Как правильно ставить задачи, чтобы они исполнялись
Когда я стала руководителем отдела маркетинга в компании с несколькими филиалами, каждый из которых требовал внимания и моей личной вовлеченности, я поняла, что без грамотного делегирования задач закрыть все вопросы просто невозможно. Я решила делегировать часть работы своим подчиненным, чтобы сосредоточиться на стратегическом планировании и координации проекта. Оказалось, что просто дать задание и ждать его исполнения не достаточно, даже если назначить дедлайн. Было много разных историй с тем, что люди услышали не то, поняли не так, решили добавить «фишечку» от себя и как итог – работу приходилось переделывать в экстренном порядке мне лично.
Поэтому я начала изучать литературу, погружаться в эту тему глубже и учиться делегировать по-настоящему. По итогу, спустя время я пришла к схеме, которая, надеюсь, пригодится и вам:
1. Для начала, я выписываю все имеющиеся задачи – срочные и не очень, глобальные и те, что занимают 10 минут времени. Дальше нужно понять какие задачи я могу делегировать, а какие нет. Я решаю, что я могу передать своим сотрудникам выполнение конкретных исследований, аналитики, дизайна, написания и распространения контента, а также взаимодействия с медиа и блогерами. За собой я оставляю задачи по формированию общей визии, целей и KPI проекта, а также по контролю качества и эффективности маркетинговых действий.
- Выбираю подходящих исполнителей для каждой задачи, исходя из их компетенций, интересов и нагрузки. Учитываю, что каждый из моих сотрудников имеет свои сильные и слабые стороны, а также свои предпочтения в работе. Нужно распределить задачи равномерно, чтобы не перегружать никого и не демотивировать недостатком работы.
- Формулировать задачи нужно четко и понятно, указав суть, цель, сроки, ресурсы, ожидаемые результаты и критерии оценки, это очень важно, потому что люди не мыслят так как мы, они легко могут понять задачу совершенно иначе, в итоге результат будет неудовлетворительным (такое в моей практике тоже случалось). Дальше нужно убедиться, что они поняли, что конкретно от них требуется, и так ли они это поняли. Уточнить нет ли вопросов и ответить на них.
- Если сотрудники уже научились выполнять несложные задачи четко и в срок, можно дать им свободу действий в рамках поставленных целей и ограничений, доверить им принятие решений по возникающим проблемам и вопросам, связанным с их задачами. Я говорю им, что я готова поддержать их в любой ситуации, но они должны самостоятельно искать решения и предлагать их мне, а не приходить с проблемой и ждать пока я решу за них.
- Я пользуюсь системой контроля и обратной связи по выполнению задач, это различные электронные сервисы, календари, постановщики задач. Обозначьте точки промежуточного контроля выполнения задачи, встречах или созвоны, на которых вы будите обсуждать прогресс, трудности и успехи по проекту. И не забывайте похвалить сотрудника, который выполнил задачу точно в срок, не затравив дополнительных ресурсов и вашего времени.
Благодаря этому алгоритму я научилась успешно делегировать задачи своим подчиненным и сосредотачиваться на стратегических целях.