Работа руководителя проекта – это не только планирование и отслеживание работ, взаимодействие с заказчиком и организация работы команды. Это еще и контроль бюджета. И РП должен держать руку на пульсе доходов и расходов как до старта проекта, так и в течение всего хода. Я хочу рассказать, как мы следим за бюджетом доходов и расходов и предложить простой, но действенный инструмент.
Итак, прежде, чем стартовать проект, руководителем подготавливается вот такая таблица:
Поясню: столбцы – это месяцы проекта; строки – его этапы. Каждый этап несет в себе доходы и расходы. Естественно, доходы мы получаем по завершению этапа (который может длиться больше месяца), а расходы — каждый месяц исполнения работ, так как сотрудники хотят получать заработную плату, материалы тратятся, административные затраты копятся.
В таблицу вписываются планируемые доходы, и, соответственно, планируемые расходы. Профитом таблицы является итоговый баланс по каждому месяцу. Инструмент очень полезен для руководителя проекта, чтобы до допускать разрыва. Еще более он полезен ответственному за портфель проектов, например, руководителю проектного офиса, который сможет посредством таких таблиц увидеть общую картину по всем проектам и понять, а не испытает ли баланс дискомфорт.
В приведенном примере, кстати, видно, что первые два месяца прибыль отрицательная. И, если вы не хотите, чтобы сотрудники пали от голодной смерти в самом начале проекта, то либо график финансирования требует корректировки, либо недостаток средств в начале проекта должен покрываться из других источников.
В течение проекта таблица корректируется уже под факт. Задача та же – не допустить перекоса в сторону расходов.
Аналогичным образом можно составить бюджет движения денежных средств, чтобы отслеживать вероятность кассового разрыва.
Еще больше советов можете найти на канале "Проектный БДСМ".