Что делать, если ваше агентство в шаге от развала? Исправляем ошибки в менеджменте

Что делать, если производительность сотрудников начинает падать? Как оптимизировать планерки и избежать потери задач? Рассказываем, как мы нашли ошибки в менеджменте и что помогло нам не развалить команду. Читайте, чтобы не повторить наших ошибок или узнать, как выйти из такого положения в 4 шага.

Делегирование — это когда ты уверен в результате выполнения задачи, что даже не будешь перепроверять результат.

Столкнулись с проблемой в команде —производительность всех сотрудников упала. И, вроде, все понимаем какие задачи, но никто не понимает, что и кто делает.

Становится даже страшно, порой.

Пустили все силы в разбор ситуации и исправление.

Пролог. Этап 0.

Разнесли все задачи четко по специалистам и разделили зоны ответственности.

В какой-то момент стало понятно, что весь менеджмент проектов посыпется в ближайшее время. Эту проблему подсветила маркетолог. Тогда стало понятно, что ключевой проблемой становится переработка человеко-часов из-за ожидания выполнения задач "кем-то" из "какого-то" количества человек.

Теперь можно перейти к пунктам.

1. Регламенты для всех сотрудников

Мы начали писать регламенты. Маркетологу, аккаунт-менеджеру, таргетологам, директологу, помощникам, и... руководителю.

Внедряем и оптимизируем в режиме реального времени.

2. Итоги после каждой планерки

Бывало так, что задачи между сотрудниками могли теряться из-за рассинхронизации во время звонков. Мы обновили формат планерок и стали сверяться по задачам в конце каждого спича по проектам с ответственным сотрудником.

Теперь специалист расставляет свои задачи самостоятельно, а аккаунт-менеджер контролирует выполнение и вносит дополнительные задачи, поступающие от заказчиков.

Этот пункт внедрили 3 недели назад и уже чувствуется результат. Производительность выросла.

3. Переход к одному сервису по управлению задачами

Мы перенесли все задачи в YouGile (аналог трелло и прочих).

Сначала было сложно, но через 1-2 недели, чуть-чуть проконтролировав, мы перенесли туда всю работу.

Плюсы очевидны:

Конечно, это требует большего вовлечения со стороны каждого специалиста и может занимать на 10-15% больше времени в начале, но затем становится наоборот, время экономится.

4. Регламент работы с заказчиками

Начали прорабатывать регламент работы с заказчиками. Этот процесс был налажен с самого начала, но когда в команде произошли перестановки мы не адаптировали нового сотрудника под наши регламенты работы, из-за чего, периодически, случались дисконнекты в задачах.

Очень важный пункт, потому что именно в тот момент мы проходили фазу роста и брали по ~20 проектов в портфель на 2 специалистов и 1-го аккаунт-менеджера.

Регулярные "чеки" в конце планерок вытаскивают 10-15% задач. Выполнение задач через задачник позволяет заниматься планированием. Собрали со всех заказчиков обратную связь по работе и по дальнейшим планам.

Стало понятно, кто и что будет делать хотя бы на дню и неделю. Стало понятно, какие проекты останутся, а какие нет.

А как вы налаживали работу в своей команде:

🔥делегирование

✅менеджмент

🤝контроль качества?