Внедрили электронные транспортные накладные в компании «Гулливер», и она начала экономить больше 200 тысяч ₽ в год

Чтобы этого добиться, интегрировали СБИС в 1С, и менеджеры компании перестали давать водителям в дорогу кипу документов на груз. А если в дороге возникает внештатная ситуация, водитель пишет о ней в приложении — грузоотправитель, перевозчик и получатель сразу видят сообщение.

Привет, это Денис Малышев, я руковожу направлением «Транспорт» в Тензоре. Недавно к нам обратилась компания «Гулливер», чтобы внедрить в работу электронные транспортные накладные.

Компания производит детскую одежду и игрушки. У «Гулливера» более 300 магазинов, и раньше вместе с товаром их водители возили около 5 000 транспортных документов в месяц. Менеджеры на складе постоянно печатали пакеты документов, сотрудники магазинов бесконечно подписывали и отправляли документы обратно на склад. Все это создавало дополнительную нагрузку на работников, поэтому компания решила раз и навсегда уйти от бумаг и перейти на ЭТрН. За этим обратилась к нам. Расскажу, как мы решали эту задачу и с какими проблемами столкнулись.

Почти все процессы в учетной системе 1С были доработаны под особенности компании, поэтому стандартное решение СБИС не подошло. Наши программисты разработали для «Гулливера» индивидуальное решение: внешнюю обработку. С ней систему обмена ЭТрН бесшовно интегрировали в их 1С.

Магазинов у «Гулливера» много, поэтому разработали подробную инструкцию, как работать в программе.

В инструкции расписали все, что нужно знать сотрудникам «Гулливера», например, как войти в систему, отправлять и получать ЭТрН и работать с протоколом ошибок, если не заполнены все поля в документе.

Сейчас водителю можно не давать транспортные документы в дорогу, ведь они будут в электронном виде в приложении «СБИС Курьер». Плюс еще в том, что документ точно будет заполнен корректно, иначе он не выгрузится в приложение. Да и не потеряется, и не испачкается в дороге, в отличие от бумажных накладных.

В компании постоянный штат водителей, и для них процесс обкатан: в автомобиль загрузили товар, в приложении на смартфоне водителю упала транспортная накладная, он принял груз в приложении и поехал, даже не заходя на склад.

Если в пути меняется авто, водителю на другой машине не нужно ехать на склад за новыми пакетами документов. Была ситуация, когда машину с грузом пришлось заменить. Недалеко находился другой автомобиль компании, который на тот момент был пустой. Водители за час перегрузили товар в исправное авто, новый водитель принял документы в приложении и повез груз.

Когда не было ЭТрН, водитель исправного автомобиля сначала ездил на склад за новым пакетом документов, а уже потом на перегруз к сломавшейся машине. Так компания и водитель теряли несколько часов.

Если останавливают инспекторы ГИБДД, водители показывают им QR-коды, а не бумажные накладные. Большинство шоферов уже привыкли к QR-кодам, хотя некоторые новые водители в «Гулливере» поначалу просят распечатать один экземпляр транспортной накладной в дорогу. Проблема в том, что они раньше не работали с ЭТрН и перестраховываются: мол, лучше показать инспектору бумажную накладную. Но когда они привыкают к приложению и хотя бы раз покажут QR-код инспектору, больше транспортную накладную на бумаге не просят.

После внедрения ЭТрН компания начала экономить по 10 ₽ на 1 пакете документов. Сюда входит бумага, краска для принтера, амортизация оборудования и работа операторов. За год набежала приличная сумма: больше пары сотен тысяч рублей. Это еще не считали экономию на курьерах, которые доставляли на склад подписанные документы от магазинов.

Освободили от лишней работы с бумагой водителей, сотрудников склада и магазинов. Раньше логистам приходилось тратить кучу времени на распечатку и подписание пакета документов, а потом ждать месяц обратно свои подписанные экземпляры. Водители ходили на склад и ждали по очереди свои пакеты документов в дорогу. Сотрудники магазинов должны были подписывать транспортные накладные и отправлять обратно 1 экземпляр на склад.

Упростили коммуникацию между грузоотправителем, получателем и перевозчиком. Все участники могут видеть этапы доставки в электронном документе. Если повредился груз, получатель сфотографирует и прямо в документе СБИС прикрепит фото и напишет комментарий. Перевозчик и грузоотправитель увидят фото и сообщение.

Освободили стеллажи от бумаги. По закону транспортные документы должны храниться 5 лет, поэтому они лежали на складе, на отдельных стеллажах. Если приходил запрос от налоговой или других госорганов, сотрудники искали нужный документ в бесконечных коробках. Сейчас все документы в «облаке», а стеллажи освободили, и теперь на них товары).