Составляем статьи доходов и расходов в управленческом учете
Небольшая преамбула
Статья продолжает серию публикаций про управленческий учет. Все термины есть в первом материале, возвращаться к ним не буду.
Чтобы использовать большую часть рекомендаций на практике, нужна CRM или учетная система. Excel не подойдет.
- Наш бизнес связан с управлением проектами, где важен трудовой ресурс, а основной продукт — время сотрудников. Я старался сделать текст предельно универсальным, но фокус именно на бизнесе услуг.
- Многие из моих выводов расходятся с устоявшейся моделью в тех пунктах, где я нахожу ее устаревшей. Пересмотреть терминологию заставила жизнь, которая меняется стремительнее, чем учебники.
Статьи доходов /расходов — справочники доходов и расходов компании, разбитые по категориям. Нужны, чтобы составлять отчет «О прибылях и убытках (P&L)». Открываем отчет и если какие-то цифры вызывают вопросы, погружаемся в категории и начинаем искать проблемы.
Работает принцип «разделяй и властвуй». Когда видишь доходы
и расходы по категориям и статьям, можешь углубиться в проблему
и решить ее. Классический бухучет показывает общий убыток (прибыль) компании широкими мазками, но не позволяет проанализировать его структуру и найти точки роста.
Статьи доходов
Справочник доходов у нас разбит на статьи по типам основных продуктов. Например, услуги по внедрению Битрикс24, лицензии Битрикс 24, продажа собственных модулей, продажа через партнеров и т.д. Из практики сделал вывод, что статьи доходов нужно разбивать по продуктам, которые сильно отличаются по прибыльности, форме и скорости оказания услуг.
Не рекомендую дробить слишком сильно, иначе будет сложно анализировать. Более детальная аналитика по доходам может строиться на базе анализа продаж конкретных номенклатур из товарного справочника, а также рентабельности в разрезе сделок из CRM.
Скриншот нашего справочника статей доходов
Статьи расходов
В бухгалтерском учете расходами считают только то, что признает таковыми налоговая. Затраты — это то, что нельзя учесть для уменьшения налогооблагаемой базы. Издержки — то и другое в сумме. В управленческом учете я использую одно слово: расход. Ему соответствует понятие «издержки» в категориях бухучета.
Обычно расходы разделяют на постоянные (не меняются в зависимости от объема производства) и переменные (напрямую зависят от объема производства). Мука для выпечки хлеба — это переменные расходы, печь — постоянные. Эта схема больше подходит для классического производства, в бизнесе услуг они условны, так как для увеличения производства нужно нанимать больше людей: растут расходы на офис, компьютеры и фонд оплаты труда.
Я делю расходы на основные и общехозяйственные.
- По основной деятельности (условно-переменные)
Расходы, которые можно точно привязать к конкретному подразделению, направлению деятельности. Есть прямая зависимость от роста или уменьшения производства. Общехозяйственные (условно-постоянные)
К ним относятся расходы, которые нельзя точно привязать к конкретному подразделению, направлению деятельности. Не всегда прямо связаны с количеством производимых товаров и услуг. По крайней мере, не связаны пропорционально. Например, управленческие, административные, хозяйственные, HR, маркетинг.
Распределение общехозяйственных расходов
Структура расходов подразделения включает в себя расходы
от основной деятельности и долю в общехозяйственных расходах бизнеса. Когда мы арендуем сервер для разработки софта, расходы ложатся на отдел разработки коммерческого софта. Почти тот же сервер, но предназначенный для коробочной версии Битрикс 24, на которой работает вся наша компания, распределяется пропорционально по подразделениям.
В каком соотношении их распределять? Раньше мы отталкивались от количества сотрудников и раскидывали пропорционально по отделам. Это простая и рабочая схема, которая подходит многим компаниям.
Сейчас учитываем и другие факторы: тип продукта, объем документоборота и т.д. В итоге один раз рассчитываем более точную пропорцию и присваиваем ее каждому подразделению. Например, отдел разработки занимает у нас 32% в доле общехозяйственных расходов, а отдел внедрения — 25%.
Скриншот настройки распределения общехозяйственных расходов из нашей системы управленческого учета.
Ниже скриншот отчета с распределением общехозяйственных расходов подразделения по статьям.
Статьи расходов для расчета чистой прибыли
Для расчета валовой (операционной) прибыли нужно из доходов вычесть расходы по основной и общехозяйственной деятельности.
Для расчета же чистой прибыли нужно из валовой прибыли вычесть налоги, расходы на амортизацию и расходы на обслуживание кредитов. Соответственно по каждому из этих типов расходов должны быть статьи расходов.
*Для управленческого учета мы помещаем все налоги в одну статью, так как работаем по упрощенке. Налоговые платежи за сотрудников лежат в разделе “Фонд оплаты труда” в операционной части.
Отчет «О прибылях и убытках (P&L)»
Правильно структурировав статьи доходов и расходов, можно получить один из самых важных отчетов управленческого учета «О прибылях и убытках (P&L)». В нашем случае он выглядит вот так.
Скриншот из демонстрационной версии приложения
Функционал отчета позволяет детализировать доходы и расходы по статьям, нажав на “плюсик” слева от названия статьи.
C помощью фильтра можно выбрать нужные подразделения, период и другие параметры. Кроме того мы можем видеть все показатели в динамике.
Опираясь на цифры отчета, мы:
1. избавились от продуктов с низкой прибыльностью;
2. избавились от неэффективных расходов на компьютерную технику;
3. обнаружили проблему снижения рентабельности по услугам заказной разработки и доработки проектов Битрикс24 и приняли соответствующие меры;
4. вылечили проблемную дебиторку по заказной разработке софта, которая возникала из-за долгосрочных проектов, где терялся учет и сложно было привязать деньги к отгруженному объему работ.
И самое главное, появилось ощущение контроля над тем, что происходит в бизнесе. И это очень многого стоит. Уверен, собственник бизнеса понимает, о чем я говорю.