Здравствуйте, Илья. Спасибо за ваш вопрос. Файлы можно хранить, как в облаках, так на сервере/жестком диске. Проблема в том, что искать в этом случае НУЖНЫЙ файл в большом архиве отнимает у сотрудников много времени, даже в хорошо структурированной системе. Особенно, если это разные облака нескольких сотрудников или используются несколько жестких дисков, например. В этом случае утери файлов неизбежны по причинам, которые я описал в статье. 
Picvario как раз-таки решает проблему быстрого поиска благодаря тегированию и метаданным, а также хранит все файлы в едином пространстве. Подробнее о нашей системе я писал в статье, приглашаю почитать.