чего работа будет невозможна, мысленно нарезаю задачи и ставлю приоритеты, чтобы к горящему сроку сдать минимальную версию.