Облачная и виртуальная АТС: полное руководство

В этой статье вы узнаете, что такое облачная АТС, её преимущества, а также как подключить и настроить данную систему связи.

Что такое облачная и виртуальная АТС?

Облачная, или виртуальная АТС — это автоматизированная система связи, размещенная в облаке провайдера. Она позволяет компаниям пользоваться всеми преимуществами традиционной АТС без необходимости приобретения дорогостоящего оборудования и постоянного обслуживания. Простыми словами, это система, с помощью которой вы можете звонить клиентам, коллегам и получать входящие прямо через интернет, используя обычный компьютер, смартфон или планшет.

Основные отличия облачной АТС от аппаратной представлены в сравнительной таблице:

Функции АТС помогают повысить эффективность самых разных бизнес-процессов. Рассмотрим основные из них.

Благодаря облачной АТС сотрудники могут всегда быть на связи удалённо, находясь в любом месте, где доступен интернет. Для небольших компаний и индивидуальных предпринимателей это особенно актуально, так как не требует значительных вложений в физическую инфраструктуру. Все необходимые инструменты находятся онлайн, позволяя управлять звонками и контактами через веб-интерфейс.

Одной из важнейших функций виртуальной АТС является её способность интегрироваться с популярными CRM-платформами. Это позволяет автоматически фиксировать входящие и исходящие звонки, видеть историю взаимодействия с клиентом и записывать разговоры для последующего анализа. Это способствует улучшению качества обслуживания и увеличению конверсии сделок.

Автообзвон помогает организациям массово обзванивать клиентов для информирования о специальных предложениях, напоминаниях или опросах. Автоинформаторы способны отвечать на стандартные вопросы клиента, направлять звонок нужному специалисту или отправлять сообщение клиенту в зависимости от заданных условий. Эта функция ускоряет процесс обработки запросов и улучшает взаимодействие с потребителями.

Облачные АТС часто предлагают продвинутые средства отслеживания звонков (call tracking). Эта функция помогает узнавать источник вызова, анализировать эффективность рекламных кампаний и перераспределять трафик на более выгодные каналы продвижения.

Переход на облачную АТС открывает перед бизнесом ряд преимуществ, способствующих повышению эффективности и снижению расходов:

Использование облачной АТС позволяет значительно снизить затраты на приобретение и поддержание инфраструктуры. Оплата связи осуществляется по подписке, согласно выбранному тарифу. Дополнительно снижается нагрузка на ИТ-отдел, поскольку обслуживанием АТС занимается поставщик услуг.

Интеграция облачной АТС с системами CRM упрощает работу менеджеров по продажам и повышает продуктивность команды. Автоматическое ведение истории звонков, регистрация взаимодействий с клиентами и получение аналитики помогают оперативно реагировать на запросы покупателей и улучшать клиентский опыт.

Облачные технологии позволяют бизнесу динамично адаптироваться к изменениям рынка. Увеличение числа сотрудников или расширение спектра услуг происходит мгновенно путем простого добавления новых номеров и каналов связи независимо от того, где расположен офис.

Современные протоколы передачи голоса обеспечивают высокое качество звука и стабильность соединения. Облачные АТС позволяют общаться комфортно и эффективно, независимо от расстояния.

Виртуальные АТС предоставляют отчеты о количестве входящих и исходящих звонков, продолжительности разговора, качестве обслуживания и других показателях. Эти данные полезны для оценки эффективности работы персонала и принятия стратегических решений.

Виртуальная АТС отличается удобством эксплуатации и минимальными техническими требованиями к оборудованию. Чтобы начать пользоваться облачными услугами телефонии, вам необходимы лишь три основных компонента:

1. Качественное интернет-соединение:

Большинство современных офисных сетей (DSL, оптический кабель, качественный Wi-Fi) удовлетворяют эти требования.

2. Надежное сетевое оборудование.

Особенных специфичных условий к вашему сетевому оборудованию нет, однако важно проверить совместимость вашего роутера с протоколом SIP. Большинство современных моделей справляются с задачей отлично. Если планируется работа по Wi-Fi, позаботьтесь о стабильности покрытия беспроводной сети.

3. Средства коммуникации.

Выбор инструментов зависит от ваших технических возможностей и конкретных нужд. Возможны два варианта:

Также полезно предусмотреть бесперебойное питание (ИБП), чтобы защитить оборудование от скачков напряжения и гарантировать непрерывность работы.

Как подключить виртуальную АТС? Работы проходят в несколько этапов.

Выбор правильного провайдера и подходящего тарифа является первым важным шагом. Необходимо учитывать следующие факторы:

Novofon предлагает подключить виртуальную АТС и выбрать для работы подходящий тарифный план:

После выбора провайдера необходимо оформить заявку на подключение услуги. Обычно этот процесс включает следующие шаги:

Обратите внимание, что подписание договора осуществляется электронно, и для этого нужно иметь ЭЦП для юридического и УКЭП — для физического лица.

Настройка облачной АТС включает несколько этапов:

Для успешной интеграции рекомендуется привлечь специалиста либо воспользоваться услугами технической поддержки провайдера. После завершения всех настроек создание АТС завершено и система готова к эксплуатации.

Правильная настройка виртуальной АТС способна заметно упростить жизнь компании, однако некоторые ошибки могут привести к ряду трудностей. Рассмотрим основные проблемы и способы их решения.

Нестабильное интернет-соединение вызывает частые обрывы звонков, задержки и низкое качество речи.

Решение: проведите предварительное тестирование канала, измеряя скорость и задержку (ping) до серверов провайдера. Выделите отдельную линию для телефонии и настройте QOS на роутере, чтобы голосовым пакетам отдавался приоритет.

При отключении электричества аналоговая телефония продолжала бы работать, но при использовании виртуальной АТС, когда пропадает интернет, пропадает и связь.

Решение: Использовать UPS (источники бесперебойного питания) для ключевых элементов инфраструктуры: роутеров, коммутаторов и самих IP-телефонов. Также будет не лишним настроить автоматическую переадресацию на мобильные номера сотрудников.

Даже если номера прописаны верно, схема их распределения может быть составлена некорректно, вызывая путаницу среди операторов.

Решение: чётко распланируйте маршруты вызовов: кто первый отвечает, куда направляется звонок дальше, какая логика применяется при занятом номере. Протестируйте все возможные сценарии до начала полноценной работы АТС.

Часто бывает так, что компания подключается к виртуальной АТС, но не использует большинство её функций.

Решение: ознакомьтесь с полным набором возможностей системы и выберите нужные конкретно для вашей компании. Например, объедините телефонию с CRM-системой, активируйте запись звонков и научите сотрудников полноценно использовать новый инструмент.

Облачные (виртуальные) АТС стали неотъемлемой частью современного бизнеса благодаря простоте внедрения, гибкости масштабирования и широкому функционалу. Они позволяют эффективно управлять общением внутри компании и улучшать взаимодействие с клиентами. Независимо от специфики и величины вашей компании, вы сможете подобрать оптимальное решение, настроить виртуальную АТС и начать пользоваться преимуществами IP-телефонии уже сегодня!

Остались вопросы? Загляните в нашу специальную рубрику «Novofon: вопросы и ответы» или напишите нам!