Онлайн-ивенты: развлекательные vs деловые
Как мы поняли, что в онлайн надо развивать и вовлекать за счёт крутого контента и вместе с клиентами сделали международную онлайн-конференцию
Всё, на что все мы ещё недавно делали ставку и считали перспективным: онлайн-спектакли, квизы, игры, челленджи и флешмобы — наскучило почти сразу, а к концу локдауна уже утратило всякий смысл. Очевидно, что все эти штуки не выполняют своих функций: онлайн-стенды неинтересно посещать, квиз, квест и любая другая игра не вызывает повторного интереса, мастер-классы по чему угодно смотреть не занятнее, чем youtube-ролики. Эти развлечения воспринимаются как очередной созвон в Zoom и не усиливают интерес зрителя, а только еще больше задерживают его в позиции у «ноутбука». Если уж на то пошло, в ноутбуке и так куча интересного контента: Netflix, любимые блогеры, телеграм-каналы, шоу на Youtube и сайты с мемами.
Весной мы ещё пробовали разные форматы с нашими клиентами (гастрономические и арт-вечеринки, тимбилдинги, игры и квизы), но нравились они нам всё меньше и меньше. Особенно яркой иллюстрацией бессмысленности подобных событий стал онлайн-фестиваль для наших клиентов. Концепция про «Разрушителей легенд», модный лендинг, онлайн-карта с тематическими дистриктами, соревновательной механикой и кучей забавных заданий — творческих, спортивных, логических, весёлых и научных. Мы рассчитывали, что участники помчатся разрушать мифы, которые мы для них заготовили, но окончательно разрушился только наш собственный миф. Миф о том, что веселиться в онлайне — классно. Фестиваль прошёл практически незамеченным. Это нас расстроило, но зато поставило жирную точку в наших размышлениях. Итак, если мы не можем развлекать людей онлайн так же успешно, как офлайн, то что тогда мы можем?
Мы специализируемся на корпоративных и деловых мероприятиях для IT-сектора и с начала года готовили конференцию InnoDay 2020 для наших клиентов Deutsche Telekom IT Solutions Russia (ex T-Systems). Когда стало понятно, что офлайн вернётся не скоро, мы совместно с коллегами решили не отменять событие, а опробовать новый формат и провести его онлайн.
И начали искать способы сделать конференцию неформальной, динамичной и вовлекающей.
Как быть, если мы уже убедились, что разнообразные (а на самом деле, похожие одна на другую) развлекательные онлайн-механики не работают?
Ответ: вовлекать за счёт крутого контента и качественной динамичной картинки
«Международная онлайн-конференция — экспериментальный для нас формат мероприятия. На момент подготовки еще не было референсов, на которые можно было бы равняться, поэтому в самом начале это напоминало прыжок в пропасть. Однако мы заручились поддержкой топ-менеджмента, изрядной порцией авантюризма и приступили к работе. Понимание аудитории и уверенность в том, что будущее за такими мероприятиями позволили нам удачно приземлиться».
«Мы подбирали спикеров по классической схеме: бросили клич на всю организацию, собрали пул тем и провели отбор вместе с командой экспертов. Основными критериями были соответствие теме инноваций, международный контекст и достигнутые результаты. В итоге мы отобрали 18 тем и начали индивидуальную работу с будущими спикерами.
Спикерам помогали не только организаторы, но и коллеги. Они вместе формулировали тезисы, работали над презентациями, тимлиды давали свои комментарии — это увеличило вовлечённость и стало элементом тимбилдинга.
Мы использовали несколько каналов привлечения аудитории: делали рассылки на всю глобальную компанию, привлекали «лидеров мнений» и коллег, написали статью об опыте прошлого года и о том, как InnoDay будет выглядеть в 2020-м на внутреннем портале компании, который читают сотрудники из разных стран».
17 сентября прошла конференция InnoDay 2020. Ежегодное международное событие компании в предыдущие годы проходило в Петербурге, а в этом году стало глобальным онлайн-ивентом для коллег по всему миру — и сильно от этого выиграло.
InnoDay 2020 Online это:
1000 участников из 16 стран: РФ, Великобритания, Германия, Сербия, Венгрия, Словакия, Македония, Чехия, Нидерланды, Польша, USA, Индия, Китай, Австрия, Испания, Франция
28 спикеров
- 11,5 часов докладов суммарно
Как устроен Online InnoDay 2020:
Шесть часов непрерывной онлайн трансляции и прямого эфира.
Три сцены — три поп-ап студии прямого эфира, смонтированные прямо у клиента в офисе (мы решили не использовать сторонние студии для профилактики заражения Covid-19). На каждой сцене — шесть выступлений спикеров из разных стран, каждое из которых проходило в реальном времени. Спикеры комбинировались по-разному — были те, кто выступал вживую из студии и те, кто подключался онлайн.
На каждой сцене работали: режиссёр трансляции, инженер, координатор, ведущий-модератор, операторы. Весь технический персонал, включая режиссёров и инженеров, говорил по-английски, чтобы иметь возможность контролировать ситуацию с англоговорящими спикерами.
Основной плеер мероприятия — Facecast. Надежный и проверенный плеер, в котором есть всё, что нам нравится, например, удобный интерфейс и возможность перемотать на нужный фрагмент. Программа для вывода в эфир удалённых спикеров — Webex.
У каждой из трёх сцен — свой чат. Там можно задать вопрос спикеру и пообщаться с коллегами на тему доклада. В чатах работали отдельные модераторы — сотрудники компании, которые находились на своих рабочих местах.
- Для общения со спикерами напрямую после лекции мы предусмотрели видео-комнаты для нетворкинга.
Лендинг был запущен за месяц до мероприятия. Он позволил заранее сориентироваться в темах докладов и спикерах. Кроме самих трансляций, включал интерактивное расписание и профайлы каждого спикера.
Обеспечение Сovid—безопасности:
— Персональный микрофон у каждого спикера;
— Строгое соблюдение расписания появления спикеров в студии — непосредственно перед своим докладом;
— Съёмочная бригада и команда организаторов (32 человека) сдали тесты на Covid-19 накануне мероприятия;
— Команда работала в масках и перчатках.
Факапы и трудности
В какой-то момент чат мероприятия взорвался сообщениями «Что это за шёпот?», «Ой, какие-то странные звуки!». Оказалось, что инженер не замъютил микрофон нашей сотрудницы и её шёпот попал в эфир и остался в записи. Это стало самым позорным нашим косяком.
Давно у нас не было таких нервных репетиций. Всю первую часть репетиции, которая состоялась в полностью готовых студиях за день до мероприятия, мы пытались настроиться друг на друга и понять, что происходит. Зато потом, во второй её половине, разобрались и чётко отладили все процессы. Важный вывод: в случае с масштабными онлайн-событиями будем проводить репетиции два дня — в первый делать технический прогон, во второй — генеральный прогон со всеми спикерами и только потом — эфир.
- Прямой эфир в течение шести часов оказался очень выматывающим и для клиента, и для нас. Мы рекомендуем делать конференции продолжительностью не более четырёх часов. Возможно, стоит рассматривать для подобных мероприятий задержку эфира на 20 минут. Это позволит избежать мелких помарок и недочётов и сделает эфир качественнее.
Это настоящий иммерсивный спектакль онлайн
Сколько это стоит?
Есть мнение, что онлайн ивент существенно дешевле классического — ещё бы, не нужно тратиться на меню, аренду площадки и звездных артистов! Правда в том, что экономия и правда есть: в целом, масштабное деловое онлайн-мероприятие обойдётся дешевле примерно на 30-50% аналогичной офлайн-конференции.
Фишки и особенности
Мы используем телевизионный подход. Обращали ли вы внимание, как бывает интересно смотреть интервью, хотя в студии находятся всего два человека? Это достигается довольно простыми, но несколько затратными методами: съемкой с нескольких ракурсов, подвижной съемкой и использованием операторского крана. Динамичная картинка и возможность следить за оттенками эмоций спикера — это захватывает. Ещё мы использовали две локации с разной атмосферой в рамках одной студии — это дало живости картинке, позволило сочетать более деловую и дружескую атмосферу, проводить как френдли-интервью на диване со спикерами, так и серьезные доклады на строгом фоне.
Ведущими главной сцены стали сотрудники компании. Ни один сторонний ведущий, каким бы классным он ни был, не сможет за несколько дней подготовки сменить профессию и стать айтишником, узнав все боли и сильные места вашей компании. Используйте возможности своих сотрудников! Доверяйте им ведение сессий и проведение интервью — это того стоит.
Интересным опытом стали коллаборативные доклады. Так, одновременно доклад делали четыре удалённых спикера из разных стран.
Для обсуждения выступлений и дискуссий со спикерами мы предложили сделать Zoom-комнаты после докладов. Это было экспериментом, но в итоге помогло сохранить нетворкинг и живое общение, которым славится офлайн-версия InnoDay. В эти комнаты, конечно зашли не все зрители, но те, кто там был, были вовлечены в дискуссию. Некоторые команды разработчиков в полном составе приходили туда, чтобы поддержать своего спикера.
По итогам конференции мы получили классные отзывы от участников InnoDay 2020. Быть частью прямого эфира понравилось как зрителям, так и спикерам.
Нам удалось из привычного петербургского офлайн-мероприятия взять всё знаковое и полюбившееся сотрудникам: питч-сессии, несколько сцен, зоны свободного общения и перенести это в новую онлайн-реальность, сохранив айдентику и основной концепт.
Деловое мероприятие выйдет классным и вовлекающим, если должное внимание уделено контенту, он правда интересен и полезен сотрудникам, напрямую касается их работы, а подан свежо и динамично. Именно это заходит IT аудитории, именно на это сотрудники готовы тратить своё время и давать активную обратную связь.
Невероятно важно, чтобы агентство и заказчик сотрудничали и были одинаково вовлечены в подготовку мероприятия — каждый со своей стороны. Доверие, взаимная уверенность и умение качественно отрулить свой фронт работ дают прекрасный результат!