Таблица учета времени сотрудников для расчета рентабельности проектов
Многие компании считают рентабельность проектов «на глаз», пока в один прекрасный день не выясняется, что часть их давно уходит в минус. Эта статья — о том, как с помощью простого учета времени увидеть реальную экономику задач.
Бизнес — это бег с препятствиями. В личном канале показываю безопасный маршрут: перевожу сложные налоговые правила на язык управленческих решений.
В этой статье поговорим о том, как использовать учет времени сотрудников, чтобы честно оценить рентабельность проектов и загрузку команды.
В моей практике регулярно всплывает одинаковый вопрос: как понять, какие проекты действительно приносят деньги, а какие «съедают» ресурс команды. Особенно остро это чувствуют компании из сферы услуг, где основная единица — человеко‑час.
Мы с коллегами решили посчитать «реальную математику» и посмотреть, как простой таймшит помогает оценивать рентабельность проектов и эффективность сотрудников. Такой формат учета времени давно применяется в консалтинге, но его можно адаптировать и для других сервисных бизнесов — от бухгалтерского сопровождения и маркетинга до офлайн-сервисов.
Таймшиты позволяют зафиксировать, куда уходит рабочее время, и на основании этих данных пересчитать стоимость часа, проверить рентабельность отдельных проектов и обновить нормативы по типовым процессам. Ниже разберем, в каких случаях такой инструмент особенно полезен и с какими ограничениями придется столкнуться.
Для кого подходит
Для сферы услуг, где сотрудники являются основной производящей единицей и где есть абонентские проекты: ежемесячное бухгалтерское обслуживание, smm сопровождение, техподдержка проектов, доработки сайта и так далее.
Для разовых, но продолжительных/многоэтапных проектов: разработка “убийцы” facebook или uber, аудит бухгалтерии, разработка маркетинговой стратегии, подготовка цикла статей для PR-кампании и так далее.
Также этот инструмент подходит для компаний, которые оказывают услуги в оффлайн. Например: бьюти индустрия, общепит.
Чем таймшит лучше, чем таск-трекеры с возможностью учета времени?
Например, в Битрикс24 есть функция “учет рабочего времени по задаче” или в Trello при закрытии задачи можно записать потраченное время.
Так зачем использовать таймшит и расфокусировать свое время, если с помощью таск-трекеров можно точно измерить время задачи или проставить его самостоятельно при закрытии задачи?
Вся фишка в удобности:
- С помощью таймшитов можно замерять время, которое тратится не только на задачи по проекту, но также на не проектные задачи (обед, отдых, коммуникация внутри компании и др.). 3 клика за 10 секунд и отметка о выполнении задачи готова. В таск-трекере на каждую не целевую задачу нужно создавать задачу по шаблону - это дополнительное время.
Допустим, у smm агентства 10 проектов, в которых каждую неделю нужно подготавливать контент (придумывать креатив, дизайнить изображение, настраивать таргетинг, согласовывать контент с клиентом), отмечать трудозатраты по этим проектам в таймшите не составит труда. С таск-трекерами сначала придется найти нужную задачу, а только потом вносить данные.
- Сведение данных. Чтобы посчитать загрузку сотрудников, их эффективное рабочее время и рентабельность проектов необходимо собрать информацию с таск-трекеров, а потом перенести ее в google sheets или excel с управленческой отчетностью (либо в любой другой инструмент). С таймшитом в google sheets можно легко фильтровать данные и передавать их в нужную таблицу в режиме онлайн. Менеджеру проектов остается только наблюдать за корректным и своевременным заполнением таймшитов.
Поделюсь собственной практикой внедрения. Переход на таймшиты позволил сократить время на ежедневную отчетность с 15–25 до 5–10 минут. Сотрудники стали меньше саботировать процесс, так как заполнять таблицу оказалось быстрее, чем писать отчеты.
Результат: Мы увидели реальные цифры и скорректировали чеки по проектам, которые раньше ошибочно считались рентабельными.
Какие минусы у таймшитов?
- Нет возможности отслеживать статус по задаче и вести обсуждение по задаче/проекту. Однако в google sheets можно сделать "Франкенштейна": таймшит + тасктрекер. Вопрос в удобстве, реализации и в вашем желании этим заниматься.
- Сотрудники могут некорректно отображать затрачиваемое время и отторгать систему, вообщем бойкотировать систему. Но это проблемы корп культуры, а не инструмента.
- Расфокусировка внимания - CRM, таск-трекер, таймшит, другой софт для работы. Чем больше окон, тем ниже производительность.
- Возможно, нелогично использовать таймшиты, если у вас 2 проекта с 3 задачами.
Решения на рынке
На западном рынке этот инструмент достаточно распространен и есть сервисы с “красивым интерфейсом” например тут. Также есть решения на российском рынке тут. Но честно, мы пробовали демо-доступы таких сервисов и в плане удобства google sheets ничем не уступает, если, конечно, вам не нужен gps трекинг, мобильное приложение и не хочется “допиливать” google sheets.
Если вы уже используете таймшиты или другие инструменты учета времени, будет интересно обсудить ваш опыт и выводы из него в комментариях.
Подробнее о налогах, финансах и управленческом учете — в моем телеграм-канале.