Гибридный график: как организовать работу удобно для всех
Несколько инструментов и рекомендаций, которые облегчают взаимодействие команды — и в офисе, и на удалёнке
Гибридный график делает работу более гибкой — по данным Работы.ру, в 2023 году 19% россиян трудились в гибридном режиме. В СберМаркетинге многие команды работают в гибридном формате, присутствуя в офисе не каждый день. Как организовать работу, чтобы избежать микроменеджмента и при этом продолжать контролировать задачи, — поделился наблюдениями Андрей Жабин, маркетолог СберМаркетинга.
Обеспечьте возможности для совместной работы
Чтобы файлы с правками и предложениями от коллег не приходилось скачивать по много раз, используйте платформы с онлайн-доступом.
Примеры таких ресурсов:
Яндекс Документы — онлайн-аналог Microsoft Office. Здесь получится создать документы, таблицы и презентации. Открыть доступ к ним можно для всей команды или только для ее части.
Figma — в этой программе можно создавать прототипы сайтов и делать иллюстрации. Коллеги смогут внести правки или оставить комментарии.
Miro — платформа подойдет для брейнштормов. Например, коллеги смогут создать ментальную карту в онлайн-режиме.
Mogu — таск-трекер, где можно спланировать проект и его этапы.
Чтобы хранить важные файлы было удобнее, пользуйтесь облачным хранилищем. Так вы с коллегами сможете вместе работать над документом, презентацией или таблицей, и при этом не придется тратить собственное место на компьютере под рабочие задачи.
Вариантов облачных хранилищ много. Например, в таск-трекере Mogu можно бесплатно хранить 1 ГБ файлов — этого хватит примерно на 500 фотографий в высоком разрешении. А если понадобится больше пространства, приобретите тариф Growth, с ним вы получите 50 ГБ памяти.
Определите каналы связи для сотрудников
Чтобы тем, кто работает из дома, было проще оставаться в общем контексте, важно определить, где и по каким вопросам будут общаться участники команды и руководитель.
Используйте согласованные каналы связи. Объясните сотрудникам, что, например, переписываться вы будете в Телеграме, а созваниваться в SaluteJazz. Это важно, чтобы потом не искать документы в почте или другом мессенджере. А еще при таком подходе сотрудникам не придется скачивать лишние программы, если один из коллег пришлет ссылку на созвон в новой платформе.
Создайте также отдельный чат для общения, чтобы фотографии кота коллеги не мешали находить в переписке важную информацию о проекте.
Храните файлы в упорядоченном виде. Даже если вы используете чаты только по назначению, информация легко может затеряться в бесконечной переписке или в личных сообщениях. Поэтому важно создать место, куда команда будет складывать документы.
Например, в таск-трекере Mogu можно хранить скрины, таблицы, закреплять ссылки, даже построить целую базу знаний для коллег. Например, закрепите на доске документы от эйчара, результаты кастдева или редполитику компании. Если к команде присоединится новичок, вы сразу сможете предоставить ему доступ ко всем необходимым данным.
Заведите несколько онлайн-досок для разных целей. Это особенно актуально, если команда большая и постоянные сообщения от одних ее участников помешают другим. Например, сделайте отдельные пространства для разных команд: sales-менеджеров, разработчиков, дизайнеров.
А чтобы никто из коллег случайно не внес лишние изменения в список задач, можно назначить участникам проекта разные роли. Например, в Mogu есть такие варианты:
- Участник. Может менять на доске что угодно.
- Наблюдатель. Видит данные на доске, но не может вносить изменения.
- Комментатор. Не вносит изменения, но может оставлять комментарии к задаче.
Планируйте рабочие задачи
Распределять командные задачи удобно в серверах-планировщиках с онлайн-доступом. Такие платформы позволят синхронизировать работу сотрудников, а заодно избавят руководителя от микроменеджмента: вместо того чтобы спрашивать, чем занят сотрудник, он сможет просто открыть сервис и проверить это самостоятельно.
Способов отслеживать командные задачи много, но вот самые популярные из них:
Совместный календарь. Это довольно примитивный способ установить задачи. Здесь вы можете разместить ссылки на рабочие созвоны или пометить дедлайны.
Канбан. Этот вариант подойдет, если у вас много небольших задач. Например, если нужно написать 10 статей или вести несколько клиентов одновременно. Вы выделяете несколько колонок-этапов и по мере прогресса переставляете задачу в колонку правее — ближе к завершению.
Канбан-доски Mogu помогут также проанализировать сроки выполнения каждого проекта. Когда задача переходит из одного списка в другой, включается трекер времени. Вы сможете отследить, сколько длился каждый этап. Как только задача перейдет в последний столбец, трекер покажет полное время, которое команда потратила на проект.
Scrum. Этот метод подойдет, чтобы спланировать проект, в котором понятны только первый шаг и конечная цель. Например, запустить мобильное приложение или задизайнить сайт. А промежуточные этапы уточняются постепенно.
Ключевой принцип такого подхода в том, чтобы разбить большую задачу на подзадачи, которые нужно будет сделать за определенные временные интервалы — спринты. Они помогают не терять темп работы. Длина одного спринта — от недели до месяца.
Например, если нужно сделать посадочную страницу для продукта, спринты могут выглядеть так:
- Первая неделя: набросать идеи концепции, передать ТЗ копирайтеру.
- Вторая неделя: сделать прототип дизайна и согласовать его с заказчиком.
- Третья неделя: доработать дизайн и отправить его на верстку.
- Четвертая неделя: согласовать финал с заказчиком.
А чтобы проконтролировать, как идет проект, команда собирается на быстрые ежедневные планерки.
Диаграмма Ганта. Она отображает задачи проекта на горизонтальной временной шкале. Каждая часть проекта выглядит как полоса, начало и конец которой указывают на срок выполнения подзадачи.
Договоритесь, что задачу вы ставите только в определенном месте. Например, если ее обговорили в переписке, но не отметили в таск-трекере — задачи нет.
Чтобы поставить задачу было проще, у Mogu есть синхронизация с Телеграмом. Вы сможете переслать сообщения от коллег сразу на доску. А если кто-то добавил в таск-трекер задачу, вы получите push-уведомление.
Продумайте систему контроля
Даже если пользуетесь мессенджерами и таск-трекерами, не забывайте лично интересоваться, как идут дела в команде. Для этого устраивайте регулярные созвоны. Например, можно включить в календарь следующие встречи:
- Daily Stand-up. Утром перед началом рабочего дня созвонитесь с командой, чтобы обсудить задачи каждого сотрудника на день. Это поможет понять, как идет прогресс и не возникло ли проблем с проектом.
- Еженедельные планерки. В начале недели обсудите с коллегами, какие задачи перед ними стоят.
- Встреча с каждым членом команды. Если размер команды позволяет, раз в месяц созванивайтесь с каждым сотрудником, чтобы узнать, как у него дела с текущими проектами.
- Командная встреча раз в квартал. Позволит обсудить, как команда работала на длинной дистанции.
В некоторых компаниях есть также практика расписывать задачи на день и то, что было сделано вчера. Это поможет руководителю отследить проблемы на каждом этапе. Сделать такую общую доску с задачами просто — например, в Mogu.
Старайтесь не перегружать сотрудников элементами контроля. Это может отвлечь их от основных обязанностей.
Чего делать не надо
Бывает такое, что в попытках проконтролировать работу команды руководитель только ухудшает положение и раздражает сотрудников. Вот вещи, которых в общении с подчиненными стоит избегать:
- Не требуйте ответа после окончания рабочего дня. На удаленке легко потеряться во времени и растянуть работу до позднего вечера. При этом стоит помнить о том, что переработки — одна из главных причин выгорания у сотрудников. Поэтому важно давать подчиненным отдыхать. Для этого ограничьте рабочее время: установите часы, когда корпоративные чаты будут активны, а вы сможете писать сотрудникам.
- Не нужно контролировать рабочие часы. Некоторые компании подсчитывают количество рабочих часов с помощью таск-трекера или через специальные программы контролируют движения курсора. Но сотруднику будет куда спокойнее, если он будет знать, что может отойти за кофе и спокойно вернуться к работе. Главное, чтобы задачи были сданы вовремя.
- Не игнорируйте обратную связь. Обязательно интересуйтесь, подходят ли команде текущие элементы контроля. Для этого проводите, например, ежеквартальные опросы в Yandex Forms. Это поможет вовремя внести изменения в рабочий процесс.