Как организовать процесс подготовки спикеров на IT-конференции

Или как сделать так, чтобы от компании постоянно кто-то выступал

Много написано о том, как подготовить доклад, сделать презентацию и натренировать спикера. Хочу поделиться, как это «поставить на поток» — организовать внутри компании процесс, который поможет готовить спикеров и участвовать в конференциях регулярно.

Несколько лет я занимаюсь этим в разных IT-компаниях, поэтому пишу исходя из личного опыта. Обычная задача «найти спикера на конференцию» простая только на первый взгляд. Как выбрать конференцию? Как подобрать под неё спикера? Как этого спикера замотивировать, раскачать? Как помочь подготовиться? Что делать с темой — как её искать? Как сделать так, чтобы от компании постоянно кто-то выступал?

Для начала закроем вопрос, зачем вообще участвовать в конференциях в 2024. Благодаря всеобщей диджитализацией многие компании выходят на рынок IT-работодателей — даже те, кто не позиционирует себя как IT-компания. Штат IT-специалистов есть не только в Тинькофф или Яндексе, но давно и у Магнита, Авито, СпортМастера, Леруа Мерлен, Почты России и многих других “неайтишных” компаний, и их количество возрастает. Конкурировать за кадры становится сложнее, всё больше разговоров об IT-бренде работодателя. Согласно исследованию ЭКОПСИ и Хабра, профессиональная среда входит в топ-3 качеств компании, важных для соискателей в IT.

Как компании продемонстрировать свою профессиональную среду, рассказать о своих проектах, подходах, стеке технологий? Один из инструментов работы над IT-брендом — это выступления на IT-конференциях.

Для публичного выступления нам нужен спикер, тема доклада и сам доклад, а также площадка для выступления, будь то митап или конференция. Далее в статье я рассмотрю различные модификации, когда у вас например есть спикер, но нет темы – он не знает с чем выступать. Или есть и спикер и тема, но непонятно где выступать. В конце статьи размышляю о том, как это всё превратить в процесс.

Пойдём от простого к сложному.

Внутренний прогон: кого звать и на что обратить внимание

Ваш коллега говорит, что его/её доклад одобрили для выступления на конференции. На этом этапе лучше всего устроить предварительный прогон доклада внутри компании и пригласить на него тех, кто работает со спикером в одной команде. Пусть это будет пара человек, которым он доверяет. Они поддержат, а ещё могут вспомнить важные детали, поправить формулировки и добавить свои идеи.

Будет хорошо пригласить кого-то из смежных команд. Когда варишься в одном проекте, многое кажется очевидным, а коллеги извне могут задать интересные вопросы, которые помогут дополнить выступление и усилить контент.

Также можно пригласить руководителя спикера, чтобы он со своей стороны помог дополнить или наоборот ограничить сенситив контент (тот контент, который нельзя шарить за пределы компании). Иногда важно позвать на внутренний прогон кого-то из PR, чтобы оценить, как выглядит компания через доклад.

Что важно учесть

В начале прогона важно дать общие вводные: на какую конференцию доклад, когда спикеру предстоит выступать и на какую аудиторию. Под этим углом мы все будем смотреть презентацию. Почему это важно? Например, если аудитория начинающая, можем себе позволить чуть более поучительный тон, а сложные вещи будем объяснять подробнее. Если аудитория — это коллеги такого же уровня, стоит делиться опытом, инструментами и фактами, не пытаясь говорить «как надо».

Также важно подумать, что мы хотим донести до слушателя, каким будет итоговый слайд — это поможет не терять фокус повествования, убрать лишнее и дополнить чем-то важным. На технических конференциях чаще всего спикеры делятся опытом, тогда итогом выступления могут быть выводы по использованию подхода или список ссылок с подробностями по использованию нового инструмента. Или, возможно, список литературы, по которому слушатели смогут подробнее ознакомиться с новым методом.

А также

• Может быть полезно пригласить тренера по публичным выступлениям, который со спикером поработает уже над подачей материала.
• На этом этапе подключаем дизайнера для оформления красивой презентации в корпоративном стиле.
• Здесь же можно вручить корпоративный мерч, в котором спикер будет выступать: футболку, толстовку.

Забрасывая удочку на будущее, важно и во внешних, и во внутренних коммуникациях компании рассказать о выступлении. Можно пригласить коллег послушать, а после конференции поделиться записью и фотографиями, написать новость на корпоративном портале — в общем, рассказать максимально широкой аудитории об этом событии.

Посмотрите доклад Адель Макашевой про этапы подготовки спикера.

Ситуация, когда есть готовая тема, с которой коллега хочет выступить. Как найти конференцию?

• Всегда полезно обратиться в сообщество. Во многих IT-чатах регулярно обсуждают актуальные конференции. А здесь по ссылке — большой список IT-конференций от Жени Голевой, он обновляется и дополняется в реальном времени.
• Ищем в списках (да и просто в интернете) тематические конференции, изучаем, какие доклады туда принимают.
• Интересуемся у коллег по отрасли, интересует ли их наша тема. Можно организовать совместный митап с другой компанией вместо того, чтобы искать внешнюю конференцию.
• Тоже очень хороший вариант — устроить внутренний митап. Это позволит поделиться знаниями с коллегами и реализовать потребность сотрудника выступить.

Эксперт в какой-то области (например, Python или Go) хочет подать заявку на доклад на конференцию по своей тематике, но не знает, что именно рассказать, чем поделиться, если всё в своей работе кажется очевидным. В таком случае я обычно собираю встречу, куда приглашаю коллег спикера, экспертов, признанных в компании, руководителя. Это люди, которые в контексте проектов потенциального спикера и знают интересы аудитории.

В начале такой встречи мы обсуждаем потенциальное мероприятие. Главный акцент — на целевую аудиторию, её интересы и потребности. Говорим про формат конференции, кто там обычно выступает, что рассказывает. В идеале — попросить спикера подготовить ответы на все базовые вопросы. У многих конференций в IT есть понимание того, что они хотят видеть на своих конференциях, это можно посмотреть на их сайтах.

Обсуждаем тему

Дальше потенциальный спикер может поделиться, какие есть идеи по выступлению. Рассказывает о проекте, над которым работает, а коллеги задают вопросы о деталях: почему сделал так, а не иначе, какой метод использовал, что пошло не так. Ещё можно спросить, чем больше всего гордится спикер, что было самым сложным. Из ответов на эти вопросы мы можем нащупать и сформулировать тему, которая будет интересна коллегам на конференции.

Если совсем не получается найти тему внутри компании, можно обратиться за помощью к внешним экспертам. Таких людей стоит искать в программных комитетах соответствующих конференций или в профильных чатах.

Готовим доклад

Следующий шаг — подготовка структуры доклада: какие будут разделы, подтемы, в какой последовательности, чтобы это всё было интересно. Помним основную мысль, которую хотим донести, — она помогает фокусировать доклад и не распыляться.

После этого не стоит спешить и сразу готовить полноценный доклад. Самое время сейчас верифицировать тему: подать заявку на доклад на сайте конференции, чтобы программный комитет оценил интересность темы. Вас могут пригласить на более подробное обсуждение доклада (тут как раз пригодится структура, которую мы заготовили).

Программный комитет может как отказать, так и предложить что-то доработать, исправить, переделать, дополнить. И только после всех этих дополнений можем приступать к подготовке доклада.

Узнайте заранее, как именно происходит отбор докладов в программу. Есть конференции, которые после просмотра описания сразу готовы сказать решение, а есть те, кто после одобрения заявки ставят прогон почти готового доклада. Не стоит откладывать подачу заявки на последние дни.

• Если доклад не одобрили, можно уточнить, в чём причина. Это поможет при следующей попытке. Но мы всё равно можем выступить с этой темой внутри компании!
• Если доклад одобрили, возвращаемся выше в блок 1: "есть тема, спикер и площадка".

Кстати, вот интересный доклад Романа Поборчего о том, как найти тему для доклада.

Например, есть запрос от бизнеса: нам важно выступить на каком-то конкретном мероприятии и надо найти спикера.

Сразу привлекаем все возможные каналы внутренних коммуникаций:

• Пишем во внутренние чаты, просим руководителей спросить свою команду, есть ли желающие выступить.
• Спрашиваем эйчаров и проджектов, могут ли они кого-то посоветовать — у меня часто бывало, что на общие вбросы в чаты никто не откликается, но если прийти к человеку в личку, он ответит охотнее.
• Если нашелся заинтересованный, важно поддержать человека, заверить, что поможем на всех этапах подготовки (и действительно так сделать).

• Далее переходим к вышеописанным пунктам: приступаем к поиску темы, площадки и пр.

Если желающий не нашелся (а такое тоже возможно), скорее всего, пока культура выступлений в компании не развита. Рассуждаю об этом ниже. А в статье на Хабре рассказываю в том числе о том, как вовлекать разработчиков в процесс подготовки докладов.

Это очень обширная тема. Выделила самое важное, на мой взгляд, для начала этого процесса.

В первую очередь — культура. Важно понять, поддерживает ли это руководство компании? Как топы отзываются о публичный выступлениях?

• Бывает такое, что топы категорически против, например, потому что не видят в этом ценности или переживают за хантинг сотрудников на конференциях.
• Бывает, топы не против, но только на словах. На деле говорят между делом: «одни работают, другие балаболят на конференциях». Всё это не создаёт поддерживающей атмосферы.
• Топы могут быть «за», а отдельный руководитель отдельной команды — против. Тогда вряд ли кто-то из его команды захочет выступать.
• Я видела и обратные примеры: когда руководитель понимает важность шеринга знаний и профессиональное развитие даже от подготовки доклада, то буквально очерчивает это как зону роста сотрудника. В таких командах выступают даже джуны.

Если компания всерьёз взялась за выступления, надо понять, идёт ли время подготовки доклада в зачёт рабочего времени. Когда ценность выступления не совсем очевидна для спикера, а ещё и делать это надо вечерами или в выходные дни, это несерьёзно.

Для начала поймём, что у нас есть: поискать спикеров внутри компании. Забрасываем удочки в корпчаты, ходим по эйчарам, руководителям, интересуемся, кто выступал, кто хотел-думал, кто потенциально мог бы, кто реализовал какие-то интересные проекты.

Ко всем этим людям идём в личку. В зависимости от ответов работаем с ними по пунктам выше: есть тема/есть желание/есть площадка и т.д.

Как только кто-то выступил, обязательно рассказываем в корпоративных каналах, выдаём мерч/ачивки/подарки, добавляем call to action в духе «если вы тоже хотите выступить от компании, приходите ко мне». Просим всех руководителей то и дело вбрасывать на синках про выступления, проговаривать это на 1-1.

Это мы, по сути, сняли сливки.

Итак, мы прошлись по всем, кто есть. Если хотим, чтобы спикеры постоянно выступали на внешних конференциях, придётся раскачивать внутреннюю лодку: развивать внутреннюю культуру выступлений.

Зачем? Чтобы выступления воспринимались как норма, чтобы поиск спикеров и раскачка желающих происходила постоянно, чтобы появлялись новые спикеры, чтобы в компании процесс прогонов докладов или поиска тем проходил постоянно и естественным образом совершенствовался, чтобы улучшилась обратная связь, которую спикеры дают и получают.

Можем начать с неформальных выступлений внутри компании, техтолков на любые темы. Для старта подойдёт любой формат, даже пятиминутные рассказы о посещении конференции в качестве участника.

Так у нас появляются регулярные внутренние митапы, очерчивается пул активистов, мы уже можем пробовать общаться с программными комитетами внешних конференций, пытаться подавать доклады, организовывать совместные митапы с другими компаниями. И переходим к пунктам, которые я описала выше.

Всё это, конечно важно делать в соответствии с бизнес-целями, поэтому узнаём у топ-менеджмента о них. В своём телеграм-канале написала пост на эту тему.