Как выбрать лучшую онлайн-кассу для своего бизнеса

В июле 2017 года начался переход бизнеса на обязательное применение контрольно-кассовой техники (ККТ). Последним этапом в июле 2021 года к использованию ККТ обязали предприятия и ИП без сотрудников. То есть, даже если вы – косметолог или парикмахер, выезжающий на дом к клиентам, мыловар, открывший свой островок в местном ТЦ, вы тоже обязаны применять ККТ. Кассы нужны всем юрлицам и ИП, ведущим расчёты наличными или принимающим к оплате банковские карты. Исключения указаны в ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Кому ещё можно не использовать ККТ:

ИП и юрлицам, работающим в труднодоступных местностях – отдалённых сёлах или деревнях. Перечень таких труднодоступных населённых пунктов устанавливает руководство региона. При этом обязательно выдавать клиентам документ, подтверждающий расчёты. Нюанс: если вы торгуете подакцизными товарами (алкоголь, автомобильное топливо, табак и т. д.) или торговля идёт без участия человека – касса всё же понадобится.

Юрлицам и ИП, чья деятельность регламентирована.

Самозанятым (т. е. тем, кто платит налог на профессиональный доход).

ИП и юрлицам, осуществляющим безналичные расчёты с юрлицами кроме расчётов по банковской карте. Кстати, мы уже писали о ситуациях, когда юрлицо получает оплату от физлица, действующего от имени организации.

Спойлер:

Нам не хотелось бы рассматривать случаи, когда предприниматель намеренно отказывается от кассы, чтобы уйти от уплаты налогов.

Поэтому предлагаем представить ситуацию, когда некая ИП Васильева изготавливает украшения и бижутерию (не ювелирные изделия!). Она обязана была приобрести онлайн-кассу, но не подумала об этом (или, быть может, даже не знала, потому что значительную часть времени тратит на создание украшений, продвижение аккаунта, обучение) и продолжила продавать свои украшения без кассы.

Обратимся к КоАП, а именно – к статье 14.5. Именно в этой статье установлены размеры штрафов за несоблюдение 54-ФЗ и работу без контрольно-кассовой техники. Итак, какие штрафы: 25-50% от суммы расчёта без кассы, но не меньше 10 000 рублей. Повторное нарушение равно остановке деятельности на 90 суток. Вновь заглянем в мастерскую к нашей ИП Васильевой. За месяц она изготовила и продала украшений на 100 000 рублей. И, так как она не приобрела кассу, из этих 100 000 рублей 25-50 000 рублей она заплатит в виде штрафа, если на неё обратит внимание налоговая служба.

При этом важно, чтобы ИП Васильева не только купила какую-нибудь кассу по принципу «чтобы было», но касса должна:

1) соответствовать требованиям 54-ФЗ;

2) быть правильно зарегистрирована.зарегистрирована.

Далее предлагаем разобраться, какая же контрольно-кассовая техника необходима для разных видов бизнеса, чтобы соблюсти 54-ФЗ, максимально удобно выстроить бизнес-процессы и эффективно решать повседневные задачи любого вида бизнеса – от интернет-магазина до такси или парикмахерской.

Но для начала – короткий словарь терминов и обозначений видов техники, о которой мы будем говорить далее.

Для разных видов и величины бизнеса нужны разные наборы и комбинации контрольно-кассовой техники. Но прежде, чем мы перейдём к тем самым комбинациям, разбираемся – что такое онлайн-касса, какие бывают фискальные накопители, зачем нужны 2D-сканеры штрих-кодов и что делать, если вы работаете с маркированным товаром.

Начнём с основы основ – онлайн-кассы.онлайн-кассы.

Это не только традиционные кассовые аппараты, но также автономные и мобильные онлайн-кассы, смарт-терминалы и фискальные регистраторы.

Кассы автоматически передают информацию о каждой операции в налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД).

Существует множество видов касс — их различает функционал, стоимость и цель использования. Основные виды:
1) Стационарная касса. Устанавливается на месте оказания услуги. Чаще всего работает от сети, но может иметь дополнительный аккумулятор на случай перебоев электричества. Поддерживает подключение дополнительного оборудования: сканеров штрих-кода, торговых весов и т. д.
2) Мобильная касса. Небольшое устройство со встроенным аккумулятором. Может использоваться как портативно, так и стационарно.
3) Смарт-терминал. Устройство, которое обычно состоит из сенсорного экрана и принтера чеков. К смарт-терминалам можно подключить дополнительное оборудование. Во многих моделях предусмотрена возможность выхода в личный кабинет. Существуют модели со встроенным эквайрингом.
4) POS-система. Строго говоря, не совсем касса, а целый набор техники для точки продаж. Включающий в себя, в т. ч. и кассу. Обычно состоит из нескольких, объединенных в систему, устройств – терминала, фискального регистратора, сканера штрих-кода и ящика для хранения денег.

Для продажи маркированных или спиртосодержащих продуктов нужно использовать специальное кассовое ПО: для маркировки и ЕГАИС соответственно (Дримкас, Бифит, Эвотор, 1С Мобильная касса).

Для первичной регистрации в системе «Честный ЗНАК» и регистрации кассы в ФНС нужна подпись первого лица организации или ИП. Эту ЭП можно получить в ФНС. Чтобы посещение ФНС и получение ЭП прошло быстро и спокойно, рекомендуем заранее проверить документы и приобрести токен.

Вашим кассирам или товароведам, работающим с маркированным товаром или ЕГАИС, понадобится ЭП сотрудника. Получить её можно в удостоверяющем центре «Такском».

Следующий пункт – фискальный накопитель (ФН)

Это модуль для хранения, шифрования и передачи фискальных документов: кассовых чеков, отчётов о регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ), открытии и закрытии смены и т. д. Модель должна быть внесена в реестр ФНС, а за отсутствие ФН или его неправильную эксплуатацию владелец компании может получить штраф.
1. ФН на 15 месяцев. Подходит ООО и ИП, которые оказывают сезонные услуги, работают в отдалённой местности, реализуют подакцизную продукцию или используют ОСНО.
2. ФН на 36 месяцев. Подходит организациям и предпринимателям, оказывающим услуги и применяющим УСН и ЕСХН, а также ИП на патентной системе. Цена ФН на 36 месяцев будет оправдана для точек продаж с небольшой пропускной способностью или для организаций, которые обязаны использовать его по закону.

Также для передачи фискальных данных необходим договор с оператором фискальных данных (ОФД).

Сканеры штрихкода

Маркировка товаров обязательна для определенных видов продукции, оборот которых контролируется государством. Для распознавания маркировки товара необходим 2D-сканер штрих-кода. Он считывает код на товаре и передает эти данные на компьютер или кассу. Такие же сканеры понадобятся при продаже алкоголя.

При выборе сканера нужно ориентироваться на задачи, для которых вы его приобретаете. В зависимости от того, какую маркировку может считать устройство, сканеры штрих-кодов делятся на одномерные и 2D-сканеры. Для работы на складе будет удобнее пользоваться мобильным сканером, скорость работы которого может не быть высокой. А для кассы супермаркета лучше использовать стационарный считыватель штрих-кодов, который легко и быстро обрабатывает этикетки любого качества.
Подключение к системе быстрых платежей (СБП) для возможности принимать оплату по QR-коду. В чём плюсы, если сравнивать с привычной уже оплатой банковской картой и эквайрингом?

· быстрое зачисление денег на ваш счёт, независимо от того, каким банком пользуется клиент. Это поможет избежать кассовых разрывов;

· без затрат на эквайринг. Тарифы СБП – 0,4-0,7%, тарифы эквайринга – от 2% в зависимости от банка.
Теперь, когда мы объяснили самые важные и, возможно, пока что незнакомые кому-то вещи, перейдём к комбинациям техники и ПО для различных видов бизнеса. Выберите ваш вид торговли и используйте варианты ниже как чек-лист, чтобы ничего не забыть!
Для продуктовых и хозяйственных магазинов

Программное обеспечение: Frontol 6 + Frontol 6 ReleasePack + Frontol Alco Unit 3.0 на 1 год.

Для рынка, киоска, ларька

Программное обеспечение: БИФИТ касса, Дримкас Старт, Эвотор

Для парикмахерских и салонов красоты

1. Смарт-терминал

2. Фискальный накопитель: ФН 1.1-М на 15 или 36 месяцев

3. ОФД на 15 или 36 месяцев

4. Денежный ящик

5. Подключение к эквайрингу или СБП

Для курьеров

1. Ваш мобильный телефон с NFC

2. Ридер Р17

3. Атол Онлайн

4. Фискальный накопитель ФН 1.1-М на 15 месяцев

5. ОФД на 15 или 36 месяцев

6. Торговый эквайринг или СБП

Для общепита

Для торговли подакцизным товаром: алкоголь или табак

1. Кассовое ПО для работы с ЕГАИС

2. Онлайн-касса

3. Фискальный накопитель ФН 1.1-М на 15 месяцев

4. 2D-сканер штрих-кода

5. Договор с ОФД

Для маркетплейсов

1. Термопринтер для печати самоклеящихся ярлыков и этикеток

2. 2D-сканер штрих-кода

3. Программное обеспечение для работы с маркетплейсами

4. Фискальный регистратор с фискальным накопителем.

Для аптек

1. Фискальный регистратор с фискальным накопителем.

Если вы продаёте спиртосодержащие лекарства, то вам понадобится фискальный накопитель на 15 месяцев. Для остальных видов лекарств подойдёт ФН на 36 месяцев.

2. Подключение к ОФД на 15 или 36 месяцев.

3. 2D-сканер штрих-кода;

4. Регистратор выбытия. Он нужен аптекам, выдающим лекарства по программе высокозатратных нозологий, а также аптекам, отпускающим лекарства по льготе (полной или частичной) Для его получения необходимо зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК» и подать заявку.

5. Терминал сбора данных – поможет «поставить на поток» работу по приемке, отгрузке, комплектации заказов, продаже образцов, инвентаризации склада, списаниям и пр. Работает, в том числе, с маркированными товарами – медикаментами, алкоголем, табаком.

6. ПО: 1С с МДЛП. ПО Клеверенс МДЛП («Магазин 15» или «Склад 15»).

7. Настройки, интеграции, регистрация ФН, обучение, техническая поддержка