Как выжить бизнесу, организовать удаленную работу сотрудников. Часть-2. Контроль

Советы от полностью дистанционной компании ООО «ФОРИ ФЭЛС». Для собственников и руководителей «офисных компаний» со штатом от 5 до 300 человек, где больше 80% сотрудников работает в офисе.

Часть 1 читайте здесь.

Не новостью будет для вас:

50% успеха — контроль по результатам, KPI

50% успеха — контроль по времени

Но если в офисе вы собираетесь в переговорке, и сотрудник физически приходит в 9 утра на работу… то как делать на удаленке?

Обозначьте, пропишите для каждого руководителя, а он дальше на подчиненных – ожидаемый результат за месяц, квартал. Прям пропишите и зафиксируйте в онлайн-документе, в облаке, письме, google docs и т.д.

Перейдите наконец-то на задачники, если вы этого не сделали раньше, например: Битрикс24, Jira, Trello и т.д. Доска Kanban – простая и эффективная.

По видео связи. Обязательно!

• Еженедельные с руководителями– собирайтесь только руководителями на общее собрание каждую неделю группами не больше 12 человек. Во вторник в 10 утра. (почему вторник – долгая история, выведенная опытным путем)

• Еженедельные руководители-сотрудники – далее руководители общаются с подчиненными, не больше 12 человек в группе. Время – 13.00.

• Ежедневные с сотрудниками — руководители со своими подчиненными должны каждый день проводить планерки точно в определённое время. Если рабочий день начинается в 10 – планерка в 11, если рабочий день начинается в 9 – планерка в 10. Это очень важный ритуал – нужно убедиться, что сотрудник проснулся! Вот как есть. Не спит, собрался, приготовился к работе и работает! Эти планерки – обязательно с видео. Можно целую статью на это написать. Иначе, вы столкнётесь с массовым рассинхронизацией рабочего графика сотрудников и прокрастинацией.

В офисе и на точках продаж у вас стоят камеры и ходят руководители. Уже не одна книжка написана про то, что эффективность сотрудников возрастает в разы, если они понимают, что они под контролем.

А на удаленке что? Все просто – основная работа офисных сотрудников либо на компьютере, либо на телефоне, либо в переговорке. На удаленке – 95%, в том числе все переговоры с коллегами – на компьютере.

Ставим специальные программы по контролю действий сотрудников. Программа, которая делает скриншоты экранов или записывает видео, замеряет активность работы мышкой и клавиатурой (сложный алгоритм, не обманешь), считывает какие программы и сайты были запущены и т.д… Вам скорее всего не раз предлагали, но в офисе вы не хотели демотивировать сотрудников. Сейчас самое время! И вспомните Принцип 2,3,4.

Самое полезное, что я могу дать – это отборный, проверенный инструмент из 100 на рынках:

• https://tmetric.com/ — проверенный, работает сейчас

• https://screenshotmonitor.com/

• https://hubstaff.com/

• https://www.timedoctor.com/ru/

1. Работает только когда сам сотрудник запускает его и ждет Play. Тем самым говорит – «я работаю». И это убирает большой пласт негатива работы сотрудника на личном компьютере и много еще всего.

2. Скриншоты только раз в 10 минут. То есть мимолетная переписка с близкими и проверка личного счета в банке – в 99% не попадет на скриншот. Хотя для этого и есть параметр 1, нажал на Stop – и делай свои личные дела.

3. Отчеты работы по 40 часов в неделю. Руководителям не нужно сидеть каждый день и смотреть каждый скриншот – просто смотрите отчеты и если появилось «недоверие», пробегитесь по скриншотам за несколько дней.

4. Интеграции с популярными Задачниками и системами учета.

Правило № 1. Увидели скриншот с соц сетями, фильмом, играми или порно 0_o… не бегите ругать – все мы люди. Дайте погрешность, например в 1 час, что люди будут немного отвлекаться в рабочее время. Если это происходит каждый день и больше часа – замечание, пусть не забывает ставить программу на Stop. Но не забывайте, что сотрудник должен отработать по отчету 40 часов 😉.

Правило № 2. Не видитесь на нытье и терроризм. «Я не буду работать с этой программой, без нее я работаю больше, по 10 часов, а с ней я демотивирован, буду работать четко до 18.00.» Чушь! После 8 часов настоящей работы, твоя эффективность резко снижается. Вспомните Принцип 3 и правило 50% — что сотрудник должен показывать еще и результат.

Возьмите на работу Контролера – человека, который будет проверять отчеты и делать замечания сотрудникам вместо Вас. Я настоятельно рекомендую взять его на удаленную работу на пол ставки из региона. То есть это не должен быть знакомый человек и него только одна(!) задача – контролировать время, фиксировать нарушения в отдельную таблицу/отчет, делать замечания нарушителям.

Данный человек обойдется в 10 — 20 тысяч рублей из региона и справится с задачей даже мамы в декрете. Но не больше 4 рабочих часов и не больше 50 линейных сотрудников под контролем.

ТОП менеджмент и руководителей не нужно покрывать этим инструментом и контролем, но только если у него есть четкая мотивация и работа на результат.

Следующая часть будет полезна в том числе сотрудникам — организация рабочего места.

Я осознаю, что в статье и текстом не передать все детали построения удаленной работы, взаимодействия с сотрудниками, поэтому для желающих разобраться больше и быстрее оставлю такую возможность:

• Если наберется больше 100 желающих, на днях, сделаю отдельный вебинар, где сможете задать свои вопросы.
• Дать обратную связь и вопросы, можно направить на почту [email protected], желательно с пометкой в теме письма «Удаленка:»