984 000 рублей экономии: как сократить расходы компании с помощью автоматизации учета финансов

Рассказываю, как собственник группы компаний устал от ведения учета в табличках и кассовых разрывов, а потом решил автоматизировать все в ПланФакте. В итоге получилось снизить проценты по кредиту, ФОТ, расходы на мобильную связь, канцелярию, коммуналку и офис.

«ГК Скала» занимается электромонтажными работами и сервисным обслуживанием деревообрабатывающего оборудования в Архангельской области. Еще у группы компаний есть розничный магазин крепежа. Годовой оборот — 35 млн рублей, в команде работают 20 человек.

В компании вели управленческий учет в Excel с 2014 года. Два человека заносили в таблицу данные, составляли отчеты и следили, чтобы операции не терялись.

На комплексном обслуживании у компании было 60 магазинов «Пятёрочка» в регионе. Для такого количества объектов в учете было огромное количество операций. Например, постоянные закупки крупных и мелких запчастей.

Минусы работы в Excel:

Учет в таком формате в итоге не давал руководителю компании Вячеславу Потапову полной финансовой картины бизнеса. Сложно было организовать разделение по проектам, а ручная работа приводила к постоянным ошибкам.

В компании периодически случались кассовые разрывы. Вячеслав устал от проблем с учетом и решил автоматизировать процессы.

Кассовый разрыв — временное отсутствие денег на обязательные финансовые расходы.

На этапе внедрения возникла проблема с названиями проектов. Для бизнеса Вячеслава важно прописывать детальные названия проектов, а изначально в сервисе были ограничения на длину. Не хватало символов для проектов. Например, несколько станков для обработки могут называться одинаково и отличаться парой цифр. Из-за ограничения названия сокращали, но сами потом путались в них.

С 2017 года в компании непрерывно используют сервис автоматизации финансового учета ПланФакт. Ключевые задачи сервиса за последний год — оптимизировать расходы и помочь компании преодолеть сложные времена в отрасли.

С помощью автоматизации учета финансов и простого контроля в ПланФакте получилось сэкономить 984 000 рублей за 2022 год. Это ощутимая сумма для компании.

Сэкономили 50 тысяч рублей в месяц на процентах по кредиту

ПланФакт помог наглядно увидеть ежемесячные расходы в 100 тысяч рублей на проценты по кредиту. В компании решили поработать с кредитными продуктами в разных банках. В итоге перекредитовались и смогли сократить оплату процентов в два раза.

Сэкономили 30 тысяч рублей в месяц на ФОТ и в 3 раза время на учет

Оптимизировали расходы на мобильную связь, канцелярию, коммунальные услуги и офис

В ПланФакте стало удобно следить за расходами. За каждой статьей в компании следят и вовремя оптимизируют. Например, обнаружили, что затраты на канцелярию в 2021 году составили 94 тысячи рублей. Оптимизировали и в 2022 году потратили всего 70 тысяч.

ПланФакт помогает следить за маржинальностью и правильно работать с прайс-листом

ПланФакт помог разделить денежные потоки компании по проектам. Например, компания самостоятельно закупает и привозит запчасти. Чтобы сделать правильную наценку и учесть маржинальность, нужно фильтровать запчасти по проектам.

Допустим, компания заказала товар за 37 тысяч рублей. За доставку заплатили 2-5 тысяч. В Excel данные о доставках часто терялись и неправильно учитывались. Особенно, если для перевозки заказывали частный транспорт и расплачивались наличными. У компании отдаленный регион, сложная и часто дорогая логистика. Доставка товаров стоит существенных денег, которые важно учитывать.

Вячеслав Потапов говорит, что в ПланФакте невозможно упустить стоимость доставки, потому что в проекте учтены все статьи расходов.

Автоматизация учета помогла «ГК Скала» избавиться от рутины и ошибок, наладить планирование и взять под контроль угрозы кассовых разрывов, сэкономить почти миллион рублей и более уверенно преодолеть сложные для отрасли времена.

Самостоятельно построить отчет о движении денежных средств (ДДС), который поможет отследить все деньги в бизнесе, можно с помощью бесплатного шаблона от ПланФакта.

Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.