Как выстроить границы в работе с фрилансерами

Компании предпочитают фрилансеров, однако есть проблема – с ними не работают офисные фокусы. Но как тогда заставить их соблюдать договоренности и быть на связи? Без лишних слов, к разбору:

На связи Тихон Вечерский, маркетолог журнала Awake. Последние лет 5 я работаю с фрилансерами и с теми, кто в больших количествах работает с фрилансерами. Чуть ли не каждый день всплывают истории взаимных обид фрилансеров и заказчиков – из этого у меня сложилось понимание, какие сейчас актуальные проблемы во взаимопонимании по обе стороны.

Конечно, всегда бывают исключения, но я неоднократно убеждался в тех тенденциях, о которых мы сегодня поговорим. Они могут показаться банальными, однако многие все равно их не замечают.

Если с чем-то не согласны – приглашаю в комментарии. Поехали!

Сначала давайте определимся, кто такой фрилансер. Это человек, который выполняет задачи за деньги. Очень похоже на классического сотрудника, однако есть разница.

Есть два фактора, по которым обычно принято определять фрилансеров. Это такие стереотипы, в которые зашиты ошибки – сейчас их разберем:

1. Работает удаленно. Раньше так и было – чаще сотрудник «ходит на работу», а фрилансер работает из дома. Ну или откуда ему удобнее. Однако в этом и весь цимес – фрилансер может приходить в том числе в офис.

Разница с сотрудником в том, что фрилансер приходит и уходит в любое время, когда ему удобно, офис для него – лишь одна из возможных локаций. За счет этого фрилансер не подвержен корпоративной шизе.

Если же исполнитель даже на удаленке работает по расписанию и находится под офисным контролем – назвать его фрилансером язык не поворачивается.

То есть можно быть фрилансером и ходить в офис, а можно сидеть на удаленке и быть кадровым сотрудником.

2. Не оформлен в штат. Здесь то же самое: оформление – это лишь оформление. При необходимости и по согласию сторон вы можете оформить фрилансера «в штат», а можете постоянного сотрудника не оформлять и в обход всех норм и приличий платить в конверте. Само юридическое оформление отношений в этом смысле не влияет на то, фрилансер перед вами или нет.

Важно не пытаться уровнять их друг с другом в правах, не пытаться подтягивать или урезать права. Вместо этого, что мы видим на рынке: сотрудников сплошь и рядом увольняют в обход законодательства – в наглую заставляют подписать заявление «по собственному». А фрилансеров загоняют в жесткие рамки и пытаются заставить работать 24/7 до результата, аки офисного раба.

Что мы имеем в итоге: рынок фрилансеров растет, доверие к бизнесу падает, каждый предпочитает самостоятельно регулировать свою работу. Хотя и у фрилансеров, и у сотрудников есть свои плюсы и минусы, с точки зрения бизнеса. Фрилансеры обходятся дешевле и проще заменяемы, однако менее подвержены внешнему контролю. Сотрудников можно завалить задачами за оклад, однако сложно разорвать отношения.

По большому счету, для работы с фрилансерами достаточно не принимать их за сотрудников. Фрилансер – это фактически контрагент, у которого вы заказываете какой-то продукт или услугу. Например, вы нанимаете компанию для грузоперевозок. Вы же не будете считать перевозчиков своими работниками? Так и с фрилансерами.

Это значит, что следует выстраивать и соблюдать границы по множеству вопросов. На самом деле, сделать это очень легко: достаточно проговаривать и договариваться.

Вы взяли человека в свой офис сотрудником. Это ваша земля, вы делаете на ней все, что взбредет в голову и не заморачиваетесь по поводу того, что об этом подумают сотрудники – а кто их спрашивает вообще? Это типичный подход, расхожий, и это даже работает. С сотрудниками, а с фрилансерами работать не будет. Вы привыкли, что все сотрудники в офисе с 9 часов? Придется смириться, что часов до 12 фрилансеры не на связи – они спят.

Все это – не проблема, если заранее договориться и прояснить детали. Это универсальный совет, он подходит под любую ситуацию. Ниже я дам эдакий чек-лист камней, о которые вы можете споткнуться, коснувшись фриланса.

Вопрос оплаты – один из основных. Бизнес привык платить постфактум: вот поработает человек месяц, и только к концу следующего мы ему заплатим. Если брать это как правило, то с фрилансерами оно не работает само по себе – все будет зависеть от договоренностей. Привыкли задерживать зарплаты на пару месяцев? Это тоже не сработает.

Разберем подробнее:

1. Постоплата или предоплата. В случае предоплаты нужен грамотно составленный договор. А в случае постоплаты вы рискуете вообще потерять фрилансера, деньги и время, потому что человек может вообще уйти от ответственности — вы же ему не платили.

В понимании фрилансеров, если вы не заплатили, то вы и требовать не можете. Постоплата кажется хорошим способ контролировать работу, а по факту все наоборот. Договариваясь с фрилансером о постоплате, вы должны сразу смириться с тем, что, вполне возможно, он вообще ничего не сделает.

Но, конечно, вы всегда можете заключить договор с оплатой по факту выполненных работ. Однако в таком случае приготовьтесь, что все будет зеркально: если фрилансер выдаст плохую работу, вам придется ее принять и оплатить.

В то время как предоплата нагрузит исполнителя дополнительной ответственностью, ему будет сложнее нарушать дедлайны из-за чувства «я должен».

Если хотите достичь золотой середины – договоритесь о 50 % предоплаты, а остальное уже по факту принятых работ.

2. Задержки в оплате. Если вы все-таки решили работать по постоплате, и стало известно, что оплата задерживается или отменяется – сразу же нужно бежать к исполнителю и спрашивать, что уже сделано. А затем фрилансеру нужно за этот объем работ заплатить, плевать из чьего кармана.

Если даже никакие работы пока не велись, вам в любом случае нужно компенсировать то, что человек затратил мозговой ресурс, рассчитывал на вас и остался без работы и денег.

Договор обязательно должен быть – хотя бы для того, что нормально «в белую» проводить оплаты и не иметь проблем с налоговой. Заодно это дает возможность прописать все, что вам нужно: штрафы, дедлайны, оплату и т. д. Случись что, вы всегда сможете сослаться на договор. А если фрилансер отказывается оформить отношения на бумаге, то знайте – у вас не будет никаких рычагов, все будет держаться лишь на устных договоренностях.

Кроме своих требований следует прописать еще и свои обязанности – чем вы будете обязаны. Учитывайте: права и обязанности сторон следует сделать зеркальными.

Дедлайны – отдельная больная тема. За какое время нужно предупредить о несоблюдении сроков, на когда их допустимо подвинуть? Несколько советов:

1. «Дедлайн вчера» не работает, нужно быть реалистами. Если поставить на все жесткий запрет, будьте готовы к жестким нарушениям. Логика будет вполне справедливая: «Раз еще вчера, и все живы – значит не так уж это и важно».

2. Пусть дедлайн ставит исполнитель – это очень хорошо, когда фрилансер сам назначает дедлайн – у него возрастает чувство ответственности. Если есть возможность, лучше спросить о сроках у исполнителя и скорректировать их.

3. Закладывайте время на задачу с запасом. Помимо человеческого фактора есть обстоятельства, которые ни от кого не зависят. И чем больше реального времени на выполнение задачи, тем лучше – иногда запас может сыграть решающую роль.

Вопрос «называть дедлайн меньше, больше или равным реальному сроку» остается открытым: назовете меньше – исполнитель может выгореть; назовете больше – он расслабится и растратит весь временной запас. Главное, что запас в принципе был.

4. О смещении дедлайнов нужно предупреждать. Минимальный срок по умолчанию, чтобы предупредить должен быть такой, чтобы оставалось время передать выполнение задачи другому человеку.

Например, вы даете автору задание написать статью за неделю. Обычно, если на выполнение задания дается от недели и больше, первые пару дней фрилансер тратит на то, чтобы в принципе решить – будет он делать работу или нет. Если в первые два дня он отказался от задачи, у вас еще есть время передать ее другому. Если он отказался спустя 5 дней – критично и недопустимо.

Хотя в любом случае лучше предупредить до дедлайна, чем молчать, пока не выйдет срок и рассказывать уже постфактум под угрозой пыток 🙂

5. Как сделать, чтобы фрилансер предупреждал о переносе дедлайнов. Если не уверены в исполнительности – договоритесь о штрафных санкциях за умалчивание. Сразу уточните, что в случае повторения ситуаций фрилансер лишится работы.

Важно: если человек предупреждает своевременно, то никаких штрафов быть не должно. Это укрепит доверие и повысит лояльность.

6. Последствия за несоблюдение дедлайнов. Штрафы не обязательно должны быть – для начала человеку нужно объяснить, почему дедлайн именно такой, какое за этими сроками стоит обоснование. Это нужно сделать, потому что само понятие дедлайна у человека в голове очень усредненное: для кого-то это ничего не значит, для кого-то это катастрофа. Чтобы усредненное значение конкретизировать, нужно объяснить последствия срывов и переносов.

Все, что касается правок, так или иначе упирается в ТЗ – насколько все было изначально правильно сформулировано. Каждое «а давайте еще вот это» – ограничено, за доплату и на усмотрение исполнителя. Но есть характеристики, которые по умолчанию относятся к заказанному продукту, их вы можете запрашивать до бесконечности, пока не получите нужный результат. И это также нужно зафиксировать в договоре.

Например, если заказали у дизайнера логотип и он вам не нравится, и вы прямо-таки требуете, что он должен нравиться не вашей ЦА, а именно вам – значит у дизайнера должно быть несколько попыток вам угодить. Скажем, две или три. Если больше – он будет в праве отказать вам, а следующие итерации будут за дополнительную плату.

Если вас это не устраивает – пропишите в договоре подробные условия.

А что делать, если фрилансер просто исчез и не отвечает на сообщения? Это же жиза!

Здесь 3 момента:

1. Формат работы. Определитесь, будет ли специалист решать для вас конкретную одноразовую задачу, или вы нанимаете его на постоянную поддержку. Здесь стоит уточнить, что определиться нужно не у себя в голове, а путем переговоров с фрилансером, желательно с зафиксированным в договоре результатом.

2. Когда чекать. Чаще всего, если задача одноразовая и специалист берется не на поддержку, быть на связи ему не нужно. Если вы не обговорили этот момент, прибежали с срочными правками или другими задачами, а фрилансер не отвечает, вините только себя.

Поймите, фрилансеру самому больно работать без понимания – потянут ли сейчас за рукав, всучат ли еще пачку задач. Ситуация может усугубляться, если у него вьетнамские флешбеки: если когда-то уже что-то случилось из-за того, что он был не на связи, фрилансер неминуемо начинает параноить. Лучше не дожидаться этого и сразу проговаривать момент с чекингом.

Например, чтобы и вы и он раз в час проверяли рабочие чаты в течение дня.

3. Как достать фрилансера. Страшную ситуация, аврал, полундра – вам срочно нужно написать или сказать что-то важное фрилансеру, а его нет! Вы не можете до него достучаться, о ужас! Стоит ли написать всем его родным и близким, с нескольких телефонов одновременно вызванивать его в Телеге, ВКонтакте, Дискорде или Зуме?

Чтобы ответить, представьте: вам завязали глаза и поставили на границе с другой страной. Наверное, на границе. Вы не уверены, глаза-то связаны. И вам нужно идти вперед. Делаете шаг, затем еще… Вы все еще на границе, или уже перешли ее? Граница Шредингера какая-то – ничего не понять, если не внести ясность.

Так же и с доставанием фрилансера из под земли – очень легко нарушить границы, если вы не понимаете, не видите, где они проходят. Для начала взвесьте срочность – уже на этом этапе 80% вашего основания для звонка отвалится. Затем освежите в памяти договоренности: если вы договорились о том, что исполнитель должен быть на связи в определенное время, тогда ваше желание связаться с ним – легитимно. Если же вы не проговорили этот момент, тогда знайте, что точно нарушите границы своими звонками. Убедитесь, что срочность хотя бы стоит свеч.

Напоследок несколько точечных рекомендаций по разным аспектам работы с фрилансерами:

1. Как общаться. По умолчанию максимально нейтрально. Уже дальше вы посмотрите, что человек себе позволяет. Фрилансер может без запроса расширять границы, однако вам так делать нельзя. Даже в случае обсценной лексики, если вы, например, хотите в грубой форме донести о своем недовольстве, сначала спрашивайте: «Можно я не буду фильтровать, это будет обращено на мои эмоции».

2. Клиент или руководитель. Если вы заинтересованы в человеке на перспективу, не только в долгосроке, но и в его отдаче – вы должны вникать и помогать. Но не для того, чтобы вынюхать побольше информации, оценить риски и вовремя сбежать – это раздражает, к тому же фрилансеры всегда такое чувствуют.

3. Как опрокинуть фрилансера. Имейте в виду, что в диджитал-эпоху проблемы с одним фрилансером легко перерастают в большие проблемы с репутацией, а она решает очень многое, если не все. Например, если у вас хорошая репутация, человек может сделать вам работу «в долг». А каждый, кто знает, что у вас плохая репутация, будет вправе вас «опрокинуть» в отместку.

Также и с репутацией фрилансера – слухи о плохих фрилансерах разлетаются очень быстро. На самом деле диджитал-тусовка не такая уж и большая, и даже один плохой отзыв может послужить причиной никогда не работать с человеком.

4. Нужно ли контролировать фрилансера. Если вас захотят кинуть, вас в любом случае кинут. А все эти мероприятия с контролем отработанных часов, установкой специальных программ и т. д. только убивают доверие.

Специфика работы фрилансера как раз в том, что фрилансеры не сидят и не делают с 9 до 18 задачу за задачей. Своим гипер контролем вы только спровоцируете специалиста, чтобы он это как-то«компенсировал» (где-то взяли и обманул, недобросовестно поработал). Жесткий контроль – это сигнал, что вы не умеете эффективно работать, нормально выстраивать процессы и контролировать результат.

Выстроить границы с фрилансерами несложно – для этого достаточно не путать их с кадровыми сотрудниками и заранее обговорить все важные моменты.

Используйте этот чек-лист, и все получится:

И помните – фрилансеры тоже люди. Удачи!