Управление финансами в бизнесе по циклу PDCA. Этапы «проверка» и «коррекция»

(Начало в предыдущих статьях)

На третьем этапе, этапе check, проверка, контроль, мы контролируем на двух уровнях.

Первый контроль – это еженедельный. Для этого у нас должна быть сформирована форма еженедельной отчетности, в которую попадают только самые важные оперативные показатели для контроля: выручка, дебиторка, размер товарных остатков, факт выпуска и другие показатели, которые характеризуют оперативную ситуацию в вашей компании.

Такой набор KPI тоже формируется заранее, и внешний вид еженедельного отчета должен быть такой, чтобы на него можно было взглянуть и быстро понять, хорошо там или не очень хорошо. И, естественно, показатели, которые зашиты в еженедельный отчет берутся из месячного плана. А месячный план – это часть бюджета.

Таким образом, мы на этапе еженедельной проверки проверяем часть выполнения, то есть выполнение месячного плана, который является частью бюджета.

Второй уровень проверки на этапе третьем на этапе C, это ежемесячная проверка. Здесь уже формируется полноценный отчет о прибылях и убытках, о движении денежных средств и баланс, который является основой управленческой ежемесячной отчетности. Формируются дополнительные аналитические материалы.

Нам очень нравится документ, который мы называем «анализ структуры затрат». Он позволяет оценивать структуру расходов и доходов компаний, как по отношению к плану, то есть факт сравнивается с планом, так и по отношению к аналогичному периоду прошлого года. При этом и расходы, и доходы берутся, сравниваются в абсолютном виде и в структуре выручки.

На четвертом этапе, завершающем, этапе ACT важно, чтобы финансовый директор был подносчиком снарядов. То есть, задача финансового директора, таким образом, интерпретировать то, что произошло в бизнесе через цифры, таким образом подсветить ключевые моменты для собственника или для генерального директора, чтобы генеральный директор или собственник мог этот поднесенный снаряд зарядить в воображаемую пушку управления бизнеса и стрельнуть в нужном направлении.

То есть финансовый директор, хороший финансовый директор, это помощник владельца для принятия правильных финансовых решений через визуализацию, через подсветку тех или иных ключевых цифр, которые, естественно, взяты на предыдущем этапе из управленческой отчетности и аналитических материалов.