Трудовой договор с дистанционным сотрудником: можно и нельзя, специфика IT и опыт Winfox
Рустам Мухамедьянов, руководитель IT-компании Winfox, рассказал, что важно для него при составлении трудового договора с дистанционными сотрудниками. А юрист Артем Баранов, который помог Winfox составить такой договор, прокомментировал, какие из этих пунктов можно включить в договор, а какие нельзя, чтобы не нарушить закон и обезопасить себя в спорной ситуации.
Почитайте, если планируете нанимать на работу дистанционных сотрудников, хотите составить трудовой договор под себя и свести к минимуму обмен бумажными документами.
Если нет времени читать, переходите к блоку «Коротко» — собрали там главное по теме.
Почему составлять трудовой договор лучше с юристом
За основу трудового договора можно взять типовой договор из интернета — в открытом доступе много подобных документов. Однако делать так мы не рекомендуем.
Использование шаблонных документов приводит к тому, что в спорной ситуации положения договора зачастую не позволяют работодателю доказать свою правоту, так как законодательство по умолчанию ставит работника в более выигрышное положение.
Помимо этого сказывается и специфика сферы, в которой работает компания. Трудовое право для всех одно, но разные сферы бизнеса имеют разные болевые точки. Например, строительным компаниям следует делать упор на наступление материальной ответственности сотрудника при обращении с оборудованием или же соблюдение правил технической безопасности, тогда как IT-компаниям необходимо думать об NDA и распределении авторских прав. Такую специфику следует учитывать при составлении трудового договора, а типовой договор это не позволяет.
Составление юридически значимых документов, к которым относится трудовой договор, лучше доверить юристу.
Хорошо, если юрист имеет опыт судебной практики в части защиты бизнеса и понимает, какие вещи «на выходе» имеют место быть и к чему могут привести те или иные положения договора в случае возникновения спора с работником. Параллельно юрист углубляется в бизнес-процессы клиента и в итоге совмещает между собой их, актуальную судебную практику и теорию. Все это позволяет составить качественный трудовой договор.
Что хочется прописать в трудовом договоре с дистанционным сотрудником: опыт Winfox
В Winfox распределенная команда. Мы растем и расширяемся, поэтому регулярно нанимаем новых сотрудников: программистов, тестировщиков, продакт-менеджеров и других IT-специалистов. С каждым из них мы заключаем трудовой договор, который учитывает особенности удаленной работы.
Чтобы свести к минимуму обмен бумажными документами между дистанционным сотрудником и нами, я решил подготовить качественный трудовой договор. Я составил список того, что еще хотелось бы отразить в трудовом договоре, и показал этот список юристу. Юрист объяснил, что из этого можно добавить в документ, а какие положения нарушают трудовое законодательство. В результате не все из того, что казалось мне важным, получилось добавить в договор. Зато я получил документ, который отвечает всем требованиям закона, учитывает все риски и упрощает документооборот.
Вот пункты, которые Рустам посчитал принципиально важными для трудового договора с дистанционным сотрудником:
- сотрудник использует свое оборудование и ПО;
- мы не заводим, не ведем и не храним бумажные трудовые книжки, чтобы упростить документооборот;
- предусмотрены особые основания для увольнения;
- предусмотрены штрафы для сотрудников, которые нарушают трудовую дисциплину;
- исключительные права принадлежат работодателю;
- соблюдены требования конфиденциальности;
- сотрудник обязан быть на связи в рабочее время и отвечать на сообщения коллег и работодателя;
- для сотрудника предусмотрена обязательная отчетность.
Вот что из этого получилось учесть в договоре, а что нет.
Сотрудник использует свое оборудование и ПО: можно
На практике программисту зачастую удобнее писать код на своем любимом ноутбуке, к которому он привык и который всегда с собой. Однако 163 статья Трудового кодекса гласит, что работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками своих трудовых функций и предоставить им соответствующие средства. Необходимое для работы техническое оснащение, например ноутбук, относится к таким средствам.
Если работодатель по каким-либо причинам не готов предоставлять дистанционным сотрудникам компьютеры, ноутбуки и другую технику для работы, можно пойти следующим путём. Компания вправе выплачивать таким сотрудникам денежную компенсацию, если они работают на своем оборудовании. Это законом не запрещено.
Порядок обеспечения работника всем необходимым оборудованием, ПО, сервисами и т.д. следует прописать в трудовом договоре. А вот порядок выплаты компенсации обычно прописывают в локальном акте, который действует в компании.
Мы не заводим, не ведем и не храним бумажные трудовые книжки: можно
Дистанционные сотрудники работают в Winfox официально. А при официальном оформлении сотрудника по трудовому договору наличие трудовой книжки обязательно.
В каком формате работодатель заполняет трудовую книжку, электронном или обычном, значения не имеет. Поэтому можно отказаться от бумажных трудовых книжек и вести электронные.
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого удаленного сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, при условии, что работа у этого работодателя является для сотрудника основной. Если сотрудник работает в компании по совместительству, можно вписать информацию в трудовую книжку по основной работе. Но это уже по желанию работника.
Предусмотрены особые основания для увольнения: нельзя
Как вы ни фантазируйте в трудовом договоре, закон дает нам четкие основания, по которым работодатель может расторгнуть трудовой договор по своей инициативе. Подробно они изложены в статье 81 Трудового кодекса.
Увольнение по какой-либо другой причине, например субъективной или эмоциональной, влечет за собой возможность оспорить сотрудником такое увольнение в суде.
Могу дать совет. Если вы чувствуете, что сотрудник вам не подходит, лучше вызовите его на разговор, проговорите, что вместе вы не уживаетесь и обоим продуктивнее будет расстаться на мирной ноте, не доводя до экономических и правовых последствий. После этого подпишите соглашение о расторжении трудового договора по взаимному согласию сторон. Зафиксируйте, что стороны не имеют претензий друг к другу, и разойдитесь. Это самое дальновидное решение.
Предусмотрены штрафы для сотрудников, которые нарушают трудовую дисциплину: нельзя
Денежный штраф Трудовым кодексом не предусмотрен. Работодатель может сделать дистанционному сотруднику замечание и выговор. Если это не сработает и сотрудник снова нарушит договоренности, его можно будет уволить.
Однако по внутренним правила организации может быть предусмотрено премирование. Премирование — действенный инструмент воздействия на работника, так как работодатель может от случая к случаю снижать или повышать размер премии. Пропишите в трудовом договоре, какая система премирования действует в вашей компании.
Исключительные права принадлежат работодателю: можно
Одна из самых сложных областей в деятельности IT-компаний (в том числе при взаимодействии с сотрудниками) — это распределение исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности.
Вот что следует помнить об интеллектуальной собственности, составляя трудовой договор с дистанционным сотрудником:
- Право авторства неотчуждаемо по закону. Сотрудник, который создал что-либо, будет являться автором всегда. Исключение: если работник с работодателем на берегу зафиксировали, что конкретное произведение будет создаваться в качестве служебного и от лица компании.
- Если сотруднику принадлежит право авторства, то работодателю — право использования, то есть исключительные права. Компания может распоряжаться результатом интеллектуальной деятельности, извлекать прибыль и передавать его.
- Сотруднику как автору положено отдельное вознаграждение за создание того или иного служебного произведения. Размер и порядок выплаты вознаграждения определяет трудовой договор, дополнительное соглашение к нему или другой документ, например локальный акт или бонусная политика.
Обязательно прорабатывайте вышеизложенные тезисы при составлении трудового договора и учитывайте судебную практику по интеллектуальным спорам. Это позволит предвидеть возможные последствия и доказать свою правоту в спорной ситуации.
Соблюдены требования конфиденциальности информации: можно
Конфиденциальность информации в сфере IT особенно актуальна, потому что есть уникальные инструменты работы, алгоритмы и решения в виде ПО, клиентская база, бизнес-процессы, данные CRM-систем.
Прототип соглашения о конфиденциальности (NDA) пришел к нам с Запада. Там это работает давно и хорошо. Российские суды пока только осваивают работу с NDA, да и практика применения неоднозначная, но в целом это как-то работает. Где-то суммы компенсаций существенно занижаются, где-то стороны заключают мировое соглашение. Однако всё это явно лучше, чем ничего.
Требования конфиденциальности информации лучше прописать в отдельном документе — NDA. В трудовом договоре удобнее сослаться на этот документ.
Мы своим клиентам внедряем NDA сплошь и рядом. Но учтите: чтобы NDA работало, надо не только грамотно составить документ. Важно правильно внедрить NDA в компании, так как все это будет работать только при соблюдении определенных условий обращения с информацией.
Работник обязан быть на связи и оперативно отвечать на сообщения начальства и коллег, а также предоставлять отчётность: можно
Работодатель имеет право предусмотреть в трудовых отношениях с сотрудником формат коммуникации и отчётности о работе. Как правило это делается в отдельном документе, где фиксируются общие принципы работы для всех позиций. Например, во внутреннем распорядке. Трудовой договор же ссылается на этот отдельный документ.
Кто-то вводит дресс-код, кто-то — время ответа на письмо в рабочей почте, другие — форму отчета о проделанной работе. Все это можно и нужно делать.
Однако помните, что уволить за нарушение правил обмена информацией в мессенджерах или невовремя сданный отчет нельзя — это противоречит Трудовому кодексу. Работодатель может сделать выговор или замечание. Если сотрудник получил два выговора, которые грамотно оформлены документально, это уже считается основанием для увольнения.
Трудовой договор определяет правила предоставления отчетности
Как у других: опыт коллег из IT-сферы
Мы спросили у независимого эксперта и коллег из IT-сферы, что для них особенно важно в трудовом договоре с дистанционными сотрудниками.
Прежде всего в трудовом договоре необходимо прописать общие сведения: дату подписания, город, размер оплаты труда, ставку, график работы, обязанности и права сторон трудового договора и т.д. Эти требования установлены законом, и без них трудовой договор будет считаться недействительным.
Далее рекомендую указать особенности работы IT-специалиста. Например, то, что сотрудник работает над проектами на основании технического задания; кому принадлежат права на создаваемые работником произведения; каковы особенности использования объектов авторского права.
Обратите особое внимание на запрет на разглашение коммерческой тайны. Программисты нередко получают доступ к важным данным, поэтому лучше четко прописать, что специалист не вправе все это разглашать третьим лицам.
Для нас важно прописать в договоре место работы и контролировать соблюдение этих договоренностей. Это важно, потому что есть ограничения по передаче данных и районные коэффициенты. Кроме этого мы четко прописываем график работы, с уточнением, что это Московское время. Это необходимо, чтобы вся команда в нужное время всегда была на связи. Например, в диапазоне с 11.00 до 16.00 все работают, тогда как начало и конец рабочего дня в команде могут не совпадать.
При заключении трудового договора с дистанционным сотрудниками действует правило: чем подробнее, тем лучше. Прописывайте процедурные моменты как можно более развернуто, ссылайтесь на локальные нормативные акты с описанием различных процедур, например порядка передачи исключительных прав от сотрудника работодателю. И не забывайте ознакомить сотрудника с такими локальными актами под роспись.
При этом важно учитывать внутренние особенности работы в вашей компании и подстраивать формулировки документов под них. Например, мы в Globus IT практикуем чередующийся (комбинированный) режим дистанционной работы. С 2021 года Трудовой кодекс позволяет дистанционным сотрудникам работать по смешанному режиму: определенное время дистанционно, определенное время — в офисе. Возможность такой работы предусмотрена у нас в Положении о дистанционной работе. Кроме этого для каждого такого сотрудника мы периодически утверждаем различные графики чередования, которые подписываем в электронном формате. Это позволяет корректировать объем дистанционной работы вне офиса для тех, кому необходим дополнительный контроль со стороны начальства.
А еще мы учитываем вероятность использования в работе программного обеспечения с открытым исходным кодом (open source). Его простая, на первый взгляд, конструкция может вызвать ряд споров в дальнейшем, поэтому рекомендую утверждать и знакомить разработчиков с таким локальным актом, как Положение об Open Source.
В договоре мы обязательно учитываем порядок предоставления отпуска дистанционному сотруднику. Отпуск зависит от вида дистанционной работы. Например, работнику, выполняющему дистанционную работу на постоянной основе, положены ежегодный оплачиваемый отпуск и иные виды отпусков в порядке, предусмотренном локальными нормативными актами компании. У нас это стандартный график отпусков для сотрудников и положение об ежегодном отпуске.
В нашем трудовом договоре о дистанционной работе прописаны следующие пункты.
Во-первых, то, с какого адреса электронной почты происходит взаимодействие по рабочим вопросам. Дистанционный работник не должен использовать личную или дополнительную почту как с точки зрения организационной структуры и дисциплины, так и с точки зрения информационной безопасности.
Во-вторых, из договора понятно, как происходит учет рабочего времени дистанционного сотрудника. Работник понимает, как считаются его рабочие часы, какой тайм-трекер используется в компании.
В-третьих, документ четко определяет, что считается нарушением условий трудового договора со стороны работника. Например, мы имеем полное право расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, если работник не выходит на связь в рабочее время без уважительной причины более двух рабочих дней подряд.
И, наконец, мы придерживаемся подхода, что лучше заранее указать, с помощью каких информационных систем происходит взаимодействие внутри компании, входят ли мессенджеры в их число, какие корпоративные каналы связи предусмотрены. Таким образом мы открыто говорим, что принято в нашей компании, а что не допустимо.
Оформляя трудовые отношения с дистанционными сотрудниками, мы обязательно указываем, что работник трудится дистанционно и его приглашение в офис не требуется. Еще я рекомендую обратить внимание на порядок передачи готовых проектов и иных результатов работы. Если этот пункт не прописан в коллективном договоре, обязательно включите его в трудовой договор. Кроме этого в нашем трудовом договоре указано, в какое время дистанционный сотрудник должен быть на связи.
А теперь пару слов о типовых ошибках. Например, увольнение за прогул. Такой пункт в договоре о дистанционном сотрудничестве включать нельзя. Удаленная работа не подразумевает постоянного нахождения на определенном адресе. Поэтому компания может столкнуться с судебными разбирательствами. Чтобы обезопасить себя, прописывайте более весомые основания для увольнения недобросовестных сотрудников.
Многие считают место выполнения трудовых обязанностей неважным моментом. Однако это не так. У нас есть специалисты, которые в процессе работы меняют город проживания. Поэтому в качестве места исполнения рабочих обязанностей мы указываем не конкретный город, а всю Россию.
В нашей работе часто возникают вопросы, решение которых тормозит работу команды. Для эффективной работы в группах сотрудники должны отвечать друг другу в течение 15-30 минут. Если разработчик нарушает правила, он может быть оштрафован. Рекомендую фиксировать эти аспекты в договоре или в Положении об оплате труда. Но кроме «кнутов» следует добавить и пункт про компенсацию за использование личного оборудования, поощрение при выполнении определенных параметров.
Коротко: что можно и нельзя писать в трудовом договоре с дистанционным сотрудником
Можно:
- сотрудник использует свое оборудование и ПО;
- мы не заводим, не ведем и не храним бумажные трудовые книжки;
- исключительные права принадлежат работодателю;
- соблюдены требования конфиденциальности информации;
- работник обязан быть на связи и оперативно отвечать на сообщения начальства и коллег, а также предоставлять отчётность.
Нельзя:
- предусмотрены особые основания для увольнения;
- предусмотрены штрафы для сотрудников, которые нарушают трудовую дисциплину.
В статье 2 ошибки - каждая из из них это минус деньги для работадателя)
"Сотрудник использует свое оборудование и ПО: нельзя"
Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
"Работник обязан быть на связи и оперативно отвечать на сообщения начальства и коллег, а также предоставлять отчётность: можно"
Помимо иных оснований, предусмотренных настоящим Кодексом, трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным частью девятой статьи 3123 настоящего Кодекса).
Андрей, спасибо за развёрнутый комментарий
1) сотрудник может использовать свое оборудование при компенсации — это совершенно верно и в редакции трудового договора автора статьи заложено такое условие
2) по поводу нахождения работника на связи, конечно это не основание для увольнения по ТК, так никто и не говорит. Но мы имеем право заложить это как обязательное условие в плане взаимодействия между сторонами и дальше, на основании этого, либо сделать выговор либо синициировать расторжение договора во взаимному согласию сторон, как на практике это обычно и происходит, когда работодатель и работник не срабатываются (не доводя до конфронтаций)
Спасибо, полезно. Как учитываются ситуации, когда сотрудник работает удаленно из другой страны?
Все зависит от того, потерял он статус налогового резидента или нет?
В глобальном плане это не имеет особого значения, так как вы будете определять юрисдикцию договора и применимое право исходя из места деятельности вашей компании (работодателя) и по факту сотрудник присоединяется к уже существующей экосистеме и принимает на себя все правила. Грубо говоря я могу жить в Испании, но моя деятельность направлена на Италию и в итальянской компании, тогда логично что и мои трудовые отношения будут подчиняться итальянскому праву (если конечно иное не будет вытекать из договора)
статья отличная, читал с удовольствием, спасибо
🙏