Как выстроить контроль за финансами компании?

Что вообще важно в учете финансов?

Финансы - это множество общих показателей, глядя на которые, вам должно быть понятно, хорошо ли идут дела в бизнесе. И важно, чтобы вы действительно понимали, что значат эти показатели. Поэтому лучше начинать с простого и постепенно переходить к сложному.

Бизнес не стоит на месте, все постоянно меняется. Так что вопрос в том, будете ли вы подстраиваться под тот порядок финансового учета, который вы выстроили или вы сможете создать по-настоящему гибкий инструмент, который будет легко перестроить под обстоятельства.

Есть довольно много очень неплохих решений по автоматизации финансового учета. Но их внедрение имеет свою цену. Как правило руководители часто упускают из вида, что, помимо внедрения такой системы, нужно закладывать также бюджет и на поддержку/доработку. И очень часто бизнес упирается в то, что не может себе позволить изменение системы под свои потребности.

Финансы — это куча цифр. Так что важно, что бы вся эта куча цифр была у нас под рукой и желательно автоматически обновлялась.

Разумеется, такой инструмент хотелось бы дать своим сотрудникам, но в то же время ограничив доступ.

На связи Роман — финансовый директор компании PF-TECH и основатель компании Finboard.

Хотелось бы поделиться с вами решением по управлению и контролю финансов, которое я и моя команда уже на протяжении нескольких лет внедряем в различные сферы бизнеса. Мой путь начался с того, что я занимался построением финансовой аналитики в своей компании, много экспериментировал, тестировал разные сервисы по учету, набивал шишки. Со временем накопилось достаточно опыта и получилось создать свою гибкую систему, которая отвечала многим запросам бизнеса и значительно упрощала процессы. Впоследствии, я стал делиться этим опытом с другими предпринимателями. Это переросло в отдельный проект — FinBoard.

Пожалуй, в каждом бизнесе однажды наступает момент, когда вы уже не можете держать бОльшую часть информации в голове или клепать таблички “на коленке”. И у каждого собственника возникает много новых вопросов:

Становится сложно управлять бизнесом интуитивно, как раньше. Когда компания небольшая — все просто, но при росте бизнеса, количество финансовых потоков сильно возрастает и сложнее удерживать все под контролем… Нужны точные показатели и оцифровка бизнеса.

Начнем с основного. Нужно понять, на чем зарабатывает компания. Как правило — это либо единица товара, либо единица услуги. И как правило, данные о всех проданных товарах или хранящихся на складе или обо всех сотрудниках, предоставляющих услуги, ведутся в каких-то системах учета.

Для любого типа бизнеса существует несколько популярных программ, в которых принято вести учет. Есть отдельные решения для интернет магазинов, ресторанного бизнеса, бухгалтерии, IT услуг и любого другого бизнеса. Скорее всего, вы уже пользуетесь одной из таких программ. Данные, которые хранятся в таких программах — это основа вашего бизнеса. Так что нужно понять, как получить данные из систем и правильно их обработать, чтобы в итоге построить удобную и понятную аналитику.

Часто можно встретить массу встроенной аналитики в таких программах. Но обычно все упирается в то, что непонятно, каким образом эта аналитика рассчитывается и насколько она учитывает все нюансы вашего бизнеса. От кривых данных нет никакой пользы.

Также есть готовые внешние решения для контроля финансов, но базовый функционал, скорее всего, не будет покрывать всех ваших потребностей. А их доработки, настройки и интеграции с другими программами будут стоить достаточно дорого и займут много времени.

Можно написать собственное решение. На первых этапах это даже не сильно дорого. Но можете быть уверены, что с каждой новой доработкой оно будет становиться все сложнее и дороже.

Тут мы и приходим к минусам большинства существующих решений:

Конечно, если вы располагаете значительными бюджетами для разработки и поддержки собственного решения на уровне Enterprise, то это позволит вам довольно эффективно контролировать финансы компании. В остальных случаях, лишь вопрос времени, когда существующая система полностью перестанет вас устраивать и придется долго и болезненно переходить со всеми накопленными данными в другой, более гибкий инструмент.

Поэтому лучше использовать решения, в которых вы сможете все нужные вам показатели собрать самостоятельно, по кусочкам, как конструктор.

Такое решение было найдено мной когда-то и уже долгие годы позволяет за вполне приемлемые деньги держать под контролем финансы как моей компании, так и компаний клиентов.

Есть шутка про то, что мировая финансовая система держится на excel. Реальность не далека от этой шутки. Это максимально простой и гибкий инструмент для управленческого учета.

Но на деле далеко на одних табличках не уедешь. Здесь нужен целый комплекс инструментов, которые главным образом предоставляют Microsoft и Google. Это либо связка GoogleSheets — BigQuery — LookerStudio, либо MS Excel — Access — PowerBI. Есть и другие менее популярные решения, но так как разбор таких решений не является основной темой статьи, опустим их.

Google или Microsoft?

Сразу сделаю оговорку, что сравниваю продукты этих двух компаний с точки зрения ведения финансового учета. Так как продукты решают множество других задач и по сути являются целой экосистемой, то выбор между ними каждый делает для себя сам по целому ряду факторов.

Google sheets, по сравнению с Excel, имеет большое преимущество в том, что при помощи импорта позволяет создать целую систему из связанных таблиц. Excel также позволяет сделать подобные связки, но так как изначально он не создавался, как облачное решение, эти связки работают не так быстро и удобно. Сами же таблицы имеют схожий функционал, так что большой разницы тут нет.

Для полноценной работой с Access и Power BI в продуктах Microsoft необходимо приобретать дорогой корпоративный тариф. Google предоставляет доступ к Google sheets и Looker Studio бесплатно. Стоимость Google Cloud и BigQuery относительно низкая. Для экономии достаточно одного платного аккаунта Google.

В итоге, при прочих равных, решения Google проще и дешевле. Так что чаще всего мы строим аналитику на основе этих инструментов.

Таблицы дают огромные возможности расчетов через формулы, автоматизаций через скрипты, подключение готовых интеграций и настройки доступов. Но если вы собираетесь вести в нем все данные своей компании — вы неизбежно столкнетесь с главной проблемой. При увеличении объема данных и количества формул, гугл неизбежно начнет тормозить. Работать с этим становится невозможно.

Данную проблему вполне можно обойти. И решается она через подключение к базе данных гугла — BigQuery. Выгрузка данных из гугл таблиц происходит нажатием пары кнопок. Загрузка данных обратно в таблицы происходит так же просто. А для поддержки этого всего вам хватит любого толкового джуна, который знаком с SQL. И самое главное, при грамотной настройке, тут вообще нет лимитов по объемам данных.

Ну и вишенка на торте — Looker Studio. Позволяет выводить все данные из BigQuery и Google Sheets в очень красивые отчеты с логотипом компании. Looker Studio — это довольно простой конструктор отчетов, в который можно добавить множество фильтров, графиков и всего, чего душа пожелает. Так же большой плюс данных отчетов — возможность разграничения доступов. Вы можете создать единый отчет, в котором разные пользователи будут видеть только свои данные. Тут можно разграничивать доступы для менеджеров, сотрудников компании или для клиентов.

Но нужно понимать, что Google не предлагает решение для всего на свете. Системы, которые я описал выше - это максимально гибкий и удобный конструктор для анализа и вывода данных. Получать данные, анализировать и выводить в красивом и удобном виде. Вот для чего они предназначены и идеально подходят.

Для постановки задач, контроля часов, работе с клиентами, сотрудниками, бухгалтерского учета, контроля товарных позиций и многого другого существуют более приспособленные узкие инструменты. Нет смысла тут изобретать велосипед и пытаться все сделать в одном месте. К тому же данные из всех этих систем можно выгрузить в систему аналитики.

Чтобы получить нужные данные, вам необходимо настроить связь с программой, где вы ведете учет. Все современные программы имеют возможность выгрузки данных через скачивание файла, готовые интеграции или API.

Последний вариант подразумевает написание собственного кода, который будет забирать данные из вашей программы и загружать их в систему аналитики автоматически. Данный вариант, как правило, лучше всего работает, но самый дорогой в реализации. Так что начать выстраивать систему аналитики стоит с готовых интеграций или работой через выгрузку файлов. Тем более, Google sheets и BigQuery уже имеют тысячи готовых решений по интеграции с внешними системами.

Что мы получаем на выходе:

1. Все финансы под контролем
2. Данные обрабатываются и рассчитываются автоматически, что исключает ошибки
3. Вы видите всю картину бизнеса в режиме реального времени и по текущим цифрам можете прогнозировать будущие
4. Общие показатели и различные детализации показывают где есть проблемы и позволяют предотвратить убытки на ранних этапах
5. Система гибкая и масштабируемая, что позволяет быстро подстраиваться под новые вводные
6. Разработка и поддержка системы стоит вполне приемлемых денег и впоследствие окупается в разы, так как заменяет огромное количество ручных операций

Нужно понимать, что создание любой системы аналитики — это довольно уникальный и творческий процесс для компании. У каждого бизнеса множество своих нюансов, которые бывает не просто учесть на этапе планирования. Поэтому, как правило, после появления первой версии системы аналитики, наступает этап проверки и доведения ее до ума. Иногда вы можете и вовсе прийти к тому что необходим совершенно иной подход.

Учитывая все эти факторы, начинать выстраивать аналитику стоит с самых простых и дешевых интеграций или выгрузок данных вручную. И только после проверки того, что все работает как нужно и приносит реальную пользу — внедрять полноценные интеграции через API (если это необходимо) . В противном случае вы будете тратить слишком много денег на дописывание и переписывание интеграций.

В конце концов все упирается в вопрос — “могу ли я себе это позволить?”. Если вы готовы инвестировать миллионы в свою внутреннюю инфраструктуру, то можно разрабатывать собственное ПО или заниматься доработками какого-то существующего решения. Если же ваша задача выстроить финансовый учет без лишних расходов, то на текущий момент наиболее оптимальное решение описано выше.