Как организовать комфортную среду для новых сотрудников на полной удаленке. Опыт небольших команд

Привет! Я работаю в IT относительно недавно, второй год. За это время я успела попробовать себя редактором в финтех-стартапе и ассистентом руководителя в агентстве мобильной разработки alpacadev.com. И самая большая проблема, с которой я столкнулась за это время — стать частью коллектива на удаленке.

В этой статье я хотела бы поделиться теми проблемами, которые появляются у нового человека в распределенной команде, и что поможет их решить.

До IT я работала в туризме и моя деятельность долгое время была связана с общением. В 2020 году у меня возникла необходимость дополнительного заработка, при этом было интересно попробовать удаленный формат работы. Я умела писать тексты и интересовалась темой инвестиций. Так я стала редактором в финтех-стартапе, писала о фичах мобильных приложений. Собеседование, первые задачи и последующая коммуникация проходили через созвоны и переписку, никого из компании вживую я не видела.

Непонятно, где и с кем я работаю. Очень обобщенно ты понимаешь, чем занимается компания, но этого недостаточно. Как правило, рабочее общение ограничивается чатами и личной перепиской. Часто, людей к обсуждению некоторых вопросов не привлекают, потому что не хотят отвлекать от операционных задач. Через продолжительное время сотрудник попадает в информационный вакуум и теряет чувство сопричастности.

Отсутствие ДНК-кода компании. Ситуация усугубляется, если ты не понимаешь ценностей компании и не можешь соотнести, насколько твоя деятельность и твои решения органичны общему вектору компании. В первом месте работы мне очень помог файлик с описанием истории компании. На текущем месте я сама занимаюсь составлением внутренних регламентов. Мне кажется, такие документы помогают новому человеку очень быстро сориентироваться. Эдакий институт самостажировки.

Постановка и координация задач. В тех компаниях, которых я успела поработать, очень высокий уровень самоорганизации. Часто, задачи себе я ставлю самостоятельно. Если есть срочный запрос от CEO или нужны детали по текущим проектам — переключаюсь на приоритетные задачи. У нас нет излишней бюрократии, еженедельных обязательных созвонов, сложного трекинга. И в целом, мне это нравится. Но я считаю, что периодически нужно соотноситься. Сотруднику важно понимать, над какими задачами сейчас работает команда. Могу ли я быть чем-то полезна, и почему решение некоторых вопросов сейчас затягивается. Бывает, по некоторым вопросам я откровенно буксую, обратной связи или мозгового штурма не хватает. По этой причине мне комфортнее самостоятельно отчитываться, чем я занимаюсь и с какими сложностями я сталкиваюсь.

Атмосфера. И это боль-боль. «У вас в компании весело?» — спросил меня знакомый. «У нас в компании общение в чатах только по делу», грустно подумала я. Веселится каждый после работы, уткнувшись в свежий выпуск стендапа. В прошлом месте работы была попытка неформального общения в специальном чате «COOLER TALKS». Однажды мы провели удаленный корпоратив в специальном сервисе с разными комнатами по интересам. К корпоративу каждому сотруднику отправили посылку с бутылкой вина и специями для приготовления глинтвейна. Было здорово, со многими членами команды я познакомилась впервые. Такие меры значительно разряжают обстановку и помогают адаптироваться в коллективе. Но этого не достаточно.

Открытость и прозрачность. С момента трудоустройства, мне очень помогла открытость CEO компании. Саша развернуто отвечал на мои вопросы по общему вектору и настроению компании, чем обусловлены те или иные внутренние процессы. Так я быстрее понимала, насколько мои действия работают на общий результат.

Эмоциональная окраска в чатах при обсуждении рабочих моментов. Очень часто бывает, что на прямой вопрос не получаешь сразу ответа, потому что человек не может прийти к какому-то выводу. Я заметила, что обсуждение происходит эффективнее, когда человек делится своими сомнениями, ощущениями и беспокойствами. Так можно гораздо быстрее решить вопрос совместно.

Встречи оффлайн. Я считаю, что этот формат невозможно исключить, даже если вы работаете в разных городах (как мы). За 9 месяцев моей работы мы с CEO встречались 3 раза, пользуясь любой возможностью. Во время его командировки и поездки с семьей в Петербург мы встречались, обсуждали деловые вопросы в неформальной обстановке. Также проводили совместный досуг. После каждой встречи работать становилось гораздо комфортнее. Ты лучше понимаешь коллегу и как выстраивать дальнейшую коммуникацию.

Некоторые ребята у нас в команде, которые живут в Барнауле, даже ходят на совместные тренировки по боксу. Обязательно бы подключилась, если жила с ними в одном городе!

Стратегическая сессия. Крутой инструмент не только для стратегического планирования, но и сплочения коллектива, погружения в корпоративную культуру. Стратсессию мы проводили своими силами. Я организовала предварительные глубинные интервью, в которых каждый сотрудник рассказал его представления об истории компании, ролях всех членов команды и взглядах на тот рынок, в котором мы работаем. Также мы провели аналитику по финансовым показателям компании за весь период, проанализировали цепочки проектов, отношения с клиентами и подрядчиками. Это был ценнейший опыт, благодаря которому мы получили целостную картинку.

Непосредственно на самой сессии мы обсудили разные векторы компании. Мне стали понятны общие настроения коллег, а также к кому и по каким вопросам я могу обращаться. После этого я стала видеть в коллегах не только профессионалов, но и живых людей, с которыми мы пересекаемся по некоторым интересам.

Неформальный выезд. Стратсессию мы организовали на нейтральной территории. Часть команды у нас в Барнауле, часть — в Петербурге. Изначально мы обсуждали эти города. Потом CEO пришел к выводу, что все хотят на природу и организовал поездку в Горный Алтай, на уютную базу отдыха. После мозговых штурмов мы парились в бане, плавали в бассейне, жарили барбекю, пили пиво и курили кальян. Добирались мы до базы двумя авто — такая поездка нас очень здорово сплотила. В итоге на этой волне общение в чатах стало более разряженным и неформальным, появились общие глобальные цели и планы.

Всей команде захотелось чаще делать такие неформальные выезды. Обязательно подумаем, как организовать такое в обозримом будущем.

Организация работы сотрудников в коворкинге. Со временем я пришла к пониманию, что работа дома высушивает. Ты постоянно в одной обстановке в окружении бытовых вопросов. Такая атмосфера не способствует продуктивности. Так я стала выбираться работать куда-то. В Петербурге достаточно много мест, где можно поработать комфортно и бесплатно. Но приезжать со своей техникой не всегда удобно. Да и в других городах не всегда это возможность есть. Поэтому сейчас мы обсуждаем возможность организовать сотрудникам работу в коворкинге при необходимости.

Надеюсь, мой опыт окажется кому-то полезным, независимо от того, хотите ли вы сделать условия своей работы комфортнее или позаботиться о сотрудниках. И буду благодарна, если поделитесь своим опытом в комментариях.
#удаленка #удаленнаяработа #команда #корпоративнаякультура