Неграмотный тайм-менеджмент или как мы сайт для центров красоты готовили

Здорово, когда твоя работа отлажена настолько, что ошибкам в процессе просто нет места, но за счет этих ошибок мы растем и набираемся экспертизы.

Сегодня мы расскажем не о крутом кейсе, а об антикейсе агентства, то есть о том, как НЕ надо.

Такая экспертиза — бесценна, она спасает многие бизнес-процессы коллегам и экономит массу времени и ресурсов команды.

Дано: устаревший сайт одного из филиалов центра красоты, небольшой фотобанк, отсутствие референсов от клиента.

Задача: разработка нового сайта (на 6 блоков), в котором нужно сделать общую разводящую страничку и по странице для каждого из центров, обновить фотобанк, организовав съемку.

Работа над проектом заняла чуть больше 2-ух месяцев, в то время, как средний таймлайн — 3 недели, 1 месяц — это максимум, при условии большого количества блоков.

Весь процесс разработки сайта — это:

1. Бриф: встреча с клиентом для обсуждения задач проекта, получения ответов на главные вопросы, передача референсов, на которые будем опираться, поиск общей концепции, согласование сроков выполнения задач.

2. Встреча проектной команды: обсуждение задач, способов их решения, распределение между исполнителями и согласование сроков выполнения, встройка нового проекта в график текущих и уже взятых в работу.

3. Подготовительные работы: анализ полученной от клиента информации, подготовка прототипа сайта, подбор дизайн-концепции и дальнейшее согласование с клиентом.

4. Разработка сайта: наполнение сайта с учетом согласованного прототипа и дизайн-концепции.

5. Утверждение сайта: презентация дизайна и наполнения клиенту, согласование или внесение правок до получения согласования.

6. Верстка сайта: компонуем утвержденные блоки и наводим красоту.

7. Техническая настройка: покупка домена, подключение форм, финальная проверка.

Процесс отлажен, настроен, практически автоматизирован, что же в нем могло пойти не так!?

Ошибка 1. Мы четко не проговорили сроки работы над проектом и не прописали их в спецификации к договору. Агентство никогда не сталкивалось с проблемой выхода за рамки срока работы над проектом, у нас просто не было такого опыта. Если где-то мы выбивались из графика, то это могло быть связано с дополнительными ранее несогласованными работами, о которых просил клиент.

В итоге отсутствие четкого дедлайна нарушило график работы проектной команды агентства еще на 1 месяц. При плане сдачи сайта максимум после ноябрьских праздников, мы вышли на финишную прямую только на третьей неделе декабря. Конечно, пришлось перекраивать график, смещать план работ на конец года и работать больше, чем мы планировали. Также из-за загруженности мы потеряли несколько дополнительных проектов: нам пришлось отказать клиентам, потому что у команды просто не было ресурса работать с чем-то еще.

Ошибка 2. Мы четко не проговорили, на каком этапе перестаем принимать правки. В нашем договоре прописано, что на одну контентную единицу (текст, изображение к посту, ролик) мы принимаем правки единожды. Если после первой итерации клиент продолжает попытки довести текст/картинку/ролик до идеала — без проблем, но с учетом оплаты минимум 1 часа работы специалиста.

Правки — это то, что достаточно сильно выматывает, особенно, если клиент возвращается к ним снова и снова. А самая большая беда — если клиент не давал референсы и не имеет четкого представления, чего же он на самом деле хочет. Будьте готовы, что посредством вашей проектной команды он будет тестировать все приходящие в голову гипотезы. Как результат — финальный утвержденный вариант будет очень далек от того, с чего вы согласование начали.

Ошибка 3. Мы четко не проговорили, как будем принимать правки и фиксировать их объем.

Клиент сообщил, что не пользуется ни одним из сервисов видео-связи: ни Zoom, ни Яндекс. Телемост, ни Googlemeets ему не знакомы, а значит, обсуждение переходит в устный телефонный формат, что значительно усложняет коммуникацию.

Первый раз мы столкнулись с тем, что половину правок, которые мы обсудили во время разговора и затем внесли, не нужно было брать в работу: «это не такая острая проблема, в принципе мы посмотрели еще раз, пойдет и так».

Наученные горьким опытом, получив вторую партию правок от клиента, мы написали сообщение в рабочий чат с резюме и списком озвученных правок сразу после обсуждения. Таким образом сократили список еще на 3 пункта, которые прозвучали в разговоре, но тоже оказались незначительными. И все же еще пару правок оказались ненужными клиенту, а команда на их проработку время потратила.

На третьей партии мы твердо решили, что будем присылать резюме встречи, список правок, получать фидбек, корректировать список и получать финальное «ок».

Такой вариант оказался рабочим, но сколько времени мы потратили на его поиск!?

Вывод:

Обязательно фиксируйте все договоренности в договоре и спецификации к нему, и проговаривайте их с клиентом. К сожалению, не все внимательно читают, не все запоминают или считают важной большинство поступающей извне информации. В нашем мире бешеного информационного потока это просто невозможно. Акцентируйте внимание на самых важных моментах и получите утвердительное «ок».

Фиксируйте максимум коммуникации по проекту: ведите записи рабочих встреч, обсуждений, мозговых штурмов. Это поможет не только вернуться на уже прошедший этап обсуждения и вспомнить, в чем же соль, но и объяснить, что правки по этому блоку мы уже вносили и получили согласование, его корректировка возможна только в рамках дополнительных оплачиваемых работ.

Нет возможности вести записи — вооружайтесь текстом. Провели встречу — направьте в рабочий чат ее резюме, распределив дальнейший пул работ и срок его выполнения, и получите «ок» от клиента.

В вопросах правок всегда выбирайте ту позицию, которая поможет покрыть как можно большее количество затрат команды, как временных, так и ресурсных. Всегда смотрите чуть вперед и оценивайте, к чему может привести затягивание работ над этим проектом, как это повлияет на работу агентства и команды.

Ищите работающие способы коммуникации для каждого проекта индивидуально.