Как сэкономить на аренде офиса и сделать его комфортным

Всем привет. Меня зовут Павел Амиянц, я сооснователь архитектурного бюро «АМИ-Дизайн». Сегодня я расскажу о неочевидном способе сэкономить на аренде офисных площадей, не сокращая количество рабочих мест в офисе.

Каждый, кто арендует офисную недвижимость, знает, что ставки за минувший год выросли на треть, а то и больше: с началом пандемии многие злорадствовали, мол, все перейдут на удалёнку и наконец-то эти жадные владельцы офисов образумятся и установят адекватные цены. Всё произошло с точностью до наоборот: они просто начали ещё сильнее доить тех, кто без офиса по-прежнему не может. А не могут многие. Я понимаю, что тут на VC много околоайтишных людей, которым с утра очень удобно вылезти из-под одеяла, сесть за стол и начать спокойно писать код (а то и вовсе из-под одеяла не вылезать, лёжа с ноутбуком), поэтому меня не все сейчас поймут. Действительно, есть профессии, для которых удалёнка – счастье. У тебя есть личное пространство, никто тебе не мешает, тебе не надо тратить время на дорогу в офис или снимать жильё поближе к офису.

Однако для многих людей удалёнка – это зло. Во-первых, не у всех хорошо с самоорганизацией, некоторых сотрудников нужно в буквальном смысле постоянно «пинать», иначе они начинают постоянно отвлекаться на танчики, сериалы и всякие домашние дела. Во-вторых, пресловутая командная работа – это не пустой звук, и когда весь отдел условных логистов или маркетологов сидит вместе в одном помещении, все вопросы решаются оперативно, потому что любой нужный человек – он рядом, на расстоянии вытянутой руки. И тебе не нужно по каждому чиху назначать конференцию в Zoom или пытаться срочно достучаться до того или иного Василия, который в самый ответственный момент не берёт трубку и не отвечает в мессенджерах – безусловно, по очень уважительной причине, но тем не менее все нервничают.

Я видел много офисов и легко могу определить, работал над организацией пространства дизайнер или же просто как попало нарезали помещения, поставили столы и «вроде норм».

К сожалению, вариант «вроде норм» встречается гораздо чаще, чем первый. Но есть и хорошая новость: если у вас «вроде норм», значит, есть большой простор для оптимизации. Потому что вот это «вроде норм» на практике означает излишки площадей, которые на самом деле никак не используются – все это коридоры, ненужные углы, да даже неправильно расставленные столы: вроде места много, а всё равно тесно и некомфортно, хоть расширяй площади. Вообще-то площади при оптимизации можно и нужно сокращать.

Как офис может стать комфортнее при уплотнении? Хотелось бы подчеркнуть, что уплотнением в прямом смысле слова это называть нельзя, это именно избавление от излишков пространства, которые не несут какой-либо функциональной нагрузки. А комфорт достигается за счёт множества сопутствующих работ: расположение розеток и выключателей, расчет вентиляции и освещения, и даже цвет стен и расположение тумбочек и вешалок имеет значение. При этом хороший дизайнер не придёт и не скажет: «Поставьте вешалку вот тут», он подготовит дизайн-проект со всеми размерами, который можно дать любой строительной бригаде – хотя это больше относится к ситуации, когда вы делаете ремонт в новом офисе. Если вы просто оптимизируете имеющийся и не трогаете стены, то и строители не нужны, и услуги дизайнера будут намного дешевле.

Более того, я вам скажу крамольную вещь, которую мне невыгодно говорить, но тем не менее. Можно вообще обойтись без дизайнера: если вы сами реализуете некоторые принципы организации рабочего пространства, то люди будут работать намного эффективнее.

В частности, у каждого отдела должно быть отдельное помещение. Если бухгалтерия сидит в одном большом зале, деля его с отделом продаж, где каждый пытается друг друга перекричать – это не есть гут. Однако «личное пространство» должно быть именно у отдела, но не у каждого сотрудника: не надо нарезать помещение на множество кабинетов. Это и значительно увеличит требуемые площади (а мы же пытаемся сэкономить), и лишит всех ощущения «общего улья», командного духа, снизив продуктивность. Также не стоит ставить в одном большом помещении множество низких перегородок, превращающих каждое рабочее место в кубик размером метр на метр, как в первой «Матрице».

Нормы рабочего места в офисе по СанПиНам (санитарные правила и нормативы):

Из расчёта площади на сотрудника – в рабочем помещении на одного человека, работающего за компьютером, должно приходиться не менее 4,5 квадратных метров, а если компьютер с монитором-телевизором – 6 квадратных метров.

Между столами сотрудников – не менее 1,2 метров между боковыми поверхностями мониторов и не менее 2 метров с тыльных сторон мониторов.

Допустимый шум в офисе – до 80 децибел.

Расстояние между копировальным аппаратом / МФУ и стенами, а также между ним и рабочими местами – не менее 60 см с нерабочих сторон и не менее 1 метра – со стороны загрузки бумаги.

В целом на каждого сотрудника должно приходиться не менее 3-4 квадратных метров площади, в идеале 5 – это необходимо и достаточно, больше не нужно. При этом, если вы только выбираете помещение для нового офиса – учтите, что чем ближе оно по форме к квадрату, тем больше вариантов планировок в нем возможны. И наоборот: длинный коридор с множеством узких комнат по обе стороны, как во многих зданиях старой постройки или бизнес-центрах, переделанных из советских НИИ – это залог того, что площадь придётся брать с большим запасом и переплачивать за её излишки.

Расстановка мебели должна давать возможность каждому пройти к своему рабочему месту, не побеспокоив другого сотрудника. Абсолютное зло – когда за спиной кто-то постоянно ходит. Вообще спина – это важно, подсознательно каждый человек выбирает место так, чтобы его спина была как-то защищена. То есть за ней не должно быть чего-то такого, чего человек не может контролировать – например, двери, через которую кто-то в любой момент может войти. Между тем я видел много офисов, организованных по принципу компьютерных классов в школах, в которых столы с компьютерами стоят вдоль стен. Но там это сделано для того, чтобы учителю было удобно наблюдать за тем, что происходит на дисплеях учеников. Начальник, надеющийся, что благодаря такой схеме сможет быстро выявлять всех играющих в пасьянс, на самом деле теряет гораздо больше, чем от пасьянса. Из-за теоретической возможности кому угодно заглянуть в его монитор в любой момент времени сотрудник, может, и не играет в пасьянс, но сидит в напряжённом состоянии и работает хуже, чем мог бы.

Так что пусть люди сидят спиной к стене, также можно расставлять столы друг напротив друга. Кстати, о столах: минимальный размер стола – это метр шириной и полметра глубиной. Глубина особенно важна, потому что если клавиатура находится слишком близко к краю стола, у сотрудников будут постоянно затекать запястья. Но не нужно впадать в крайность: слишком большие столы быстро захламляются из-за ощущения того, что места много – и человек вместо упорядочивания всего по ящикам и лоткам накидывает бумаги и предметы так, чтобы они были «под рукой», а на самом деле создает беспорядок, который тоже мешает сосредоточиться – даже если вы считаете, что это не так.

Очень важны и кресла. Конечно же, никаких стульев «ИЗО» – хотя я видел офисы и коворкинги, в которых люди по 8 часов каждый день сидят на ЭТОМ. Ни в коем случае! Обязателен упор для спины и регулировка высоты, а также вращение – можно хотя бы на 30 градусов в каждую сторону. Вообще лучшие кресла для работы – геймерские. Они прямо созданы для многочасового сидения за компом, при этом выпускаются изделия без «вырвиглазных» цветов и подсветки – вполне мирного вида.

И напоследок пример из практики: как мы уплотнили офис, дав каждому сотруднику больше рабочего пространства

Итак, у одного из наших клиентов был офис в 150 квадратных метров на 20 рабочих мест. Мы за счёт перепланировки уменьшили арендуемые площади до 100 квадратных метров. В итоге при стоимости аренды в 2 тысячи рублей за квадратный метр в месяц заказчик стал экономить по 100 тысяч рублей каждый месяц, или 1,2 миллиона в год, просто на пустом месте (а для малого бизнеса с 10 сотрудниками это не совсем и копейки). Из ничего! Ещё и комфортнее стало. Наша работа стоила 200 тысяч рублей, то есть окупилась за два месяца.

Вот план исходного офисного помещения. Как видим, рассадка тут, мягко говоря, была не очень комфортная, да и логистика в целом хромала на обе ноги.

В одном опенспейсе находилось 12 рабочих мест, и большинство из них были расположены вплотную друг к другу. Один из сотрудников работал «с видом на унитаз». Его коллега, сидящий напротив, явно вынужден был постоянно беспокоить сотрудников, сидящих за столами слева, когда хотел пройти к своему рабочему месту или выйти из-за стола. Ещё один сотрудник, сидящий рядом с принтером, то и дело бился о него спинкой стула. И ощущал дискомфорт, когда кому-нибудь из коллег требовалось сделать распечатку – ведь за спиной постоянно кто-то толокся и пялился в монитор.

Рядом с принтером стоял совершенно бессмысленный диван – кто будет сидеть и отдыхать прямо на пути в кухню, напротив санузлов?

Санузлы – отдельная тема. Четыре штуки – чрезмерное количество на такой офис, при этом два санузла выходили прямо в кухню – знаете, не особенно приятно, когда буквально вплотную друг к другу одни люди кушают, а другие – наоборот.

Шкаф между окон немного ограничивал поступление света.

Маленькая «душная» переговорная, окружённая с двух сторон рабочими местами и санузлом. Полагаю, высокие договаривающиеся стороны испытывали некоторое раздражение, когда в разгар важной дискуссии кто-то за стеной задорно спускал воду в унитаз. А пара рабочих мест сотрудников прямо за второй стеной как бы уверяла: «У нас тут всё строго конфиденциально, будьте уверены». Переговорная была расположена в углу офиса, мимо постоянно сновали сотрудники: в кухню, в санузел, на рабочие места из санузла и кухни. Слегка приоткрыв дверь, можно было слышать бойкий стук вилок, стрёкот клавиатур, гул голосов.

Все проходы были тесными.

Словом, суммарные 200 квадратных метров этого пространства использовались не самым лучшим образом, на наш взгляд.

Что сделали мы – показываю на следующей схеме.

Во входной зоне мы организовали пространство для хранения одежды и поставили пуфик – можно присесть на него, чтобы переобуться или поставить сумку, пока возишься с верхней одеждой.

Переговорная теперь находится прямо у входа. Это удобно сразу по нескольким причинам: в разгар рабочего дня мимо никто не ходит, а если на переговоры приехали бизнес-партнёры – им не нужно идти через весь офис. Пространство изолировано от посторонних звуков. Мы поставили в переговорную большой стол, и она сразу приобрела представительный вид.

Уменьшив опенспейс на 10 квадратных метров, перепланировали его на десятерых сотрудников: два блока в опенспейсе и отдельный кабинет на двоих человек, где можно разместить бухгалтерию или руководство.

В опенспейсе расположили принтер, поставили кулер и доску для рисования. Диванчик теперь стоит так, что на него действительно можно сесть и перевести дух, выпить кофе, полистать документы – никто не будет носиться мимо и наступать на ноги, никто не вывалится на вас из санузла.

Отказались от половины санузлов – двух вполне достаточно для такого офиса.

Кухня стала просторней за счёт отказа от лишних санузлов, и мы разместили в кухне два стола вместо одного.

Все зоны теперь ограждены стеклянными перегородками – это дополнительная звуко- и запахо-изоляция. Чавканье, ароматы котлеток с чесноком и стук вилок из кухни больше не мешают людям работать. Выход из санузлов – в отдельный «предбанник», а не прямо на рабочий стол коллеги, как было прежде.

Вот так, уплотнив пространство, можно сделать его более комфортным.

На сегодня всё! Надеюсь, эти советы помогут вам работать комфортнее и платить за это меньше. А ещё больше полезной инфы про то, как организовывать пространство, делать ремонт и вот это всё, мы публикуем в своем Telegram-канале t.me/ami_design_Official. Подписывайтесь!