12 неочевидных вопросов и ответов по работе с маркированным товаром

Почему могут арестовать маркированный товар, который вы легально закупили? Как правильно и удобно принимать товар по ЭДО? Как продавать товар, если касса и склад разведены? И можно ли обойтись без сканера?

По опыту работы с обувниками и табачниками, которые с июля работают в системе маркировки, собрали распространенные вопросы по теме. На них отвечает директор по маркировке ИТ-компании «Эвотор» Вячеслав Предыбайло.

Маркировка постепенно охватывает все большее количество товаров. Вслед за обувью и табаком до конца года бизнес перейдет на торговлю маркированными фототехникой, шинами, духами, одеждой. Контролирующие органы уже вовсю ведут проверки и конфискуют немаркированный товар.

Вначале кратко напомним о том, что принципиально меняет система маркировки для бизнеса. На каждый товар при производстве или импорте наносится индивидуальный код маркировки. Любое движение товара должно фиксироваться в ГИС МТ ― государственной информационной системе мониторинга за оборотом товаров. Для этого участники оборота должны перейти на электронный документооборот и поставлять товар с электронными накладными. А при розничной продаже магазин, сканируя код маркировки, вместе с чеком должны также передавать информацию о выводе товара из оборота в ГИС МТ. Так обеспечивается полная прослеживаемость товара для государства. Так что если вы покупаете товар за нал и потом перепродаете у себя на точке ― для работы по закону придется меняться.

Переход на маркировку начинается с электронной цифровой подписи. Она понадобится сначала для регистрации в “Честном знаке” и затем нужна будет постоянно для подписи электронных накладных.

Существует несколько вариантов ЭЦП на носителе, с аппаратным или программным сертификатом, на флэшке. Выбор зависит от того, как вы планируете подписывать электронные накладные. Это можно делать на компьютере, на телефоне или на онлайн-кассе. Для компьютера подойдет любая ЭЦП. Не все ЭЦП подходят к работе на онлайн-кассах, нужно уточнять у производителя. Если вы будете принимать накладные на компьютере, а на кассе только пробивать продажу, то ЭЦП для кассы не понадобится.

У электронной подписи есть срок действия, как правило, год. Если он истек ― подпись нужно продлить или получить новую. К ЭЦП обязательно нужно СКЗИ (криптография), его нужно будет приобрести отдельно и установить на компьютер или на кассу. Также существует аппаратное СКЗИ, которое находится непосредственно на устройстве (токене), для работы с таким носителем нужен только драйвер на компьютер или кассу.

Получить ЭЦП можно в ближайшем удостоверяющем центре.

Многие онлайн-кассы позволяют принимать электронные накладные непосредственно в кассовом программном обеспечении. Это может делать в точке кассир, товаровед или сам предприниматель. В этом случае товар, штрихкоды и остатки из накладной можно сразу подгрузить в кассовую программу или товароучетную систему, а не заводить на кассе вручную. И не нужно держать компьютер (ноутбук) на точке.

Закон это никак не регулирует. На практике мы видим случаи, когда на товаре могут быть нанесены коды маркировки, а в электронной накладной ― о них нет никакой информации. Или наоборот. Были случаи, когда коды на товары одни, а в накладной ― другие марки. Иногда поставщики отправляют неполные коды маркировки в накладной или вообще не коды маркировки. Если поставка не соответствует документам, то коды не перейдут на нового владельца. Магазин законно не сможет продать такой товар, потому что в системе маркировки этот товар ему не принадлежит. А если попытается ― то может столкнуться с конфискацией товара при проверке контролирующими органами. Такие примеры, увы, уже есть.

Если вы сами закупаете товар, допустим, на оптовом складе, подключите прием накладных на смартфон. Так вы сможете сразу сверить коды маркировки в накладной и на товаре при закупке.

Есть два варианта: аннулировать или отменить накладную. В первом случае потребуйте от поставщика новую накладную, во втором случае ― корректировку накладной.

Если на самом товаре (обувь, сигареты, фототехника) вообще нет кодов маркировки, его по закону принимать нельзя. Духи и парфюмерию без кодов можно закупать до 30 сентября 2021 года. Шины без маркировки можно закупать до 15 декабря, кроме закупок у непосредственно производителя и импортера. Шинники обязаны закупать промаркированный товар по ЭДО у производителя и импортера уже с 1 ноября 2020 года.

Электронная накладная ― УПД, универсальный передаточный документ ― должна быть сформирована согласно Приказу ФНС России от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@.

Касса должна быть зарегистрирована на тот же ИНН, что и ЭДО, по которому вы получает товар по электронным накладным. Нельзя принимать на одно юрлицо, а продавать с другого, в этом случае нужно передавать право собственности на товар. Иначе контролирующие органы при проверке могут арестовать товар.

Сейчас зарегистрировано более 70 операторов ЭДО, крупнейших из них меньше 10. Все просто, если у вас только один поставщик, то вы можете выбрать его оператора ЭДО. Крупные дистрибьюторы, например в табаке, и вовсе подключены к нескольким операторам. Если у вас много поставщиков с разными операторами ЭДО или по каким-то причинам вы не можете подключиться к тому же оператору, что и поставщик, то нужно настраивать роуминг. У некоторых операторов он подключается автоматически. Но в основном пока роуминг настраивается индивидуально, в некоторых случаях это процедура может занять до месяца.

Не забудьте при необходимости заключить дополнительное соглашение об обмене документами по ЭДО с вашим поставщиком.

Есть несколько сценариев для решения проблемы, вплоть до экзотических, когда кладовщик присылает фото кодов маркировки кассиру, чтобы тот смог пробить чек.

Расскажу о нескольких проверенных вариантах.

Во-первых, можно установить на складе дополнительную кассу. Тогда в торговой точке (офисе продаж) покупателю пробивается чек предоплаты, а на складе, где покупатель забирает товар, пробивается чек полного расчета с кодами маркировки. У этой схемы есть два недостатка: нужны дополнительная касса и учет и доверие к кладовщику, которому придется пробивать чеки.

Второй возможный сценарий ― доставлять товар со склада к кассовой зоне. Но для крупногабаритного товара такой вариант, скорее всего, не подойдет.

В третьем сценарии можно, например, использовать приложение для смартфонов “Мобильный кладовщик”. С его помощью кладовщик, сканируя коды маркировки, “собирает” пречек и отправляет его кассиру.

Еще один вариант можно использовать, если торговая точка использует товарный учет 1С. Тогда кассир отправляет заказ на склад для доформирования. Кладовщик сканирует коды маркировки и отправляет кассиру документ реализации. И уже по нему на кассе пробивается фискальный чек, по которому покупатель может забрать товар со склада. Для “эвоторов” можно использовать приложение “Чек по документу” (Печать чека по документу полученному из 1С) или другие аналогичные приложения.

Сначала формируется чек предоплаты. Если интернет-магазин использует собственную службу доставки (с тем же юрлицом, что и интернет-магазин!), то чек с информацией о маркированном товаре пробивает курьер.

Если интернет-магазин привлекает сторонние службы доставки, то при при отгрузке в курьерскую службу выводит товар из оборота. Службы доставки и курьерские службы не являются участниками оборота маркированными товарами и сами не пробивают чеки и не сканируют коды.

Некоторые кассовые программы умеют проверять коды маркировки при продаже, выявляют уже выведенный из оборота, ошибочный или испорченный код маркировки и не дают продать такой товар. Такой товар продавать нельзя. В первую очередь, это нужно, чтобы обезопасить продавца.

Многие кассы позволяют добавлять товар в чек только по коду маркировки, поскольку в коде маркировки уже есть штрих-код (GTIN товара). Это позволяет избежать двойного сканирования (и штрих-код, и код маркировки). Но тут есть нюансы. Если товар промаркирован по упрощенной схеме как остатки, то GTIN у него не уникальный и онлайн-касса “не поймет”, какой товар вы добавляете. Консультируйтесь у производителя кассы, как в таких случаях поступать.

При продаже маркированного товара надо обязательно сканировать код маркировки, чтобы информация о выбытии товара ушла в “Честный знак”. Сканер также пригодится для сверки кодов принимаемого товара с накладной.

Если у вас мало такого товара или на точке низкая проходимость, можно сканировать коды маркировки с помощью смартфона. Для этого нужно установить на кассу подходящее приложение.

Для “эвоторов” ― это “Сканер штрих-кодов”. Кроме того, у некоторых моделей онлайн-касс есть встроенный сканер. Если у вас много маркированного товара и нормальная проходимость в точке, лучше все же купить 2D-сканер.