Видеть в людях людей

Я обещала рассказывать, какими правилами или лайфхаками пользуется наша команда в работе в ВЭД. Как раз у нас сейчас тема обсуждений переговоров с поставщиками, и сегодня случился интересный кейс, о котором хочу рассказать.

👕 Мы работаем на регулярных поставках с торговым домом, который экспортирует нашему заказчику одежду разных категорий и обувь. Это не наш торговый дом, его подобрали представители заказчика в Китае. Так как система сертификации в России предполагает наличие в сертификатах наименование производителя и его адрес, мы должны указывать это в комплекте документов и сертификате происхождения. Одежда и обувь - это категории, по которым чаще всего назначаются дополнительные проверки таможенной стоимости Российской таможней, поэтому мы заранее выпускаем сертификат происхождения, зная, что его при дополнительной проверке запросит таможня.

📜 И если до 1 октября в сертификате происхождения китайская сторона могла указать хоть имя бабушки владельца торгового дома, то сейчас, как я и предполагала, начались ограничения.

⚙ Мы подстроились под все изменения, отработали дополнительные запросы таможни, и на основании этого выпустили новые формы документов для оформления поставки с нового завода. Когда экспортеры увидели, что формы обновили, они, видимо, начали переживать и присылать комментарии о том, что необходимо изменить в документах. Это были незначительные моменты, но они полностью меняли стратегию подачи документов в таможню. Естественно, нам вообще не хочется работать с документами, которые не удовлетворяют требованиям и запросам нашей таможни. Сложилось ощущение, что поставщики подумали, что мы хотим их как-то подставить.

💬 Я заметила, что у одного из наших специалистов складывается системная ошибка в коммуникации в таких случаях. Специалист приступает к обсуждению каждого пункта, но пропускает момент ощущений. То есть не решает проблему недоверия в целом, а поясняет, почему мы написали именно так, а не иначе. Мы сделали созвон и обсудили, почему важно не пропускать момент ощущений. На стороне поставщика тоже живые люди, они о чем-то думают, переживают и чего-то хотят. Важно всегда держать в фокусе не только корректность прохождения сделки, но и обращать внимание на общий эмоциональный фон ведения сделок. Слишком формальный стиль ведения работы может навредить тем, что можно сильно отстраниться и перестать видеть людей. А слишком НЕформальный может позволить другой стороне сесть тебе на шею и перестать выполнять свои обязательства.

🧪 Мы поставили эксперимент - я перевела требования таможни России в рамках проведения дополнительной проверки и пояснила поставщикам, что все изменения - это не наше желание. Мы вынуждены вносить изменения в работу, потому что нам присылают 5 листов запроса от таможни, на которые нам нужно корректно ответить. И все изменения просто помогут нам в дальнейших ответах. Закончили созвон еще до получения ответа от поставщиков, и я ушла на другой. На скрине вы видите реакцию нашего специалиста на результат эксперимента.

🚢 В нашей работе очень часто бывает, что поставщики не хотят выполнять те или иные требования, особенно если они работали с карго, у них нет экспортных лицензий и опыта в экспорте. И вот другая сторона ошибки - делать все за поставщиков. Бывают критические случаи, когда есть проблемы с грузом, начинаются юридические формальности подтверждения переписок, где нужно подтвердить, что именно поставщик своими руками что-то сделал (или наоборот, не сделал и несет за это ответственность😁).

‼ Поэтому самый важный навык в переговорах - это не только хорошо знать свои требования (а еще возможности и ограничения), но и видеть в людях обычных людей со своими страхами, переживаниями, эмоциями.

🌿 Не знаю, насколько можно назвать это лайфхаком, для меня это скорее образ жизни. Но точно знаю, что этому можно научиться, если уделять внимание своему состоянию и развитию эмоционального интеллекта.