Базовые правила деловой переписки
Как вести себя в деловых отношениях и почему голосовое сообщение в рабочем чате — это плохая идея. Вспоминаем базовые правила комфортной деловой переписки.
Пунктуальность: гори, но не сгорай
Горящие дедлайны, опоздания на встречи, сбои в рабочем календаре. Всё это приводит сначала к задержкам в выполнении промежуточных задач проекта, а позже вытекает в провалы на более высоких уровнях. Каждый шаг приближает к намеченной цели, поэтому важно соблюдать сроки во всех делах – от сдачи задания до начала рабочей встречи.
Грамотно выстроенная коммуникация и система мотиваций помогут избежать задержек по проекту, что повысит эффективность команды и принесет звёздочки в карму компании.
Делу время, а по всем вопросам в рабочие часы
В любой команде, а тем более в отношении партнёров и клиентов, важно сохранять субординацию и уважать личное время человека. Каждый из нас имеет право на отдых, когда мы не обязаны быть доступными для работы. Когда мы пишем или получаем сообщения по рабочим вопросам в нерабочее время, это может нарушить наше личное пространство и помешать нам отдыхать и расслабляться.
Более того, несоблюдение границы между рабочим и нерабочим временем может привести к выгоранию и ухудшению психологического благополучия. Постоянная доступность и ожидание ответа на сообщения создают чувство постоянного стресса. Нередко такие ситуации могут привести к перегрузке и снижению эффективности работы.
Здравствуйте, спасибо, до свидания
Почти вся коммуникация перешла в виртуальный мир, но даже в онлайн-переписках нельзя забывать о правилах делового общения. Важно понимать, что помимо стандартного приветствия и подписи, любые письма содержат свою структуру, которая упрощает коммуникацию. Так, например, если в письме присутствует вложенный файл, об этом необходимо предупредить в самом тексте письма. Также предупреждать необходимо, если в адресатах числится копия на другое имя.
Лайфхак: во многих серверах для электронной переписки есть функция автоматической подписи, которая дублируется в конце каждого письма. Таким образом, можно предотвратить ошибки в цифрах, фамилиях и названиях компании.
Потоп мысли по древу
Мессенджеры зачастую создают впечатление слегка неформального общения даже по рабочим вопросам. Но и этот факт стоит регулировать: как бы ни было забавно делиться с коллегами мемами в Telegram, важно помнить, что флуд не приведёт к эффективности, а только запутает человека.
Для контроля рабочих задач оставляем отдельные чаты, неформальные обсуждения можно вынести в отдельный диалог.
Игнор хуже предателя
Принцип «время будет – ответит» хорошо работает в неформальных чатах с друзьями, но никак не в деловой рабочей переписке.
Если электронное письмо не отмечено срочностью, то стандартный ответ на него должен занять не более 48 часов, а в мессенджерах и того меньше. Если вы не можете ответить на сообщение сию минуту, обязательно напишите, когда у вас будет достаточно времени подготовить полный и продуманный ответ. То же касается и электронных писем.
Краткость — сестра продуктивности
Чётко сформулированная информация в одном сообщения — залог быстрого и продуктивного взаимопонимания. Большие объемы информации, которые необходимо донести до команды структурно разбиваются на ёмкие и краткие поинты. Таким образом, вся информация будет передана коллегам так, как и планировалось, без смысловых неточностей и трудностей в понимании.
Существует множество вариантов структурирования задач, самая известная - матрица Эйзенхауэра, где задачи делятся на четыре блока по срочности и важности. Эта матрица поможет легко расположить задачи в теле сообщения - выделить важное отдельно и не запутать адресатов.
Мы живём в век инноваций, когда коммуникация только набирает темп, а любые задачи могут быть перенесены в онлайн. Но даже в таких реалиях важно понимать, что за каждым письмом и аватаром сидит живой человек с личным временем, которое надо уважать.
*материал подготовлен стажером агентства Евгенией Пашечко