Что делать финансовому директору на новом месте работы? Чек-листы погружения и внедрения

Привет! Меня зовут Иван Шестак, редактор сервиса управленческого учёта «Финансист». Мы говорим про деньги компаний простыми словами и даём пищу для ума предпринимателями и финансистам.

Вы — новый финдир в крупной компании. Через какое время вы начнёте волноваться, правильно ли вы понимаете цели компании, располагаете ли нужной информацией? Удаётся ли вам синхронизировать процессы с топ-менеджерами и подчинёнными? Чтобы избежали ошибок рассказываем, что делать финдиру в новой компании, как быстро вникнуть в бизнес-процессы.

Материал написан для блога «Помощник финансиста».

Первый большой этап состоит из 5 шагов. Финдиректор должен разобраться:

• какая ситуация в компании сейчас;
• что «болит» и что нужно улучшить;
• чего в компании хотят достичь.

Для такой диагностики нужно около двух недель, для большой компании — до четырёх недель.

На новом месте финдиректор должен сразу максимально разобраться, чем занимается компания, кто её клиенты и какую продукцию она производит.

Стоит изучить сайт компании, посмотреть соцсети, поискать дополнительную информацию в интернете. После этого финдиректору нужно полностью обойти компанию, а также съездить на производство, если оно есть. Это поможет изучить, как формируется добавленная стоимость компании, и понять, какие подразделения и сотрудники в этом участвуют.

В первые недели менеджеру нужно узнать, в каком положении компания, какие цели, перспективы развития и текущие «боли». Отдельно выяснить, какие задачи стоят перед финансовым директором.

В первые недели нужно провести одну или несколько встреч с генеральным директором и собственниками. На каждое обсуждение необходимо закладывать 1−2 часа. На этих встречах финдиректор должен разобраться, чего нужно достичь, — например, улучшить финансовые показатели компании, решить вопросы с кассовыми разрывами или уменьшить кредитную нагрузку.

Необходимо запросить:

• доступ ко всем учётным системам и порталам — 1С, CRM-системам;
• оргструктуру предприятия и штатное расписание;
• все документы, связанные с финансовым и управленческим учётом, — финансовую и бюджетную структуры, сами бюджеты и управленческие отчёты;
• доступ к сервисам, в которых ведётся управленческий учёт;
• бухгалтерскую и налоговую учётные политики;
• данные по кредитному портфелю;
• должностные инструкции всех подчинённых.

На основе данных менеджер анализирует финансовое состояние компании, проверяет отчёты и их информативность, оценивает уровни автоматизации и планирования. На этом этапе необходимо убедиться, что вся финансовая деятельность описана и регламентирована.

Трудозатратный, но обязательный этап, который многие финансовые директора пропускают.

У сотрудников нужно узнать:

• какие обязанности они выполняют и за что отвечают;
• как проходит рабочий день;
• какие данные и программы используют;
• с какими проблемами сталкиваются;
• что предлагают улучшить внутри процессов;
• как взаимодействуют с сотрудниками из разных отделов;
• как получают фактические данные из бухгалтерии;
• как оценивают результат.

Живое общение лучше инструкций помогает понять, как построена работа финансово-экономического блока, где происходят дублирование или разрывы операций. При успешном интервью финансовый директор может сделать выводы об эффективности и вовлечённости сотрудников в работу.

Для лучшего эффекта менеджеру стоит проводить интервью на рабочем месте сотрудника, а не вызывать его в переговорную комнату, чтобы он не ощущал лишнего дискомфорта.

Финансовый директор должен пообщаться с руководителями, находящимися с ним на одном уровне или на уровень ниже: коммерческий и исполнительный директор, руководитель отдела продаж, директор по производству и глава IT-службы. Все они участвуют в планировании деятельности компании и будут заказчиками для финдиректора.

На этом этапе нужно обсудить:

• как менеджеры участвуют в процессе планирования;
• какие данные получают от отдела финансового директора;
• какие проблемы возникают при взаимодействии;
• что хотелось бы улучшить в бизнес-процессах.

По итогам диагностики финдиректору стоит свести вместе все данные и подготовить план действий. Заключение можно подготовить по следующему шаблону.

Разделы диагностики взяты для примера — финдиректор может сократить или увеличить количество пунктов с учётом специфики своей работы.

Определившись с тем, что происходит в компании и что можно улучшить, менеджер должен вновь встретиться с руководством. Необходимо обсудить, какие идеи и предложения пойдут в работу.

После изучения компании и диагностики финдиректору пора внедрять свои идеи. На этом этапе менеджер может составить план-график с ответственными и сроками исполнения.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.