От убытков до критического роста выручки: как крупный и средний бизнес пережили последние два года

Резкое падение или рост выручки российских компаний, неопределенность в будущем, потребность в гибкости и выстраивание новых процессов из-за смены собственников — ключевые вызовы для бизнеса, наблюдаемые в 2022–2023 годах. Как российские компании среднего и крупного бизнеса перестраивали свои процессы — расскажем в этом материале.

Всем привет! Мы — команда одной из крупнейших в России аутсорсинговых компаний Unicon Outsourcing. Входим в ТОП-3 рейтинга RAEX с 2009 года. Специализируемся на услугах в области бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового администрирования. Внедряем продукты 1С и оказываем услуги хостинга бизнес-приложений. В этом материале расскажем о ключевых вызовах для российского бизнеса в 2022 и 2023 годах.

В 2021 году основной мечтой многих предпринимателей было окончание пандемии. Казалось, что, когда можно будет вновь общаться в режиме оффлайн и жить привычной жизнью, наступит баланс. Январь 2022 года дал иллюзию того, что все возвращается в привычное русло. Но февраль поменял все кардинально, вызвав рост уровня неопределенности и смену правил игры во многих отраслях экономики. Большое количество иностранных компаний по разным причинам (экономическим, политическим, логистическим) стали покидать Россию и сокращаться. При этом освободились новые рынки и ниши, которые заняли компании с российским капиталом.

В этих условиях одни представители крупного бизнеса приобрели действующие предприятия, а другие создали новые. Кроме того, возник новый класс бизнеса — бывшие филиалы иностранных компаний, которые чуть ли не за 1 день стали российскими. В этих организациях многое поменялось: если раньше они были частью глобальной корпорации с едиными внутренними процессами, то после февраля 2022 года пришлось все это создавать «‎с нуля»‎.

Предприятия среднего бизнеса ощутили большие перепады в спросе на их услуги — до плюс-минус 50%. Прежде руководители закладывали план на год и планировали постепенно наращивать продажи и рентабельность, но в 2022 все изменилось. Вопросы управления и фиксации издержек вышли на первый план.

Компании перестраивали внутренние бизнес-процессы. У многих организаций оказание услуг было связано с экспортом и импортом. Новые вызовы коснулись почти всех. При волатильности выручки перед менеджерами встал вопрос о маржинальности, об управлении и удержании самых ценных сотрудников.

Средний бизнес, у которого зачастую не описаны процессы взаимодействия с персоналом и должностные обязанности каждого работника, столкнулся с параличом из-за ухода ведущих специалистов. Рушились годами выстраиваемые бизнес-процессы. Поэтому перед российским топ-менеджментом возник ряд новых управленческих задач:

Менеджменту и собственникам компаний последние два года приходится фокусироваться на одном — где заработать денег в этой ситуации? Все время уходит на решение этой задачи. А если при этом выручка падает на 40%, то другие функции бизнеса сильно проседают. Некоторые предприниматели просто поручают финансовому директору сократить издержки, не вдаваясь в подробности. Необходимо это делать в сильно сжатые сроки — в обычное время издержки сокращают постепенно на 10–15% в течение полугода–года, но тут нужно снижать затраты на 50% за несколько месяцев. В результате происходят ошибки, которые стоят десятки и сотни миллионов рублей.

Практика Unicon Outsourcing за прошедшие два года, основанная на работе с десятками компаний среднего и крупного бизнеса, показала, что для повышения эффективности процессов в кризис необходимо выполнить 5 ключевых задач:

Все ключевые для бизнеса процессы должны быть прописаны и описаны: клиентский сервис, маркетинг, эйчар и т.д. Если процессы сильно меняются, то вы должны понимать нормативы работы для каждого сотрудника.

У руководителя должно быть понимание, насколько загружен каждый из сотрудников. Возможно, кто-то перегружен или, наоборот, недогружен. Исходя из этих данных, можно довольно быстро сократить или набрать персонал.

Важно учитывать риски кадровых процессов: соответствуют ли действия менеджмента трудовому законодательству? В момент кризиса некоторые шли по простому пути сокращения количества сотрудников, но совершенно не учитывая риски потенциальных штрафов от контролирующих органов.

HR-процессы должны быть автоматизированы. Наличие процессов в системе позволяет гораздо быстрее заменять людей без потери контекста.

Важно понимать, какие люди нужны, иначе начинается спонтанный процесс найма. Бизнес берет более слабых людей, которые делают больше ошибок и медленнее работают. Если в компании эти процессы оцифрованы, то компания самостоятельно может менять масштабы деятельности в зависимости от ситуации на рынке.

Как правильно измерить вовлеченность персонала и как это влияет на бизнес-показатели — мы написали в этой статье.

Как быстро проводить пульс-опросы среди сотрудников — можно узнать из этой статьи.

Как аутсорсинг может помочь в кризис?

Часть бизнес-процессов можно описать довольно оперативно и отдать для выполнения на аутсорс. Это разгрузит собственника и снизит вероятность ошибок.

Выделяется 5 бэк-офисных направлений, которые чаще всего в последние два года передаются на аутсорсинг:

Это не исчерпывающий список, но именно на эти 5 функций приходится большая часть запросов со стороны клиентов Unicon Outsourcing.

За счет передачи части задач на аутсорсинг скорость принятия решений сокращается в разы за счет экспертизы провайдера и возрастает эффективность переданной функции. Также аутсорсинговая компания внедряет стандартную операционную модель с необходимыми оцифрованными процессами (нет необходимости придумывать новые KPI и BPM) и дает доступ к своей базе знаний: IT-решения, методология и т. д. Помимо всего прочего, провайдер берет часть рисков на себя.

В 2022 году к нам за помощью пришло креативное агентство. Компания динамично развивалась до 2022 года, но затем ее выручка начала падать. К концу лета 2022 сумма дохода сократилась в 3 раза и появился риск ликвидации организации.

Анализ бизнеса показал, что необходимо было сократить до 40% персонала, чтобы стабилизировать финансовые потоки. Это кардинальные потрясения в системе компании, однако вместе с руководством агентства мы смогли найти оптимальную формулу — работа в гибридном формате. Задачи, связанные с бухгалтерией компании, документооборотом в направлении логистики и закупок, были переданы нашей команде на аутсорс. Это те процессы, которые можно было сократить без потери эффективности бизнеса.

Результат: за 2 месяца поставили бизнес «‎на ноги»‎ и создали надежную платформу для дальнейшего роста.

В 2016 году международная компания APS, которая выпускает продукцию под брендом Nike, открыла юридическое лицо в России. С самого начала ведения бизнеса основатель APS обратился в Unicon Outsourcing, чтобы наладить работу компании.

На запуске бренда в российском представительстве APS было всего два сотрудника — генеральный директор и менеджер по продажам. Все остальные функции выполнял провайдер: внедрил в систему 1С и разработал регламенты. В такой связке с аутсорсом обороты компании выросли почти в 4 раза, а количество ее сотрудников и затраты на провайдера увеличились всего в 1,5.

В 2022 году из-за всем известных событий поставки товара Nike прикатились и собственник принял решение о ликвидации компании. Здесь мы также помогли — оценили состояние компании, складские остатки, расчеты с дебиторами и кредиторами, назначили ответственное лицо, составили план. В итоге ликвидация была проведена в очень короткие сроки и без лишней головной боли для топ-менеджмента.