"Встать на его место", или кросс-функциональные игры для бизнеса

В ходе подготовки ежегодной конференции крупной фармацевтической компании у HR-подразделения возникла идея провести игру, в рамках которой все сотрудники поучаствовали бы в масштабной симуляции. Предстояло «прожить» за 3-4 часа цикл вывода фармацевтического продукта на рынок и попробовать себя в ролях представителей своих коллег из других функциональных подразделений. Содержание такой игры – это в первую очередь решение кейсов, к разработке которых были приглашены эксперты из различных функциональных подразделений компании.

Подобная игра была призвана решить несколько задач:

· дать сотрудникам возможность увидеть «картину целиком», получить представление о работе компании в целом;

· снять коммуникационные барьеры между представителями различных подразделений, предоставив им возможность поработать вместе над решением непривычных и иногда неожиданных задач;

· подчеркнуть важность кросс-функционального взаимодействия в рамках единой команды.

Мы были задействованы в этом проекте с самого начала, уже разработали и городской квест, и бизнес-приложение, и конечно же, с радостью откликнулись на приглашение поучаствовать в решении и этой задачи.

Начали с математической модели. У нас было совсем немного времени на разработку интересных и разнообразных кейсов, а главное – на проработку механики игры. Мы ставили задачу в максимальной степени перезнакомить участников между собой и дать каждому поработать над разными кейсами, не связанными с его собственной повседневной деятельностью. При 150 участниках и разном уровне «представительства» подразделений необходимо было убедиться в возможности построения «матрицы», гарантирующей эти условия.

Мы собрали сценарии «кейсов» по темам «Образовательные активности», «Финансы», «Маркетинг», HR, «Клинические исследования», «IT и закупки». Участников мы поделили на три большие «макрокоманды», каждая из которых делилась на 4 «стола». При этом каждый участник от раунда к раунду перемещался в рамках макрокоманды от стола к столу, формируя «микрокоманды» с новыми визави. Соответственно, каждый стол получал в каждом раунде три кейса на разные темы.

При такой трёхуровневой иерархии и непростой механике каждого участника необходимо было снабдить персональными пошаговыми инструкциями. Как я писал выше, мобильное приложение для этого мероприятия мы уже разработали, и было принято решение сохранить единый канал коммуникации – то есть добавить в приложение эти инструкции в качестве отдельного модуля «Игра».

На разработку у нас было меньше трёх недель. Имея некоторые наработки в этой области, правильно поделив ответственность и отказавшись от сложных решений, мы совместными усилиями справились.

Состав участников менялся. «Матрицу игры» пришлось поддерживать в актуальном состоянии, периодически обновляя схему «переходов» из команды в команду – так, чтобы правила «каждый решает только кейсы других отделов» и «в каждом раунде у меня новые коллеги» продолжали выполняться.

Ещё один фактор, уводящий нас в сторону от «идеальной модели»: В плотном графике конференции пришлось смириться с тем, что время от времени участники покидают зону игры, чтобы пройти обязательную сертификациию по медицинским знаниям. Нам удалось составить расписание сертификаций так, чтобы в каждом раунде над каждым кейсом работала команда не менее чем из троих человек. Вообще, размеры микрокоманд всегда поддерживались на уровне 3-4 человек.

И ещё одна вечно актуальная задача - обновление информации в реальном времени. Для того чтобы отображать результаты на большом игровом табло, мы отказались от идеи трансляции данных из мобильного приложения участников. Кейсы оценивали фасилитаторы, для которых было разработано (и установлено на планшеты) отдельное удобное приложение. Данные собирались не со 150 телефонов участников, а с 12 планшетов фасилитаторов, это позволило подогреть интерес к игре, не отвлекать участников, но вместе с тем отображать реальную картину продвижения к общей цели.

Участники высоко оценили игру с точки зрения как контента, так и логистики – мы увидели это при сборе электронных форм обратной связи. По прошествии двух месяцев можно отметить большую скоординированность межфункционального взаимодействия, открытость и конструктивность общения как в офисе, так и между офисными и «полевыми» сотрудниками.

Разработанный формат бизнес-игры оказался гибким, легко настраиваемым и может применяться и в дальнейшем – как в учебных целях, так и в качестве мероприятия по развитию внутренних коммуникаций и построению команды.