Одна ошибка и ты ошибся: частные нюансы работы с документами в госзаказе

Наблюдения, продиктованные 13-летним опытом госзаказов, убитыми нервами и седыми волосами. Будет полезно продуктовым командам до 15 человек.

Иногда государству нужны услуги частных компаний. В этом случае госорганы становятся заказчиками, организации — поставщиками, а вся система называется госзакупки. Звучит понятно, но при входе вы гарантированно получите сильный дискомфорт. Все будет перевернуто с ног на голову, а интуиция скорее будет мешать.

Я — Тимур Алимханов, сооснователь веб-интегратора StepUp, мой опыт работы с государством 13 лет. В материале дам советы продуктовым командам, которые планируют работать с государством. Рекомендации будут касаться нюансов, связанных с документами и всем, что их окружает.

В чем проблема: специалистов с релевантным опытом трудно найти.

Если игнорировать: будете медленными, тендеры пройдут мимо вас, соберете все возможные грабли (некоторые кончатся судом).

Какие специалисты понадобятся вам с большой вероятностью:

1. Тимлид с опытом госзаказа или имеющий четкое представление, что такое работа с государством.

2. Менеджер проекта c опытом работы в госзаказе с аналогичным набором. Сотрудник без опыта будет тормозить, а время для тендеров критично.

3. Государственный закупщик. У нас трудятся два тендерных специалиста, у одного за плечами 25 лет работы с 44-ФЗ. Они полностью понимают процесс закупки, на что заказчик обращает внимание, а на что нет, как читать описание закупки, а как не читать. Что важнее — понимают канцелярит на котором написаны все тексты, связанные с конкурсом. Еще у наших специалистов стальные нервы, ведь не каждый сможет 15 раз переделывать документы.

4. Юрист. Нужен сотрудник, который хорошо разбирается в законах, чем грозят те или иные ошибки. Досудебные проблемы возникнут с 99% вероятностью, потому что законодательство строгое, а разрешать ситуации надо уметь и без суда.

Поясню: у заказчика нет задачи засудить всех поставщиков. Однако есть закон и контролирующие органы, которые требуют проводить решение споров установленным образом.

5. Толковый финансист. Подробнее об этом в пятом разделе.

В чем проблема: если действие не зафиксировано на бумаге, его не существует.

Если игнорировать: не сможете доказать, что работали над проектами. Нет проектов → нет опыта. Нет опыта → нет заказов. Нет заказов → нет денег. Нет денег → нет денег.

Работая с государственными заказчиками начинаешь понимать важность порядка. Поверьте, победа в конкурсе — это только начало, потому что никогда не знаешь, какая бумажка понадобится завтра. Все должно быть структурировано, отсканировано и закреплено на бумаге.

Был случай — в конкурсе неправильно составлен договор. Приложение противоречило договору, на что нам указал юрист. Мы составили протокол разногласия сторон, что сэкономило нам кучу нервов и средств в дальнейшем. Если бы не заморочились, спросили бы с нас.

В чем проблема: переговоры с заказчиком — отдельная вселенная.

Если игнорировать: проект затянется, деньги заморозят, попадете в реестр недобросовестных поставщиков.

Госслужащие работают в особой среде и смотрят на привычные нам вещи несколько иначе. Часто это исправляется диалогом и разногласия уходят сами . Вот только вести такой диалог — отдельное искусство. Дело даже не в навыках переговоров как таковых, а в сути вопросов, которые могут задать.

Хороший специалист улыбнется и спокойно объяснит, что разработчики бывают разные. Есть джуны, есть мидлы, а есть сеньоры. Еще к зарплате прибавляются налоговые, административные, менеджерские и прочие расходы, о которых заказчик не знает.

У заказчика нет цели свести подрядчика с ума. Он работает в среде, где каждое действие регулируется законом, который регулируется другим законом. Среда вынуждает использовать конкретные термины и задавать уточняющие вопросы.

В чем проблема: часто просто выполнять контракт и улыбаться недостаточно.

Если игнорировать: последствия ситуативны, в основном будет трудно стать постоянным поставщиком.

Хочешь стать поставщиком №1, погружайся в задачу, задавай вопросы, поддерживай коммуникацию. Однако индивидуальный подход проявляется не только в формальных рабочих вопросах. Приведу пример.

У нашего клиента генеральный директор получил срок, что вызвало осложнения. Заказчик не может расплатиться, от него отвернулись 20 подрядчиков, с которыми он раньше сотрудничал. Никому не хочется работать бесплатно, но мы решили, что готовы рискнуть и пойти навстречу клиенту.

Когда положение заказчика исправилось, нам заплатили первыми, что сделало нас подрядчиком №1. Остальные 20 судятся до сих пор. Скажем так, спорить с таким заказчиком очень непросто. Это частный случай, но достаточно показательный.

В чем проблема: деньги заморозят до сдачи проекта, а жить на что-то надо.

Если игнорировать: кассовый разрыв, кредит, боль, торг, принятие, ликвидация ООО/ИП.

Допустим, мы взяли контракт на ₽20 миллионов с расчетом сдать его за год. Рассчитываем получить прибыль ₽3 миллиона, следовательно для обеспечения нужно ₽17 миллионов. Однако деньги компания получит только после сдачи проекта, и целый год нужно платить зарплату/аренду/налоги из запасов.

Где взять деньги? Можно в банке, но деньги сейчас дорогие. Если взять кредит под 18%, чтобы спокойно работать год, то проценты просто съедят прибыль и непонятно зачем вообще брались за контракт.

Представленный сценарий работает в идеальной картине мира. В реальности проект может затянуться или заказчик решит заплатить позже.

В чем проблема: иногда придется биться за деньги и объяснять заказчику элементарные вещи.

Если игнорировать: если интересы не защищать, их никто не будет уважать.

Недавно я проводил очные переговоры с клиентом, на них присутствовал коллега помладше. Клиент не хотел платить и переговоры были жесткими, с руганью и предложением сходить в суд. Диалог закончился в нашу пользу.

После переговоров коллега спросил меня, а надо ли было так ругаться? Не проще сходить в суд или молча принять условия? В том-то и дело. Ходить по судам устанешь, они длятся от нескольких месяцев до нескольких лет, а деньги нужны завтра. Поэтому надо уметь отстаивать свои интересы без похода в суд.

Наш редактор сказал, что надо закончить текст каким-нибудь списком. Поэтому вот напутствие:

1. Соблюдать сроки и вовремя сдавать отчеты. Не всегда на них сразу отвечают, но будьте уверены: их читают.

2. Документы — не формалистика, а буквально воздух проекта.

3. Подгонять проект под ТЗ вплоть до последнй буквы.

4. Хранить переписку с менеджментом со стороны заказчика. В идеале скринить каждый экран на всякий случай.

5. Перед началом работы получите все документы (заявка акцептируется).

Если работаете с госзаказом, напишите свои соображения по частым ошибкам. Интересно посмотреть на опыт коллег.

#госзаказ #ИТ #менеджмент #финансы