ТЗ и результат. Постановка задач подрядчикам, фрилансерам, сотрудникам

Привет! На связи Алёна и маркетинговое агентство Lite‑ads. Насмотревшись на чужие грабли и получив пару своих шишек, подготовила статью-чек-лист по постановке задач, чтобы не было как в известной фразе, там где «ТЗ — ХЗ». Подойдет руководителям и проджектам.

Итак, начнем.

Основные причины проблем в постановке задач — недопонимание и мера всех под себя (мне понятно, значит и они поймут). Не поймут. Какой бы прекрасной не была команда, если вы не в состоянии правильно поставить задачу, получите невразумительный результат, множество правок, срывы дедлайнов и дальше по нарастающей.

Разберитесь в задаче, вникните, поймите, что хотите получить в результате и что у вас есть для получения этого результата. Если это типовая задача по текущему проекту и задача ставится штатному сотруднику, который уже давно с ним работает — no problem. Тут все справятся. Но, что если проект/тип задачи новые или ваш сотрудник заболел, уволился, и тп, замену не нашли, а делать нужно срочно.

Возьму для примера дизайнера фрилансера — новый человек, рядом нет вашей команды, кто оперативно объяснит/поможет. Значит ТЗ должно быть максимально полным и понятным.

1. Опишите коротко, что должно быть сделано. Допустим, креативы для фейсбука бренда.

2. Определите дедлайн и приоритетность задачи. Дедлайн должен быть объективным, точная дата и время. Если дата без времени, то будьте готовы получить работу в 23:59 последнего дня. Как гласит первый закон Паркинсона: «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Все мы любим растягивать, откладывать и делать в последний момент. Помните об этом.
3. Определите реперные точки. На каких этапах и что нужно согласовывать. Мало ли всё-таки не правильно поняли друг друга. Проще это выяснить на первых этапах, чем когда вся работа будет готова не правильно.

4. Соберите информацию, которая понадобится для выполнения задачи. По примеру с дизайнером это будет так:

• Ссылка на страничку фб и ссылка на сайт.
• Ссылка на диск, где хранятся исходники и бренд бук с фирменным стилем. Плюс обязательно описание, как использовать бренд бук.
  
• Ссылка на референсы, что вы хотите получить в результате. Здесь вместо ссылки можно просто попросить изучить предыдущие посты на странице в фб и придерживаться подобного стиля. Можно дополнительно указать размер нужных изображений.
  
• Ссылка на контент-план с указанием, на каком листе и что искать. Или перечень постов с описанием в формате «дата, тема, о чем будет пост и для чего он, текст для креатива, доп.элементы». Например, условно 1) 13.02 — ТЗ пост с чек-листом как правильно составлять ТЗ, креатив должен привлечь внимание, чтобы аудитория как минимум сохранила себе этот пост, обязательно заголовок «постановка ТЗ», использовать элементы ассоциации — списки и т.п.
  
• Описание, для чего эта задача вообще нужна. Исполнитель должен понимать, что будет, если он выполнит, не выполнит или не успеет в сроки с выполнением задачи. Например, дедлайн 09.12 в 12:00 это важно, потому что готовые креативы вы будете еще отправлять на согласование, обычно оно занимает 1 день, далее возможны правки и повторное согласование, т.е. Еще + 1 день. После этого нужно еще время, чтобы SMM специалист успел всё собрать и поставить в отложенный постинг. Добавляем еще 1 день. А первый пост должен быть опубликован 13.02 утром. Если исполнитель опоздает, то последующие действия сдвинутся по времени и возможно вы не успеете запланировать публикации, а значит часть креативов уже будет не нужна и т.п и тд.
  
• Как понять, что задача выполнена правильно. Резюмируйте, что в итоге должно получиться Nое количество креативов в фирменном стиле до 09.02 12:00. Если для них нужно использовать какие-то изображения, можете указать дополнительно, что их нужно обязательно покупать на шаттерстоке или это ваши фотографии, которые есть в исходниках, или можно брать любые картинки и вы, например, рекомендуете искать их в Pinterest и тп.
  
• Размер оплаты (если это сторонний исполнитель)
  
• Доп.контакт, при необходимости. К кому можно обратиться, если вы не на связи или возникают проблемы с выполнением задачи. Например, вы ставите задачу, но к моменту выполнения, вы уходите в отпуск. Добавьте контакт коллеги, который будет принимать работу. Коллегу также оповестите. Оставьте ему контакты исполнителя, копию ТЗ и указания, что с этим делать.

И в конце, убедитесь, что человек всё правильно понял. После того, как поставите задачу, спросите, сколько времени ему понадобится на изучение. После чего вы сможете обратиться к нему с вопросами на понимание. Вдруг какой-то момент не понятен, или человек уже слишком загружен и физически не успеет всё сделать, или может быть не хватает каких-то средств для выполнения. Главное, обязательно дайте время на изучение. Если будете требовать ответ сразу же как отправили ТЗ или слишком торопить с ответом, он вряд ли успеет вникнуть и объективно оценить свои возможности.

Расписывать так подробно — долго и требует личного погружения в задачу. Но это гораздо эффективнее, чем надеяться, что человек сам разберется, применит навыки телепатии и сделает так, как вы хотите. Потратив немного больше времени на составление ТЗ, вы с большей вероятностью получите хороший результат с минимальными правками и в требуемый срок.

Переписка в мессенджере это конечно быстро и удобно, а ваш сотрудник может быть сколько угодно ответственным. Но случится может всякое, а руководитель/менеджер всё-таки здесь вы — ставьте задачи, контролируйте, управляйте рисками.

Хороший исполнитель = хорошо составленное ТЗ.