Как перевести офис на удаленку в условиях пандемии коронавируса

Коронавирус Covid-19 – едва ли не самая популярная тема для обсуждения последних недель. Из каждого утюга льется нескончаемый поток информации, связанной с этой болячкой. Многие интернет-издания пытаются прямо-таки связать любую, даже самую безобидную новость с мировой пандемией и посеять панику.

Все бы ничего, да вот только большая часть этих «коронасведений» являются ничем иным, как просто информационным мусором или бесполезной болтовней. А их авторы стремятся просто хайпануть на горячей теме. Не стану лукавить, я тоже хочу отхватить свой кусочек «очумелого» трафика, но попытаюсь при этом принести хоть какую-то пользу и поделиться актуальными советами.

Я работаю в компании, офис которой находится в Москве. Можно сказать, в городе – эпицентре коронавирусной инфекции России. Благодаря активной пропаганде средств массовой информации, среди моих знакомых и коллег, все больше нарастает тревога и беспокойство, связанные с уровнем эпидемиологической обстановки в столице. Все чаще поднимаются темы перехода офиса на удаленный режим работы. Кстати буквально пол часа назад читал новость о том, что сам глава Сбербанка Герман Греф, вернувшись из Европы, где он был в рабочей командировке, решил «самоизолироваться».

Так вот темы с «удаленкой» интересуют многих, а что делать и как быть никто не знает. Я решил написать небольшой очерк, в котором постараюсь кратко и понятно рассказать, что нужно сделать, чтобы ваш офис мог безболезненно перейти на дистанционный режим.

Давайте сразу договоримся. Речь пойдет об универсальной форме перехода в ситуации, где сформирована четкая структура компании, а именно определены конкретные обязанности подразделений, отделов и сотрудников. А также известна степень взаимодействия исполнителей задач и ответственных за их выполнение.

Итак, вы руководитель. Первое, с чего стоит начать – понять, существуют ли какие-то особенности в работе ваших подчиненных (в чем заключается необходимость присутствии на рабочем месте?)? Будет ли их работа на «удаленке» кардинально отличаться от труда в офисе, если да, то чем? Важно, чтобы специалист чувствовал себя комфортно, имея все необходимое под рукой.

В чем кроется основная проблема организации работы в удаленном формате? Правильно, необходим особый контроль! Ключевая задача: наладить механизм управления и оценки эффективности сотрудников.

Нам известно, как организовано рабочее время, какие документы и материалы используются в решении тех или иных задач, как специалист отчитывается об их выполненных и как планирует новые. Теперь остается только лишь выбрать инструмент контроля, с помощью которого мы сможем организовать полноценную удаленную работу офиса.

Нам нужен удобный программный комплекс, который позволит фиксировать деятельность работников, при этом позволит им коммуницировать между собой и при необходимости принимать задачи от клиентов прямо внутри системы. Разумеется, следует предварительно настроить рабочие места в ПО и выделить для каждого тот функционал, который потребуется в рамках выполнения трудовой деятельности. Под это мы выведем KPI показатели.

Если говорить конкретно о самой CRM или в общем о программном решении, которое располагает блоком и функционалом CRM – мы используем продукты 1С. Да, возможно на первый взгляд они не самые интуитивно понятные для рядовых пользователей, кому-то даже покажутся через чур сложными, но нам так удобно! Мы IT-компания. Имеем целый 1С отдел, поэтому легко можем себе позволить все необходимые настройки и любые дополнительные модули для расширения функционала. Те, кто ищет продукты попроще, но при этом не готов вкладывать огромные ресурсы, могут смело брать Битрикс24. Компания сняла ограничение на количество пользователей в своём бесплатном тарифе. Так Сергей Рыжиков оказывает поддержку российскому бизнесу в условиях пандемии коронавируса. Спасибо, Сергей!

Вернемся к теме. Мы выбрали CRM. Организация онлайн доступа к системе (мы же планируем работать из дома) как правило производится либо через веб-интерфейс, либо через RDP, в зависимости от того, как сформирована IT-структура компании. Стоит обратить внимание на скорость интернет соединения. Лучше если сотрудники будут использовать только домашний интернет, а не мобильный или какие-то общественные точки доступа. Это важно не сколько для работы в базе, сколько во взаимодействии с клиентами. Также не забываем про настройку и интеграцию с CRM телефонии. Таким образом создаем дома практически идентичные офису условия.

Удаленные рабочие места готовы, а вместе с ними доступ к программе, в которой сотрудник будет выполнять необходимые ему действия. Далее переходим к управлению задачами и временем. В нашей системе руководитель имеет возможность ставить задачи и контролировать их выполнение. Исполнитель владеет инструментом и в своем интерфейсе видит какие приходят задачи и фронт работ по ним.

В конце хотелось бы добавить. Не поддавайтесь паники, друзья! Помните, в 2005 был птичий грипп, в 2009 свиной, а в 2012 вообще по плану стоял апокалипсис. Жизнь периодически проверяет на прочность нервные системы и тестирует рассудки, а нам остается лишь сохранять трезвость ума, соблюдать меры предосторожности и использовать CRM системы:)

Вот вам пример влияние мировой пандемии коронавируса Covid-19 на работу среднестатистического российского офиса.

1. Бизнес использует CRM систему и руководитель в любой момент готов перевести своих сотрудников на удаленный режим работы.

2. А здесь случай, когда персонал испытывает трудности с выполнением задач, работая из дома. Рано или поздно компания непременно понесет убытки.

Если кто-то желает получить подробную профессиональную статью по настройке и установке CRM, пишите об этом в комментариях. Будем рады обратной связи и сделаем для вас качественный обзор.

Вы хотите узнать больше о компании