Как мы увеличили производительность труда компании на 33%: 14 золотых правил

В далеком 2013 году — еще в начале пути 1-го российского научного центра «Технологии успеха», когда наш коллектив вырос до 15 человек, мы столкнулись с такой проблемой — дальнейший рост количества сотрудников был невозможен.

Почему? Все просто — все друг друга постоянно отвлекали от работы по своим вопросам. В итоге постоянный шум-гам, суета, сосредоточиться над выполнением задачи очень сложно. Но расти и развиваться было нужно, и мы это прекрасно понимали! Решение оказалось близко!

Мы сели и проанализировали типовые проблемы, с которыми сталкиваются все сотрудники. В итоге получили кодекс / свод правил (кому как больше нравится), каждый из 14 пунктов которого был продуман и проработан не один десяток раз, благодаря чему мы получили в настоящем времени штат из 52 сотрудников, где каждый работает с комфортом даже в одном коворкинге.

Далее поговорим подробнее о каждом пункте.

Первое и самое важное, что стоит отметить — дела, требующие быстрое реагирование. Конечно, если возник срочный вопрос по заключению договора с новым клиентом или сломался «боевой» сайт, то в любое время и с любым коллегой мы решаем этот вопрос любым способом!

Он одинаков для всех сотрудников: специалистов, менеджеров, руководителей и директоров.

• до обеда — личная работа по личному плану. В это время никогда не планируются общие сборы, совещания, планерки. Также никто никого не отвлекает от текущих задач. Исключения касаются только первого пункта или, если у кого-то встала работа, а путем гугления и других способов добычи информации она не решается — срочно нужна консультация коллег.
• после обеда — планерки, сборы, мозговые штурмы, консультации друг с другом, обучения и т. д.

Новости — это прекрасно, но только в перерывы от задач. До обеда мы стараемся вообще не отвлекаться на стороннюю ерунду. Даже не обсуждать вслух те вопросы, которые не касаются других коллег рядом (это очень мешает!!!).

До 9:00 каждого дня должен быть готов четкий план работ — что конкретно нужно сделать сегодня! Для руководителей и менеджеров обязательный инструментарий — Гугл календарь. Для специалиста можно обойтись и ежедневником или стикером, но глядя на менеджеров, наш спецы сами для своего же удобства начали использовать Гугл календарь.

Лучше всего за 15 минут до окончания рабочего дня сесть, открыть в Б24 (или любом другом трекере задач, смотря что использует ваша компания) задачи и подумать, какой приоритет сделать на завтрашний день! Мы обычно начинаем с 3-х самых сложных и приоритетных задач на утро, пока есть силы!

Все уточнения, которые касаются текущей задачи/проекта, пишутся полным списком в комментариях к задаче нашей СРМ системе. Если постановщик задачи не отвечает сразу — лучше написать в мессенджер с просьбой дать ответ по задаче в СРМ системе. Если работа встала, приступить к другой задаче будет целесообразнее, чем ждать ответ час-два.

Не все всегда получается обсудить в электронном виде, некоторые вопросы требуют устного обсуждения. Для этого пишем коллеге в мессенджере: когда удобно по времени обсудить и суть вопроса. Ждем ответа в течение 60 минут. Если ответа нет, а без обсуждения работа дальше не может двигаться, то лучше подойти и уточнить у коллеги голосом насчет времени.

Такое встречается довольно часто! И здесь мы действуем по такому принципу — лучше всего спросить у своего непосредственного руководителя, какую задачу сделать первой. Руководитель решает все вопросы с постановщиками задач в этом случае сам.

Эффективнее всего делить задачу на небольшие спринты (до 60 мин.) и делать перерыв после каждого из них. При этом важно отключать все мессенджеры и уведомления в нашей СРМ системе. Закончился спринт — можно проверить СРМ и мессенджер на наличие важных сообщений. После — отдохнуть, прогуляться, почитать новости в течение 5–10 минут.

Главное договориться заранее, описав всю суть вопроса, чтобы коллега (коллеги) смог посмотреть задач и подготовиться к обсуждению. Если есть Гугл календарь — еще проще. Можно запланировать себе мероприятие и выслать другим приглашения.

Прежде чем обсуждать вопрос с коллегами, обязательно нужно найти и сформулировать как минимум 2 своих варианта ответа. При этом обязательно пояснить суть задачи и проекта, только тогда переговоры принесут свои плоды.

Мы придерживаемся главного правила: писать полную мысль в одном сообщении сразу и полностью, а не через Enter — чтобы собеседник ждал целый час, пока весь поток мыслей иссякнет уже.

• Цель совещания — принять решение!
• Цель планерки — довести решение!
• Цель собрания — мотивация!
• Цель мозгового штурма — собрать информацию!

• Проверка прошлых задач (считается процент выполнения).
• Обсуждение текущих проблем — выработка решений. Высказываются все, а окончательное решение за ответственным планерки.
• Постановка новых задач. Что конкретно должен сделать каждый сотрудник и к какому сроку.

Что и как мы заносим в календарь:

• Еженедельные планерки — вбиты всегда автоматически.
• Еженедельные личные дела (например, проверка KPI или анализ месячного фин и производственного плана) — вбиты всегда автоматически.
• Мероприятия, которые планируются.
• Список дел на этот день по времени (мелкие дела лучше группировать, чтобы сделать за один раз).

Внедрение само собой не прошло сразу и гладко! Приходилось изо дня в день напоминать каждому, какой пункт нарушен. Понадобилось около 3-х месяцев, чтоб все сотрудники перешли на такой режим. Но в итоге мы увидели по KPI, что производительность труда выросла на 33%.

Сейчас, конечно, удаленка тоже внесла свои коррективы. Теперь вместо обычных встреч к нам добавились зумы, а решение вопросов чаще происходит в мессенджерах. Но тем не менее каждый из наших сотрудников придерживается этих 14 правил, неважно в офисе он или дома.