Считать или не считать: профиты, простои и личная эффективность в агентстве

Как анализировать эффективность человеко-часов в большой команде? Рассказывает Наталья Хитрова, операционный директор BRM-агентства Convergent Media Group Russia.

В закладки

Агентство ㄧ это его люди. Чем сильнее и вовлечённее команда, тем она эффективнее, тем ярче проекты и выше их коммерческая составляющая. Работа в рекламных агентствах давно перестала быть похожа (а, может, никогда и не была) на вечеринку. Это звучит цинично, но наш основной ресурс ㄧ это человеко-часы.

Как понять, насколько эффективно мы планируем и тратим время специалистов?

Экономику агентства довольно просто считать, если в нем работают 6-8 человек ㄧ простая таблица в помощь. Однако у нас за короткое время количество сотрудников удвоилось и продолжало быстро расти; таблицы в Excel или Google Drive стало недостаточно.

Сотрудники могут работать в параллели над несколькими проектами, а также тратят время на коммуникацию по административным вопросам, тренинги, дорогу в офис клиента, ресёрч и самообразование. Мы задались целью качественно улучшить трекинг ресурсов, вот что нам было нужно:

● Качественная оценка прибыли по коммерческим проектам: как по отдельному проекту, так и по клиентскому аккаунту в целом.

● Планирование ресурсов на долгосрочную перспективу, чтобы обеспечить достаточную коммерческую загрузку и эффективно планировать внутренние инициативы.

● Трекинг расхода ресурсов на внутренние активности

● Отслеживание перегруза и простоя отдельных экспертиз в штате для формирования и корректировок ресурсной стратегии агентства.

● Автоматизация кадровой и финансовой аналитики.

Всё понятно, осталось найти решение.

Почему готовые продукты нам не подошли?

Наша группа компаний имеет офисы не только в России, но также в Хорватии и США. У каждого региона свои особенности финансовой отчётности и как следствие много специфических требований к функционалу потенциального тула. Валюта проектов также отличается от страны к стране, как и базовая валюта внутренних затрат в различных офисах.

Мы провели исследование по готовым решениям на рынке; оказалось, что они не могут обеспечить нам требуемый уровень кастомизации. Что же делать агентству с инхаус продакшеном? Пожалуй, разработать свой продукт :)

Платформа получила гордое название Козара. Это символ дружной командной работы: помимо горы на Балканах под названием Козара, там же так называется палатка, которая может дать приют большому количеству людей, но поставить ее можно только командными усилиями.

Первый релиз

Рассказ о разработке платформы заслуживает отдельной статьи, поэтому перейду сразу к сути.

Первый релиз платформы был осуществлен в далеком 2010 году. Он позволил сотрудникам разносить свои рабочие часы по проектам, отмечать отпуска и больничные, а также переработки. Большой объём кадровой работы со штатом стал автоматизированным, а менеджмент получил доступ к аналитике.

Живые цифры помогали лидерам проектов и руководителям максимально точно оценивать прибыльность всех проектов, коммерческую эффективность отдельных сотрудников и прибыльность отделов в целом. Плюс мы получили статистику в динамике по загрузке отделов, простою экспертиз и конкретных сотрудников, что помогло планировать их занятость с точностью до минуты.

Прозрачность: все или никто

Работа в Козаре подразумевает, что каждый сотрудник агентства отмечает в программе рабочие часы так, чтобы выходило ровно 8 ежедневно. Джуниор, дизайнер, разработчик или генеральный директор ㄧ исключений нет. Статистика для всех работает одинаково.

Самое сложное – привыкнуть не откладывать букирование в долгий ящик. Потом ты вряд ли вспомнишь, чем конкретно занимался в прошлый вторник после обеда.

Результаты

Платформа работает более 8 лет, на протяжении этого времени продуктовая команда постоянно занималась оптимизацией существующего функционала и автоматизацией новых процессов.

Самое важное, что удалось сделать:

1. Синхронизировать платформу с софтом для трекинга задач

Сначала у нас был Basecamp, однако он не отвечал всем потребностям команд. Через 2 года мы перешли на Redmine; проектные сотрудники получили возможность отмечать в нём трудозатраты по задачам, что оптимизирует время. Данные синхронизируются с Козарой, а менеджмент получает более подробную статистику эффективности работы сотрудников по типам задач. При этом ребятам не нужно делать двойную работу и букировать часы в Козаре вручную.

2. Синхронизировать работу с календарем

Эта доработка вызвала дополнительный приступ любви и благодарности к продуктовой команде от топ-менеджмента.

Отдельные типы сотрудников (топ-менеджмент, контроль качества, HR) в меньшей степени работают по задачам в Редмайне, но много времени проводят на встречах и активно планируют свой день через календарь. Теперь достаточно внести код проекта в название встречи, и она автоматически появится в Козаре с учетом запланированного времени.

3. Настроить сбор аналитики и грамотно планировать работу отделов

Благодаря активному вовлечению нашего технического директора объём аналитики, доступной для менеджмента, возрос в несколько раз только за последние два года. Помимо базовых данных о финансовой эффективности мы получили возможность анализировать структуру занятости сотрудников (коммерческие проекты ㄧ внутренние проекты ㄧ саморазвитие и обучение ㄧ административные задачи ㄧ простой). Это дает возможность руководителям более стратегически планировать развитие отделов, причём как ресурсное, так и экспертное, а также позволяет нам в режиме здесь и сейчас видеть проблемные зоны.

Открытие

И довольно приятное для нас. Козара создана, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, делать их более эффективными, понятными и коммерчески выгодными. 8 лет назад мы не формулировали для себя так прямо, что мы движемся в сторону BRM (Business Relationship Management ㄧ методология управления деловыми взаимоотношениями). Но уже тогда мы заложили солидный фундамент в развитие системы управления ресурсами агентства. Сама методология трансформировалась в концепцию BRM, применимую к любому бизнесу. Сегодня BRM программы ㄧ это наша ключевая услуга, и мы не просто делаем digital, а программируем отношения.

Что дальше?

Мы очень довольны Козарой и её вкладом в процессы агентства и нашу общую эффективность. Однако мы не стоим на месте и планируем ещё немного упростить и автоматизировать платформу:

● Полностью перенести в систему все шаги по оценке проектов, чтобы фрагментировать риски и облегчить управление ими на этапе разработки.

● Синхронизировать процесс фактического закрытия проекта на платформе с бухгалтерией и используемой ими платформой бухучета.

● Упростить процесс оповещения команды и документального оформления больничных, сделав автоматизированную связку между нашим чат-ботом и Козарой.

Пока я дописываю эту статью, команда технических специалистов при участии Product & Analytics Group Head обсуждают эти доработки. Время на их встречу стоит в календаре, а значит, часы на внутренний проект уже зафиксированы в Козаре. Я же автоматом получаю букинг на внутренний проект PR_activities_2019 через задачу в RedMine.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Convergent Media Group", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 1, "likes": 2, "favorites": 12, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 68736, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 23 May 2019 11:51:21 +0300" }
{ "id": 68736, "author_id": 259233, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/68736\/get","add":"\/comments\/68736\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/68736"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }

1 комментарий 1 комм.

Популярные

По порядку

0

интересно

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Команда калифорнийского проекта
оказалась нейронной сетью
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }