Как предпринимателю преодолеть разногласия с бухгалтерией?
Предприниматель в риске видит больше шансов для роста. Финансовый отдел, наоборот, воспринимает риск как источник трудностей. Из-за этого нередки конфликты между бухгалтерией и топ-менеджерами. Как их избежать?
Каждый сотрудник компании, как и ее собственник, должны идти к одной цели – получение и повышение прибыли. Это требует новых и смелых решений. Но каждое такое решение может быть как и успехом, так и угрозой для бизнеса. Здесь и возникает проблема с главным бухгалтером и финслужбой — они стремятся минимизировать такие угрозы. Для них лучше оставить все как есть, чем погнаться за возможностью улучшить, которая в случае провала принесет бизнесу лишь убытки.
“Неопределенность и риск — главная трудность и главный шанс бизнеса.” — Дэвид Хертц, американский математик и аналитик.
Для многих менеджеров бухгалтерия может казаться основным источником проблем: постоянно требует документы, после требует внести множество правок, ограничивает условия, не пропускает формулировки, задерживает подписание или, наоборот, торопит — в общем, создается ощущение, что ей никак не угодить. Что делать?
Во-первых, помнить о том, что бухгалтеры и финансовые директора выполняют свои задачи и выполняют их, чтобы у бизнеса не было проблем с налоговой, убытками и нарушениями, за которые предусмотрена уголовная ответственность. Во-вторых, очень важно научиться взаимодействовать между собой. Для этого не нужно от корки до корки изучать налоговой кодекс и наизусть учить основы бухучета. Это можно сделать за счет изучения основных видов учета, на которых базируется финансовая составляющая бизнеса.
Содержание
Программа «минимум» для владельцев и управленцев
Что стоит знать об учетах
Бухгалтерский, налоговый и управленческий учеты — то, на чем держатся финансовое состояние бизнеса.
Бухгалтерский учет (бухучет). Это постоянный сбор и систематизация данных о финансовом положении компании. Эта отчетность позволяет контролировать все денежные операции компании, контролировать их и оценивать общую эффективность бизнеса. Вести бухучет обязывает законодательство Российской федерации. Компании должны сдавать в Росстат бухгалтерскую отчетность на основе бухучета каждый год не позднее трех месяцев после окончания отчетного периода. Если вовремя не сдать отчетность или сдать в неполном объеме, собственнику и организации будет грозить штраф.
Налоговый учет. Это система данных, необходимых для расчета налоговой базы бизнеса. Сведения из этого учета помогает оценивать сумму уплачиваемых налогов и взносов. В отличие от бухучета (он затрагивает всю деятельность предприятия), налоговый захватывает только те действия компании, которые используются для формирования налогового вычета. Налоговый учет также является обязательным для компании, независимо от ее «крупности», и производится в соответствии Налоговым кодексом РФ.
Управленческий учет. В отличие от двух предыдущих, он для компании необязательный. Вести его или нет и как это делать — решает руководство. Однако если собственник хочет контролировать рентабельность компании и качественно ее развивать, без управленческого учета не обойтись. Он покажет, что продать для получения прибыли, как сохранить деньги на расчетном счету и избежать кредитования, какие финансовые резервы есть у бизнеса на данный момент. А также поможет сократить риск кассового разрыва.
Главные отличия между учетами — цели ведения и доступность. Налоговый и бухгалтерский учеты нужны как собственнику, так и внешним пользователям (налоговая, акционеры и учредители, кредиторы). Они помогают оценивать финансовое состояние бизнеса и налоговую нагрузку. Управленческий же доступен только внутри компании — он помогает собственнику принимать стратегические решения для эффективного управления бизнесом.
На основе этих учетов формируются отчетности: налоговая, бухгалтерская (финансовая) и управленческая. То есть учет — процесс, отчетность — результат процесса. Обычно за бухгалтерский и налоговый учеты и отечности отвечает главбух, а управленческий берет на себя финансовый директор. Иногда эти задачи могут быть под контролем одного человека — при условии наличия компетенций.
Какие бывают формы отчетности и зачем они нужны
Есть более 10 форм отчетностей, но собственнику для общения с главбухом и финдиректором, достаточно знать о трех основных:
Отчет о финансовых результатах — нужен собственнику, чтобы рассчитать и оценить рентабельность бизнеса.
Отчет о движении денежных средств — показывает, откуда поступили средства и куда ушли.
- Бухгалтерский баланс — поможет разобраться в данных об активах, обязательствах и собственном капитале бизнеса.
Теперь подробнее о каждом.
Отчет о финансовых результатах (ОФР)
Определяет порядок формирования валовой и чистой прибыли бизнеса, а также объем выручки до уплаты налогов. Также на основе отчета о финансовых показателях рассчитывается один из важнейших показателей бизнеса — рентабельность.
Отличительная черта этой отчетности — она фиксирует сделку в момент совершения операции и без учета НДС. То есть после подписания акта приемки-передачи.
ОФР держится на двух показателях:
Выручка (без учета НДС). Это сумма, которую компания получила после реализации своих товаров или услуг. При этом важно не путать выручку с прибылью. Прибыль — это выручка минус затраты на производство или предоставление товаров, услуг.
- Расходы (без учета НДС). Та сумма, которую компания потратила на реализацию товаров или услуг.
Отчет о движении денежных средств (ОДДС, ДДС)
В отличие от отчета о финансовых результатах, ОДДС фиксирует реальное поступление и отток денежных средств за определенный период. При этом учитывает суммы с НДС.
Отчет о движении денежных средств основан на следующих показателях:
- Поступления и выплаты с учетом НДС. Те суммы, которые получила компания за реализацию своей услуги или товара и потратила на ее исполнение с учетом НДС.
- Сальдо. Это деньги, которые остались после поступлений и обязательных выплат за отчетный период с учетом НДС.
Из-за того, что предприниматель не понимает основ бухгалтерии, он не может объективно оценить состояние бизнеса. Пример: онлайн-школа продала курс на 1 млн рублей. Собственнику кажется — отлично, мы заработали 1 млн рублей. Но что происходит на самом деле: 70% покупателей оплатили курс, разделив его стоимость на 4 платежа — компания еще не получила всю прибыль от продаж на свой счет. Помимо этого на разработку курса было потрачено 200 тысяч рублей. А еще с продажи придется заплатить НДС (если компания работает на основной системе налогообложения) и сделать другие обязательные платежи. В итоге получается, что пока предприниматель радуется прибыли, бухгалтер считает и видит, что продажи курса пока принесли в этом периоде не 1 млн, а 100 тысяч рублей.
Если переносить этот пример на ОФР и ОДДС, то в отчете о финрезультатах как раз будет сумма 1 млн рублей — общая выручка, а уже в ДДС реальное положение дел — на счету компании пока только 100 тысяч.
Бухгалтерский баланс
Еще одна отчетность, о которой стоит знать собственнику. Баланс показывает, сколько компания должна контрагентам и сколько должны ей, сумму пассивов и активов бизнеса, а также сколько средств хранится на складе в виде товара (если бизнес товарный), сколько расходуется бюджета на оборудование и вообще все показатели работы компании.
Баланс основан на следующих показателях:
Активы компании. Деньги, дебиторская задолженность, оборудование, товара на складе и т. п.
- Пассивы компании. Долговые обязательства компании и нераспределенная прибыль (капитал, резервы).
Бухгалтерский баланс отвечает на главный вопрос собственника: «Где деньги?». Если компания получила высокую прибыль, но все равно столкнулась с отсутствием денежных средств, финансовый директор найдет причину, проанализировав баланс.
Все эти формы относятся к бухгалтерскому учету, и могут быть использованы для управленческого учета — если он есть в компании. А если его нет, то рекомендуем ввести, чтобы быстрее увеличить рентабельность бизнеса, опираясь на динамику качественных финансовых показателей. При этом лучшим вариантом будет объединить управленческий учет с бухгалтерским.
Мы предлагаем свое решение по комплексному ведению бухгалтерской и управленческой отчетностей, подробнее о котором вы можете узнать на нашем сайте.
Как говорил Уоррен Баффет: «Вы должны понимать бухгалтерский учет. Если вы ведете бизнес и не понимаете бухгалтерский учет, это как если бы вы жили в чужой стране и не знали ее языка». Поэтому мы рекомендуем всем предпринимателям хотя бы базово изучить основы бухгалтерии — это поможет начать говорить с финотделом на одном языке и контролировать многие финансовые риски.