Организация работы команды на проекте. Какие встречи проводить?

Эффективность управления конкретным проектом напрямую зависит от качества проведения и результативности регулярных встреч (теперь их часто называют ритуалами). Ритуалы разнятся от этапа к этапу, но не отличаются по своей сути. Предлагаю сегодня посмотреть на то, какие встречи могут проводиться в рамках проекта, что они подразумевают и какие цели преследуют.

Существует всего три типа встреч:

• когда мы что-то генерируем
• когда мы о что-то решаем
• встречи-статусы

Для каждого типа встреч будет отличаться процесс подготовки и проведения.

Встречи-генераторы: Хорошим результатом такой встречи будет россыпь идей-предложений или ответов на заданных вопрос. Здесь используем технику «мозгового штурма» или какую-либо иную, позволяющую не ограничивать мышление участников встречи. К таким встречам могут относиться сессии целеполагания и планирования.

Встречи-решения: на таких встречах мы утверждаем цели, показатели, требования, сроки и ответственных в паспортах, планах, дорожных картах и т.д. К таким встречам относятся, например, управляющие и проектные комитеты.

Встречи-статусы: обсуждаем типовую повестку (одинаковую для всех подобных встреч), покрываем основные аспекты важные для проекта (т.е. перечень стандартных вопросов).

Например, такая встреча может предполагать обсуждение календарного плана в части сроков контрольных точек и отклонения от них, ресурсов и рисков. Типичный пример такой встречи - стендап или еженедельная планерка. Обсуждение на таких встречах может предполагать выступления членов команды, в рамках своих зон ответственности или презентацию Руководителя проекта об актуальном статусе, обсуждение открытых вопросов с командой. Для таких встреч очень важно иметь перед глазами артефакты, на которые опирается обсуждение, т.е. документы или представление в информационной системе, например, канбан-доска или календарный план. Идея таких встреч: получить полную картину положения дел на проекте, выявить отклонения важных параметров, принять оперативные решения по тому, что делать, чтобы получить выправить ситуацию.

Такие мероприятия должны иметь четкий тайминг и регулярность (еженедельную, ежемесячную): тогда сотрудники будут “держаться в колее”, грамотно распределять свои силы, смогут выработать комфортный для себя подход к работе в проекте и подготовке ко встречам.

Важно также понимать, что управленческая повестка для всех статус-встреч в приоритете над производственной, т.е. связанной с генерацией и принятием решений по отдельным оперативным вопросам. Т.е. если вопросы требуют значительного времени, то обсуждение переносится на время после того, как управленческая повестка полностью исчерпана или же выносятся на отдельные тематические встречи. Это незыблемое правило качественной статус-встречи.

Если вам вдруг показалось, что встречи-решения и встречи-статусы - это одно и тоже, я поспорю. Даже несмотря на то, что каждое совещание по проекту должно заканчиваться конкретным результатом в виде списка идей, предложений или принятых решений, далеко не всегда встречи, заточенные на решения, позволяют спокойно рассмотреть текущую ситуацию, отклонения, обсудить способы выхода из нее, зато могут отлично подойти для запуска нового проекта.

Старайтесь ясно давать понять, что вы ожидаете от участников на каждой встрече - презентации статуса, генерации идей или принятия решений. Также будьте осторожны, миксуя указанные типы ритуалов между собой.

В следующих постах я вернусь к вопросам фасилитации в рамках проектных встреч. Если вы хотели бы самостоятельно и более глубоко разобраться в этом направлении, обратите внимание на следующие книги:

• Майкл Вилкинсон - Секреты фасилитации. SMART-руководство по работе с группами
• Сэм Кейнер "Руководство фасилитатора: как привести группу к принятию совместного решения"