Люди, которые играют в тендеры

Редко на рынке акцентируют внимание не на количестве выполненной работы, а на ее качественной составляющей. В текущей рыночной ситуации мы должны говорить о достижении совместных показателей со своими поставщиками. Сейчас задача не просто выбрать поставщика для выполнения какой-то работы, а построить партнерство, которое подразумевает не только выполнение рутинных операций, но, что важнее, и работу по ключевым показателям. В этом контексте агентство становится нашим бэк-офисом.

Стараюсь объяснить своим заказчикам: «Давайте уйдем от субъективных оценок и сравнительных прилагательных, таких как „хороший“ или „плохой“». Предлагаю сосредоточиться на конкретных измеримых показателях выполненной работы, например, на выручке. В этом, на мой взгляд, и заключается профессиональный подход.

В классическом тендере несколько основных этапов: формирование списка участников, квалификация и переговоры (по цене и пр. условиям). Квалификация начинается с заполнения анкеты участниками. Нам как заказчику важно оценить возможности команды-подрядчика, сможем ли вообще работать вместе. Затем переговоры: в процессе обсуждения докручиваем предложения и финалим договоренности.

Для более качественных результатов отдел закупок еще до тендера проводит этап формирования списка участников, так называемый сорсинг поставщиков. Это анализ рынка, оценка возможностей поставщиков и их проверка на соответствие ожиданиям бизнеса. При таком подходе в тендер попадают поставщики, которые соответствуют качественным критериям, следовательно, не приходится работать в сжатых сроках, и конкурсный отбор проходит намного комфортнее.

Нет, для нас еще важна имплементация. То есть даже после выбора поставщика закупщику важно следить за тем, как проходит процесс интеграции новой команды в компанию, что все условия договора выполняются. Это как переход от планирования к реальному действию. Особенно если меняется поставщик или приходит новый. Я часто сталкивалась с ситуациями, когда разные стороны вкладывают в одни и те же слова разные смыслы, а в итоге — недопонимание.

Поставщику полезно поддерживать связь с закупками после тендера: рассказывать про достижения, приглашать на профильные мероприятия, чтобы компания знала о возможностях команды-партнера, даже если этот поставщик не был признан победителем в тендере.

В партнерстве главное — взаимопонимание, чтобы подрядчик говорил на одном языке с командой бизнес-функции. Например, все специалисты одинаково понимают профессиональные термины и аббревиатуры. Случается даже так, что команды по-разному думают, потому что находятся в разных контекстах, например, одни — в западном, а другие — в российском. Лучший способ понять это — встречи и закрепление договоренностей в формате соглашений об уровне сервиса.

Готовность потратить время на общение демонстрирует нам как заказчику заинтересованность будущего подрядчика. Плюс все сразу понимают, кто будет работать на проекте, каков уровень профессионализма и какие сложности могут возникнуть в работе. Этот подход помогает избежать недопонимания и даже личных конфликтов в будущем.

Мы не раскрываем критериев — это связано с особенностями конкретного предмета закупки и спецификой выбора. Например, креативность оценить сложно. Приходится опираться на представления о том, что понравится целевой аудитории METRO, и ожидания наших специалистов. Мнение самого подрядчика и других компаний на этот счет может оказаться противоположным. Мы не хотим провоцировать споры.

Года 4 назад рынок был конкурентный, многие стремились работать с западными поставщиками. За последние годы произошла значительная трансформация. Поэтому, говоря о закупках, мы говорим о выстраивании долгосрочных и взаимовыгодных отношений со своими подрядчиками.

Закупщики уже не могут позволить себе просто сравнение коммерческих предложений — в текущих реалиях необходимо изучить рынок, проанализировать потребности бизнеса, сформировать четкое техническое задание, которое будет понятно всем потенциальным участникам. Те, кто не использует такой подход, теряют возможности классного сотрудничества. Раньше компании придерживались жестких позиций, но сейчас это неуместно. Время изменилось, необходимо адаптироваться к новым условиям и применять современные подходы и инструменты.