Гайд для внутрикома: бюджетируем направление

Привет! Я Аня и я лидирую направление внутрикорпоративных коммуникаций и развития бренда работодателя. В прошлом материале я поделилась базой по построению бренда работодателя, а сегодня затрону более ситуативную тему – формирование бюджета на предстоящий год.

Разберем, какие статьи включать в свой бюджет, определимся, сколько денег нам понадобится и научимся объяснять руководству, почему нельзя заниматься внутрикорпоративными коммуникациями за ноль рублей ноль копеек.

Обычно компании начинают формировать бюджет на следующий год в конце сентября – начале октября. Соответственно, к этому времени у вас уже должен быть составлен план мероприятий по внутрикорпоративной культуре и HR-бренду.

Наверное, именно так это работает в идеальной вселенной, но мы живем в обычной. По своему опыту могу сказать, что в лучшем случае окончательный план по внутрикому формируется в конце января, когда у руководства есть понимание по целям и задачам, которые они хотят достичь. Не забываем, что внутренний PR – это поддерживающая, а не направляющая функция (хотя бывают и исключения) . Поэтому «отсебятина» здесь работает плохо.

Если целей нет, что делать?

Итак, первичное понимание по статьям расходов у вас уже есть. Не забудьте включить в этот список собственное обучение и посещение конференций по направлению. Для внутрикома важно быть в курсе происходящего в отрасли.

Теперь вам нужно придать документу структуру. Я обычно разделяю бюджет на несколько направлений:

В экселевской табличке уже вырисовывается что-то похожее на бюджет. Прежде чем тратить время на просчеты, пообщайтесь с коллегами из смежных подразделений. Вполне вероятно, что часть расходов уже входит в бюджеты их отделов. Например, на новый год из «своих» денег я оплачиваю только благотворительные подарки, а за фуршет для сотрудников отвечает отдел персонала.

С кем точно стоит пообщаться насчет будущих расходов:

Вероятно, что они уже заложили в бюджет похожие статьи. Помните о том, что внутрикорпоративные коммуникации – это не то направление, в котором вам легко и просто дадут нужное количество денег. Чем меньше расходов «висит» на вас, тем выше вероятность, что получится сохранить исходную смету.

Финальная структура почти готова. Осталось определиться с суммами.

Большая часть подрядчиков, с которыми я работаю, – мои постоянные партнеры. Поэтому у них я напрямую узнаю, планируют ли они поменять цены в следующем году. Одно письмо спасает от неловкой ситуации, когда оказывается, что нужная услуга стала стоить в два раза больше.

Если мы планируем внедрить что-то новое, либо хотим обновиться и, например, поменять брендбук, то указываю расходы с опорой на два фактора: средняя цена продукта или услуги на рынке и возможности компании.

Кстати, есть ли смысл искать подрядчиков на агрегаторах услуг? Вполне. В таком случае вы сами можете установить планку по стоимости проекта. Исполнители найдутся. Однако помните, что чудес не бывает, и полное качественное руководство по фирменному стилю за 10000 рублей вам никто не сделает.

Что касается итоговой суммы, то я придерживаюсь планки в 25% процентов от месячного ФОТ компании. Она получается не слишком пугающая для руководства, но достаточная для того, чтобы реализовать качественные вовлекающие проекты для сотрудников.

В некоторых компаниях этот шаг пропускают. Достаточно устно согласовать бюджет с непосредственным руководителем, и отправить документ ответственному сотруднику.

Также защита может проходить на уровне CEO-1 и руководителей направлений. В первом случае заранее проговорите с директором по персоналу/директором по маркетингу важность всех заложенных в бюджете статей. Скорее всего, если им начнут задавать вопросы по вашему направлению, то вряд ли они смогут ответить достаточно убедительно. Не всегда ваш непосредственный руководитель разбирается в том, что такое HR-маркетинг и сколько денег нужно на его качественную реализацию. Подготовьте слайды самостоятельно. Помимо бюджета на следующий год укажите факт за текущий и оцифруйте показатели по проведенной вами работе.

Если вы защищаете бюджет самостоятельно, то прежде всего опирайтесь на статистические аргументы и обратную связь от сотрудников. Миллион рублей в год за работу корпоративного портала выглядит откровенно неприятно, но если он действительно повышает качество и эффективность коммуникаций, то адекватное руководство не откажется от расходов на рабочий инструмент. Перед питчем продумайте все потенциальные вопросы. Обычно их два:

Советую изначально составить профицитный бюджет по направлению, чтобы удовлетворить просьбы о «подешевле». Вам не сложно, а людям приятно.

В конце хотела бы рассказать о нескольких «граблях» с бюджетированием, на которые я наступала за время работы.

За оформление бюджета должен отвечать один человек. Не стоит превращать работу над этим документом в коллективное творчество. Подход у всех разный, и далеко не все ваши коллеги имеют представление о реальных ценах на рынке. Например, однажды мы составляли бюджет втроем: проблемы начались уже на этапе распределения ответственности за статьи. По итогу нам пришлось трижды переделывать файл (еще и разрешать крайне неприятный конфликт) .

Стоит ли расписывать каждую активацию? На данном этапе нет, вы только запутаетесь. Вместо «награды на турниры по дартсу», «кубки лучшим сотрудникам» — пишите просто «награждения». Если у вас будут спрашивать детали, то вы дадите необходимые комментарии, а если нет, то не стоит создавать почву для вопросов.

Вы недавно присоединились к компании? Ни в коем случае не берите за основу прошлогодний бюджет вашего предшественника. Не факт, что он составил его правильно и с учетом всех расходов (а также инфляции и нестабильного курса рубля) . Например, в одной компании мне постоянно приходилось просить денег у маркетинга, потому что в компании на год на внутрикорпоративные расходы было заложено чуть больше 2 миллионов рублей. Эта сумма была катастрофически маленькой для реализации годовых проектов на несколько тысяч человек.

Если у вас остались вопросы, то буду рада на них ответить. Пишите в комментарии или мне на почту atskry@gmail. com. Буду рада помочь!