Подборка полезных ресурсов для проджект-менеджеров. Глава III: онлайн-сервисы
Эти инструменты позволят понятно визуализировать идею, разложить задачу на этапы, спланировать рабочие периоды для себя и команды, а еще предложат массу дополнительных полезных фишек. Проджект-менеджеры digital-агентства ZephyrLab сегодня рассказывают, как современные онлайн-сервисы планирования способны упростить жизнь коллегам (и не только) .
Эффективный инструмент для управления проектами — гласит резюме сервиса. С этим не поспоришь: сервис действительно универсальный и подойдет как для командного, так и для личного бизнес-планирования.
Основной инструмент сервиса — визуальная диаграмма Ганта — позволяет увидеть целостную картину проекта. В ней можно отобразить задачи и дедлайны, выстроить связи и назначить ответственных за выполнение участников команды.
Авторы сервиса обещают, что на изучение основных инструментов и создание первого проекта новички потратят всего 7 минут. Дружелюбный интерфейс и возможность потестить сервис бесплатно серьезно повышают юзабилити!
Зачем? Чтобы оформить проект в виде таблицы, установив текущие статусы и приоритетные задачи, трудозатраты и прогресс работы, стоимость работы на разных этапах и другие показатели.
Классический инструмент планирования, который многие используют в качестве основного в процессе синхронизации с коллегами по проекту. Запланированная таким образом встреча гарантированно «встанет» в расписание каждого участника.
Рабочая неделя оформлена в виде таблицы: достаточно беглого взгляда, чтобы понять, какое время свободно, а какое занято. Уведомления о встречах и задачах приходят на почту: например, можно настроить их отправку за 15 минут до старта события.
Зачем? Если команда привыкла работать в экосистеме Google или Яндекс, то Календарь станет удобным и понятным инструментом. Среди дополнительных возможностей — генерация протоколов встреч, составление плана задач, режим быстрых заметок. При необходимости ваш Календарь может брать на себя и другие функции.
Инструмент представляет собой интерактивную доску для совместной работы, а пользоваться им могут все члены команды в любое время и в любом месте. В Miro участники используют наглядные карты и диаграммы — это удобно, если нужно разложить сложный процесс на составляющие или вычленить этапы. Работу с Miro можно сравнить с онлайн-семинаром, где интерактивная доска выполняет функцию общего рабочего пространства.
В бесплатной версии пользователям доступны три активных редактируемых доски одновременно, остальные отправляются в архив. При желании можно усовершенствовать бесплатную версию, подписавшись на платный вариант с видеочатом, таймером, инструментом для голосования, возможностью поиска картинки в сети прямо с доски и другими фичами.
Зачем? Просто и удобно: чтобы подключиться к процессу, нужен лишь доступ в интернет. Можно работать в браузере и приложении, с компьютера и мобильного телефона. Результаты работы не исчезнут, даже если удалить программу с компьютера. А еще в сервисе работает автосохранение, поэтому работаем спокойно без регулярных «сейвов»!
Популярный сервис, появившийся 10 лет назад, в качестве инструмента использует «mind map» (интеллектуальную или ментальную карту) . Он позволяет визуализировать идеи и структурировать задачи, построить графики и диаграммы.
Каждая схема внутри сервиса напоминает дерево с ветвями и имеет четкую структуру «идея-задачи-подзадачи».
Зачем? Чтобы определить этапы работы и получить план действий. Также утилита позволяет создавать fishbone-схемы (или причинно-следственные диаграммы) , временные графики с хронологией изменений, логические диаграммы и таблицы.
Интерактивную доску для совместной работы (или собственного конкурента Miro) сервис Figma представил около года назад. Интеграция с Figma позволяет переносить успешные проекты на онлайн-доску, поэтому для тех, кто работает с редактором, сервис будет особенно удобным. Отдельно отметим возможность реагировать на идеи стикерами и эмодзи, а также добавлять рисунки и вставлять готовые фигуры прямо на доску. Простор для творчества и эмоций!
Зачем? Например, чтобы дизайнеры могли «штормить» над проектом, а другие участники команды наблюдать за этим процессом онлайн.
Инструменты объединяет общая цель — превратить будущий проект из хаотичного облака мыслей в стройную систему. А чтобы идея проекта обрела форму, ее нужно зафиксировать.
У каждого сервиса свои фишки. Например, Evernote позволяет дополнять текстовые заметки изображениями и аудиофайлами, сканами и PDF-документами. В Notion можно создать дорожную карту проекта и постоянно следить за ходом работы, а еще сервис «дружит» с Figma, Google Drive, GitHub, Latex и другими сервисами, так что прикреплять доступы не составит труда.
Зачем? Чтобы систематизировать заметки, актуальные задачи, расписание командной работы и базу знаний и обеспечить к ним доступ каждому участнику команды.
Эти инструменты для управления проектами затрагивают важный аспект — взаимодействие с клиентами. Их можно сравнить с диспетчером задач, который отслеживает проекты в процессе работы и контролирует число занятых в них сотрудников.
Бесплатная версия Jira рассчитана на команды до 10 человек, так что небольшим стартапам инструмент подойдет больше. А у Bitrix24 есть облачная и коробочная версии, что особенно удобно для крупных компаний, которые предпочитают установить CRM-систему на внутренний сервер и работать спокойно.
Сервис Trello позволяет оформлять информацию в виде карточек и фиксировать весь процесс взаимодействия с клиентом, а уже упомянутый Notion — в формате таблицы с данными.
Зачем? Чтобы оптимизировать работу команды, а клиентов сделать счастливыми.
«Таск-менеджер номер один в мире» — нескромно заявляют создатели сервиса. По сути ToDoist — это полноценная экосистема с возможностью интеграции других сервисов. Подраздел для бизнеса позволяет организовать задачи, файлы и обсуждения в едином онлайн-пространстве. Инструмент ориентирован на весь цикл жизни проекта — от планирования и назначения исполнителей до работы над конкретными задачами и отслеживания прогресса.
Зачем? Инструмент способен закрыть сразу все потребности команды в планировании и выполнении задач.
Ничего против Ганта не имею, но стоит указать для каких проектов она удобна. Например, для строительных компаний, где одна задача не может быть начата без завершения другой – да, это мастхев.
Для большинства проектов всё же удобнее пользоваться гибкими методологиями. Странно, что вы их не рассматриваете в подборке.
От себя могу добавить, что большинство проектов удобно вести в Jira (если у вас достаточно большая команда), YouGile (если у вас малая и средняя команды), Asana.
Каскадная методология используются для проектов с высокой степенью определенностью, когда понятно, что, как и когда делать. Это как вы привели пример для строительства. Для проектов с высокой степенью неопределенностью используют гибкую методологию, как например в IT или в некоторой степенью, в науке.
Но точно не как вы выразились, для большинства проектов.
Ну а диаграмма Ганта, это диаграмма, но не методология :)
Спасибо за мнение! Jira указана в нашей подборке, согласны с вами.
А про Ганта у нас появилась идея для новой статьи, за что еще одно спасибо!)
Благодарим, ознакомимся!)
Хорошая подборка! 😉
Хотела бы рассказать еще об одном сервисе. WEEEK — мультисервисная платформа для управления проектами и командой. Внутри есть таск-менеджер с недельным календарем, канбан-досками и списками задач. Также CRM и База знаний. Сервис будет полезен и тем, кто переезжает с зарубежных аналогов на российские сервисы🙌
Спасибо, посмотрим!