Наводим порядок на складе с помощью методов циклической инвентаризации
Если на складе компании порядок – значит и заказы выполняются вовремя, и клиенты довольны, и собственник спокойно смотрит в будущее, принимая верные управленческие решения. Но, для этого недостаточно один раз провести инвентаризацию: количество товаров должно быть актуальным всегда. Сегодня расскажем, как контролировать свои склад, используя инвентаризацию циклического подсчета и как можно повысить ее точность.
Отличия циклического подсчета от физического.
Товар потеряли, испортили или украли – узнать об этом поможет физический подсчет. Такая задача может оказаться сложной для любого бизнеса. Не всегда удобно останавливать работу склада или производства, а иногда вообще невозможно, поэтому многие компании проводят инвентаризацию только один раз в год.
У этого подхода есть несколько недостатков:
· Трата времени, средств и усилий.
· Высокая вероятность ошибки
Циклический подсчет – альтернатива проведению массивной инвентаризации. Вместо того чтобы считать все сразу, процесс разбивается на контролируемые части. Начните с подсчета в одной части склада или одного типа товаров - остальная часть склада работает в обычном режиме. Соответственно, дальше выбирается следующая часть. При подсчете циклов часто пропускается полный физический подсчет в пользу «выборки».
Отбор проб
По сути, это подсчет определённого количества элементов и использование этих данных для переноса выводов среднего значения для всего.
При правильном подсчете проб можно получить точные данные о товарах, не подсчитывая отдельную единицу и не останавливая работу склада.
Какие существуют типы подсчета циклов?
Сразу оговоримся, что единого метода подсчета циклов не существует. Есть три основных, каждый со своими плюсами и минусами. Поэтому при выборе руководствуйтесь тем, что лучше подходит для вас и вашей компании.
Подсчет циклов контрольной группы
Метод может быть полезен для компаний, плохо знакомых с подсчетом циклов.
Здесь за основу взята концепция создания контрольной группы с последующим использованием данных для расширения до более крупных наборов.
Сначала пересчитайте много раз за короткий период одни и те же предметы. Это необходимо для выявления и исправления ошибок. После уточнения процесса подсчета можно применять его для более широкого круга предметов.
Подсчет циклов случайной выборки
Подходит для компаний, у которых много похожих товаров.
При таком подходе вы можете выбрать случайное количество предметов для подсчета во время каждого цикла.
Преимущество здесь заключается в том, что цикл случайного подсчета образцов вызывает минимальные перерывы в работе вашего склада и может выполняться в обычные рабочие часы.
При случайном подсчете выборки используются два метода: постоянный подсчет населения и подсчет уменьшенного населения.
Постоянный подсчет населения: при каждом подсчете учитывается одно и то же количество предметов. В этой настройке некоторые элементы можно подсчитывать часто, а другие - нет, поскольку процесс их выбора является случайным.
Подсчет уменьшенного населения: здесь предметы подсчитываются, а затем исключаются из будущих подсчетов, пока не будет подсчитано все в инвентаре. Затем процесс начинается заново.
Подсчет циклов ABC
Работает по принципу Парето, который многим известен как «правило 80/20».
Чтобы этот метод работал, распределите элементы по категориям и сосредоточьтесь на продуктах, которые дадут больший итоговый результат:
· Группа A: дорогостоящие предметы (обычно 70%), в небольших количествах (10%).
· Группа B: средней ценовой категории (20%) и средним количествам (20%)
· Группа C: маленькая цена (10%), большой объем (70%)
После того как все предметы классифицированы по группам, можно начинать подсчет цикла. Чтобы максимизировать эффективность, товары с высокими продажами / дорогостоящими товарами следует учитывать чаще, чем менее часто продающиеся товары с более низкими ценами.
Проблема с подсчетом циклов ABC: если на складе много уникального товара, некоторые объекты вы можете подсчитывать чаще, чем необходимо, в ущерб группе С, которой, в свою очередь, уделяется недостаточное для точного подсчета время.
Чтобы избежать этих проблем, нужно корректно настроить количество циклов ABC.
Как проводить инвентаризацию
Независимо от того, проводите ли вы подсчет циклов, инвентаризацию или их комбинацию, необходимо реализовать цикл обратной связи подсчета:
Подсчет петли обратной связи
· Оцените текущее состояние целостности инвентаря и установите целевые уровни точности
· Проведите свой подсчет
· Отслеживайте отклонения и исследуйте основные причины
· Реализуйте действия для повышения уровня точности
· Сравните текущие цифры и нацельтесь на уровни точности
Это называется обратной связью с подсчетом, потому что, когда вы завершите шаг 5, пора вернуться к шагу 1.
Чтобы точно знать, какое количество товара в данный период нужно заказать на склад, используется формула:
Циклические запасы = v[(2 x D x S)/(C x I)]
· D = годовой спрос на продукт
· S = постоянные затраты на единицу продукции
· С = стоимость единицы продукции
· I = стоимость хранения на единицу
Используя циклический подсчёт, вы сможете лучше управлять процессом инвентаризации, обеспечивая точные данные для налоговых и бухгалтерских целей.