Переговоры: мой ТОП-5 вопросов, чтобы собрать требования
Я создаю информационные системы "под ключ": делаю проекты с нуля, подсказываю по внедрению "коробок", организую разработку, тестирование, приемки. Среди задач есть сбор бизнес-требований.
На первой встрече с заказчиком, когда проект новый, и предметная область еще мало знакома, я всегда стараюсь вытащить информацию об ожиданиях бизнеса по максимуму. Это момент, когда заказчик, в целом, понимает, что хочет. Но пока решение только формируется. Требования еще поменяются. Всплывут новые подробности. У меня появятся вопросы. Так будет встреча за встречей. И это нормально.
*Встречи: оффлайн или запланированный Zoom/Google meet/Skype...
В переговорах, ориентированных на сбор требований, у меня есть неизменный список вопросов. Он помогает выйти на диалог, и сделать так, чтобы говорил в основном заказчик, а не я.
Цель — определить бизнес-требования. Поэтому я стараюсь молчать. Сначала нужно понять, что задумал заказчик, каковы его ожидания. А позже начинать влиять на него своими идеями и предлагать решения.
Я хочу поделиться моим списком ТОП-5 вопросов, которые использую для ведения переговоров.
Расскажу на примере производства пирожков.
1. Чем занимается Ваша компания?
Перед первой встречей я всегда поверхностно знакомлюсь с предметной областью. Подробное знакомство происходит только после запуска проекта.
Из жизненного опыта я знаю, что из себя представляет производство пирожков. В первом телефонном разговоре заказчик бегло рассказал: что и как. Но на встрече я еще раз переспрашиваю.
И тут выясняется, что у производства, кроме сбыта в магазины, есть своя сеть по реализации пирожков. А еще ручное производство тортиков, с которыми, кажется, пока что все в порядке. И не надо их трогать. Или надо? И напоследок: цех не один, их четыре.
Если появляются какие-то специфические термины в диалоге, не стесняюсь спросить. Мне важно освоить новый бизнес-контекст и его язык.
Узнаю:
- Структуру организации: отделы, должности, сотрудники и их количество.
- Кто и чем занимается, чтобы выделить роли.
- Целевые показатели, ожидаемые от автоматизации и в целом: где экономить время, деньги, где ориентируемся на качество, а где гонимся за максимальным количеством пирожков в час.
Так я знакомлюсь с бизнесом заказчика. Сдерживаюсь до последнего, чтобы не сказать, что уже все придумала. Надо сначала услышать ожидания.
2. Какие процессы хочется автоматизировать?
Тут нужно выяснить:
- как заказчик дошел до мысли об автоматизации,
- извлечь процессы, которые будем автоматизировать,
- извлечь неявные процессы, о которых заказчик даже не думал.
Заказчик пришел с желанием учитывать: сколько ингредиентов было в закупке, сколько пустили в ход, сколько пирожков получилось. Видеть, когда надо делать закупки, в какие дни производим слишком много.
Процессы:
- Учет ингредиентов.
- Закупка ингредиентов.
- Изготовление пирожков, полученное количество и учет израсходованных ингредиентов.
- Контроль сбыта в магазины и в свои точки.
Мой мозг не воспринимает прямых сценариев. На каждом шаге я уточняю: "А что может пойти не так?".
- Надо ли отдельно учитывать горелые пирожки?
- Важно ли время производства?
- Учитываются ли партии?
- Нужно ли знать ответственного за производство?
- Как после изготовления пирожки продаются? А куда? Кому? А как это учитывается сейчас?
- ...
Я придумываю вопросы на ходу, исходя из полученной в первом вопросе информации и жизненного опыта. Для каждого процесса я ищу отклонения и подвохи. Это опыт.
Так я собираю список процессов AS IS (как есть), которые будут автоматизироваться. И иногда нахожу те дыры, которые раньше не видели.
Любимые картинки
3. Как Вы видите решение?
Прежде, чем предлагать, я узнаю как решение видит заказчик.
Мой мозг уже наполнен идеями, которые я собрала из опыта. У меня уже готово решение и я готова кричать, что точно знаю, чем помочь и что делать. Но я держусь. Я хочу узнать, что же побудило заказчика обратиться к автоматизации.
Могут быть самые разные ответы: узнал, как круто у конкурента, увидел в интернете или приснилось, что можно сократить издержки, если начать учитывать повидло. А может главный повар опять схитрил и надоело. Ищу источник вдохновения.
Так можно еще точнее понять, о чем думает заказчик. И, если он видел уже какое-то готовое решение, то до конца осознать ожидания.
4. Верно понимаю, что мы должны сделать...., чтобы...?
Момент, когда я уточняю, как все поняла. Проговариваю заметки, собранные в ходе встречи. Наконец-то предлагаю решение, которое придумала и, вероятно, уже поменяла, пока выясняла ответы на вопросы 1-3.
Уточнения идут в виде серии закрытых вопросов: да / нет. Если что-то поняла неверно, то меня поправят.
Письма с результатами встречи читают бегло, и отвечают на них неохотно. Поэтому использую этот пункт, чтобы все "ок" получить максимально оперативно. Но письмо с заметками в любом случае летит следом.
5. Какие сроки?
В первую очередь важны не деньги и часы, а срок сдачи. Окончательно договариваюсь о ней в конце встречи, когда становится ясно, что делать, и я могу спланировать несколько этапов работ или один.
Обсуждение срока в начале диалога ставит моральное ограничение и может стать преградой к сбору требований.
Я игнорирую срок до конца встречи, а в процессе мысленно делю задачу на связанные части. В диалоге выясняю важное: то, без чего работа будет невозможна, мысленно нарезаю задачи и ставлю приоритеты, чтобы к горящему сроку сдать минимальную версию.
Выводы и рекомендации
- Эти вопросы для живых диалогов.
- Идеально, если встреча с руководителем, или с тем, кто принял решение об автоматизации. У этого человека идеи, и он понимает, какие боли надо закрывать.
- Не прерывать заказчика и быть "тихой гаванью". А заказчик должен стать "журчащим ручьем". Пусть расскажет все.
- Спланированное на встречу время может выйти за границы уже на втором вопросе. Тогда планируются следующие встречи. Выбор тем встреч будет по логическим критериям: по ролям сотрудников, по этапам производства для пирожков и т.д.
- Я знаю уровень детализации, которого хватит для договора. В процессе разработки вылезет еще куча уточнений. На старте работ важно зафиксировать границы.
- Одна встреча не более 1,5 часов. Дальше может унести в сторону, или потеряться внимание. Субъективное. Зависит от людей.
Шел 2013 год, мы вчетвером собрались на Рублевке для создания сайта услуг. Сегодня, если ваш телефон разбился или ноутбук завис, я на 99,9% уверен: первое, что вы введёте в поисковике — это «Pedant.ru»
Умные люди учатся на чужих ошибках. Я прошел такую школу, где учился на своих. Сегодня вы узнаете, что меня привело к успеху.
Dell договаривается о поставке серверов на $5 млрд, говорят источники.
Они предлагали $97,4 млрд.
В какой то момент понимаешь - ВРЕМЯ вообще это самый главный и невосполнимый ресурс который есть!
Telegram — это не просто мессенджер, а мощный инструмент для бизнеса. С более чем 800 миллионами активных пользователей по всему миру, Telegram предлагает уникальную возможность для продаж.
Комментарий недоступен
Отличные иллюстрации.