Нужно посмотреть отчёт прибылей и убытков. Из всех доходов отнимаете расходы за период. Это теоретическая цифра которую вы можете себе позволить. Дальше надо понять, позволяет ли ваш бизнес эту сумму вынуть.
План минимум просто посмотреть есть ли эти деньги на счету. Если есть и вас нет планируемых платежей, то можно снимать.
Если денег не хватает, то надо искать куда прибыль "спряталась". Это могут быть дебиторка, если работаете в отсрочку платежа, это может быть закупка материалов и сырья впрок, выданные авансы(например на руках у сотрудника). Для этого поможет отчёт "баланс".

Не прошенный совет. Не изобретайте велосипед, а сразу осваивайте проверенные технологии учёта в бизнесе. Пройдите минимальные курсы бухгалтеров, чтобы научиться читать стандартные отчёты, понять что такое бухгалтерский, налоговый и управленческий учёт.

Я вот потратил 5-7 лет на создание идеальной таблицы учёта денег в компании. По итогу, опытный бухгалтер посмотрел и сказал, что я изобрел двойную бухгалтерскую проводку, план счетов и журнал операций. Пришло 2 года. Сейчас все в 1С. Никаких других продуктов для учёта нет в компании.

Я бы определила какую-то фиксированную и комфортную сумму, а дальше смотреть по ситуации.Ведь человеку сколько ни дай, ему всегда будет мало и он все спустит😉