Аутсорс или не аутсорс – вот в чем вопрос

Все больше компаний осознают, что сегодня ИТ – это основа любого бизнеса, поэтому ИТ-услуги становятся все популярнее. По оценкам IDC, в 2020 году рынок вырос более чем на 14% и составил 411,61 млрд рублей и эта тенденция продолжится.

О том, в каких случаях организации прибегают к услугам ИТ-аутсорсинга, как найти толкового подрядчика и как правильно поставить перед ним задачу, чтобы результат соответствовал ожиданиям, рассказываем в нашем материале.

Причина первая, самая очевидная: у компании нет соответствующей компетенции, опыта и команды. Возьмем, к примеру, небольшую розничную сеть, которой необходимо быстро реагировать на изменения конкурентной среды за счет гибкого ценообразования и промо. Часто случается, что готового инструмента из коробки, соответствующего потребностям компании, либо не существует, либо его надо довести до ума, а платформы, которые использует крупный бизнес, дороги. В этой ситуации можно разработать решение самостоятельно с нуля или на основании библиотеки алгоритмов, взяв подрядчика на аутсорс.

Главная сложность, с которой может столкнуться компания, – это взаимопонимание. Заказчику необходимо уметь четко сформулировать бизнес-задачу, а подрядчику – предложить решение и донести те преимущества, которые фирма получит в результате внедрения, а также помочь с обучением и адаптацией сотрудников к новым технологиям.

Причина вторая: нужно срочно, опыт есть, но ресурсов нет. Скажем, у крупного банка есть серьезный ИТ-департамент и своя разработка, которые действуют в соответствии с ранее согласованным планом и бюджетом. Однако, чтобы сохранить конкурентоспособность, надо постоянно развивать продукты, а для этого требуется тестировать различные гипотезы. Это можно делать с помощью аутсорс-команд. Такой подход позволяет ускорить процесс совершенствования продуктов в два-два с половиной раза. При этом можно использовать как аутсорс в классическом понимании, когда ИТ-компания решает задачу комплексно «под ключ», так и привлечь проверенную проектную команду по модели «шеринга» и управлять ей самостоятельно.

В связи с серьезным переделом рынка труда, происходящим в настоящее время, все больше компаний задумываются о преимущества «шеринга» компетенций и времени персонала. Так, согласно нашему апрельскому исследованию, 43% топ-менеджеров готовы делиться высококвалифицированными командами с другими организациями.

Причина третья, неочевидная: структура бюджета. Этот случай также относится к компаниям, в которых есть полноценный ИТ-департамент и, возможно, разработка. Может случиться так, что на решение задач предусмотрен бюджет, однако он не предполагает расходы на ФОТ, то есть руководитель не может взять сотрудников в штат, но может потратить деньги на развитие и реализацию проекта. В этом случае опять-таки можно привлечь компанию на аутсорс, а можно – «пошерить» команду и управлять ею.

Это самый непростой вопрос. Сейчас на рынке нет простых, понятных, а главное – прозрачных с точки зрения критериев способов выбора. В большинстве случаев компании проводят тендер, официальный или неофициальный, чтобы сравнить предложения. Как обычно совершается предварительный отбор?

Способ первый: пригласить проверенных. Если у компании уже есть надежные партнеры, услуги которых в прошлом ее удовлетворяли, то вполне логично привлечь их снова: понятны их сильные и слабые стороны и можно спрогнозировать результат. Недостаток такого подхода в том, что фактическое отсутствие альтернативы дает возможность подрядчикам завышать цену.

Способ второй: сарафанное радио. Рекомендация коллеги из индустрии, решавшего похожие задачи, — это хороший способ найти надежных подрядчиков. Однако дьявол в деталях: как была поставлена задача, какая аутсорс-команда была привлечена, как быстро было достигнуто взаимопонимание с заказчиком – эти и многие другие факторы влияют на результат, так что часто рекомендация – не 100-процентная гарантия успеха.

Способ третий: работать с лидерами. У лидеров рынка обычно широкая экспертиза и наработанная годами репутация. Однако цена за услуги у таких подрядчиков будет выше среднерыночной, и, к сожалению, наличие профессиональной команды – это не всегда залог качества.

Способ четвертый: посмотреть, что в целом предлагает рынок. При таком подходе есть вероятность найти по-настоящему интересное решение, однако и риски высоки: придется опираться только на то, что подрядчик говорит сам о себе и на публичные отзывы, которые не всегда отображают реальную картину. Кроме того, процесс отбора занимает очень много времени, так как где искать и как оценить компетенцию, непонятно.

Способ пятый, самый распространенный: микс. Чаще всего, заказчики, проводя тендер, приглашают в него и компании, с которыми работали сами, и тех, кого им порекомендовали, и просто потенциальных подрядчиков с рынка. И сталкиваются с проблемами. С одной стороны, такое разнообразие априори усложняет выбор. С другой - поскольку рынок сервисных компаний непрозрачен, на этапе тендера практически невозможно понять, действительно ли это лучшие предложения, будет ли соответствовать фактическая цена, сроки и качество заявленным.

Опираясь на наш опыт партнерств с ИТ-компаниями и привлечения команд на проекты, можем предложить вопросы, которые необходимо прояснить, прежде чем сделать выбор. Надеемся, они помогут заказчикам повысить вероятность успеха, а подрядчикам подсветить свои сильные стороны.

1. Есть ли релевантный опыт у команды, технические навыки и умение понимать проблемы заказчика и особенности индустрии?

2. Насколько компетентна команда? Сколько реализовано аналогичных проектов? Каков их масштаб?

3. Насколько доступна команда в необходимые сроки? Есть ли возможность при необходимости быстро ее увеличить и какой бюджет для этого потребуется?

4. Насколько команда готова дорабатывать проект по комментариям заказчика?

5. Каково соотношение стоимости, скорости и качества реализации проекта?

Когда подрядчик выбран, крайне важно еще на этапе планирования обсудить все его фазы и понять, какой уровень контроля необходим. Ведь есть компании, которым можно доверить работать самостоятельно, а есть те, где фактически приходится осуществлять микроменеджмент.

В любом случае, при постановке задачи необходимо обговорить следующие моменты:

• Цель проекта

• Ожидаемый результат

• Образ результата: например, прототип с конкретными функциями или описание алгоритмов в формате Форда и т.п.

• Объем проекта

• Сроки

• Как выполнение задачи связано с другими задачами (важно, чтобы исполнитель видел общую картину – это поможет в принятии решений)

• Частоту информирования заказчика о статусе проекта и степень детализации

• Может ли заказчик вносить корректировки в проект и в какие моменты

Если на этапе постановки задачи и планирования заказчик и подрядчик нашли общий язык и достигли понимания, то скорее всего, его реализация будет успешной.