Что такое WIP-лимиты
Методика Канбан получила достаточно широкое распространение, при этом она не лишена и некоторых тонких мест, одним из которых выступает ограничение по числу реализуемых задач, так называемый WIP-лимит.
Добиться максимальной производительности можно только за счет оптимального распределения нагрузок при реализации проекта.
Что значит WIP-лимит
Под WIP понимается сокращение от Work in Progress «работы в процессе». По значению наиболее подходящим будет определение !лимиты незавершенного производства».
Реализация методики управления Канбан предусматривает наличие списков, в которых отражаются задачи в работе и степень их прогресса.
При этом одновременное решение всех поставленных задач невозможно в силу ресурсных ограничений, как по производительности труда отдельного работника или команды, так и по необходимости выполнения последовательности действий, когда к решению задачи можно приступить только после того, как будет решена предшествующая задача. Отдельные задачи должны быть выполнены на конкретную дату, плюс в процесс всегда могут вклиниваться непредвиденные ситуации, дефицит необходимых ресурсов и так далее.
Даже при создании оптимальных условий труда и полной обеспеченности необходимыми ресурсами одновременное решение всех задач столкнется с недостаточной производительностью человеческого труда, что приведет к задержкам или установлению очередности их выполнения. Свой предел есть и у отдельного сотрудника, и у команды.
Для управления производительностью были разработаны WIP-лимиты — наиболее эффективная на сегодня модель, опирающаяся на установку лимитированного количества задач, одновременно представленных в статусе активных.
За счет установки таких лимитов можно не только избежать «узких мест», но и добиться максимальной производительности от каждого сотрудника в отдельности.
Преимущества WIP-лимитов
- оптимизация нагрузки. Каждый человек способен лишь непродолжительное время работать с предельной производительностью, после чего начинается усталость. В полной мере это характерно и для команд, возникает риск потери темпа или даже срыва установленных сроков. Необходимо создание такого темпа, в котором поддерживаются комфортные условия работы, но и не создаются риски отставания от плана;
- рост производительности. Эффективность всегда является спутником производительности, за счет правильного распределения нагрузок и постановки задач обеспечивается наилучший итоговый результат, причем поддерживать его удается на протяжении длительного времени;
- сокращение числа ошибок. Наличие выстроенной работы, где каждый загружен не на пределе своих возможностей, знает и понимает, что от него требуется, способствует сокращению количества текущих ошибок и повышению качества итогового продукта;
- рост удовлетворенности. Использование лимитов повышает удовлетворенность от труда у персонала и полученного результата у клиентов. Положительные эмоции по результатам работы являются важным мотиватором для дальнейшей деятельности. Немного об оценке уровня удовлетворённости.
Принципы работы WIP-лимитов
При рассмотрении принципов функционирования WIP-лимитов сначала необходимо подробно рассмотреть реализацию методики Канбан.
Все новые задачи оказываются на специальной доске, где указывается ее текущий статус. Например, если задача направлена для выполнения, но к ней еще не приступили, статус будет «на исполнение», если над ней работают, то статус поменяется на «В работе». После завершения задания ему присваивается статус «готово» или «реализовано» (возможны варианты в зависимости от ситуации и компании).
Для наглядности доска разделена на столбцы, каждый из которых имеет свое название. В результате карточка заказа последовательно перемещается по доске. При этом в теории могут быть использованы и другие варианты отражения изменений.
Среди маркетологов распространено мнение, что канбан-доска является реализацией воронки продаж — в первую очередь за счет совершенно идентичных принципов продвижения.
Как же действуют эти лимиты
Рассматривается две позиции:
- в команде определяется одновременное максимальное количество задач, находящихся в одном статусе. Превышение этого количества недопустимо. Если установлен лимит в восемь задач и все позиции заполнены, перевести в этот статус новую задачу можно будет не раньше, чем хоть одна из существующих задач не продвинется на доске в следующий столбец (статус). При этом для каждого этапа характерно установление индивидуальных лимитов;
- уже в процессе выполнения заданий необходимо контролировать показатели загруженности персонала и производительности. Лимиты можно повысить при низком уровне нагрузки или сократить, если она оказалась избыточной. При этом решение о пересмотре лимитов принимается во время общего собрания членов команды и обсуждения ситуации.
Необходимо понимать, что WIP-лимит не константа, а изменяемая во времени величина, адаптируемая под текущую ситуацию и потенциальные возможности команды.
Руководство для установки WIP-лимитов
Установка лимитов относится к категории тимлида. В случаях, когда команды проектов обладают необходимым уровнем самоорганизации, решение о WIP-лимитах принимается по результатам коллективного обсуждения. Даже в случае единоличного окончательного решения об установлении того или иного размера лимитов рекомендуется совместно обсудить потенциальную нагрузку на каждого из сотрудников, определить потенциально проблемные моменты.
Единоличный вердикт о конкретных лимитах для каждой стадии без обсуждения далеко не самое удачное решение с точки зрения дальнейшей эффективности.
Пример: команда представлена тремя группами, объединяющими дизайнеров, программистов, специалистов по тестированию.
Если использовать общий лимит, например установить предельное количество одновременно решаемых задач равное 8, то может получиться ситуация, при которой программисты и дизайнеры будут работать каждый над четырьмя задачами, а тестировщикам от лимита ничего не останется, и они будут находиться в вынужденном простое.
Чтобы не допустить подобного развития ситуации рекомендуется при разработке WIP-лимитов руководствоваться рядом принципов:
- принимать в расчет показатели производительности всей команды и каждого из ее сотрудников для поддержания баланса;
- проводить разделение задач в зависимости от их типологии или конкретных исполнителей;
- при необходимости концентрации повышенного внимания на конкретных задачах общий WIP-лимит умышленно занижается, что позволит усилить задачу высвободившимися сотрудниками;
- при наличии «узких мест» зачастую целесообразно устанавливать лимиты только для таких звеньев цепи, а для всех остальных этапов использовать принцип саморегулирования команды;
- при принятии решения тимлидом требуется обеспечить его необходимыми метриками, обеспечивающими возможность отслеживать показатели нагрузки в динамике времени. В этом случае принимаемые решения будут соответствовать реальным возможностям;
- в случаях, когда команда уверенно решает все поставленные перед ней задачи, обеспечивает необходимую эффективность и соблюдение установленных сроков реализации, от WIP-лимитов целесообразно отказаться.
Стоит отметить, что WIP-лимиты несут в себе и скрытые преимущества, с их помощью появляется возможность оптимизировать численный состав команд. Анализ нагрузки зачастую позволяет выявить сотрудников, которые в составе команды всегда остаются без должной загруженности работой или своей деятельностью, только создают препятствия для других членов коллектива.
Выводы и рекомендации
Любой человек, вне зависимости от того, каким потенциалом работоспособности он обладает, имеет предел. Аналогичным образом максимальная производительность есть и у команды. Превышение этих возможностей ведет к снижению эффективности работы.
Количественные ограничения по числу одновременно выполняемых задач являются эффективным инструментом дозирования нагрузки на сотрудников и установлению баланса в выполнении задач, что положительно сказывается на качестве их выполнения.
Применение WIP-лимитов является ограничением, поэтому их использование требуется только в случае наличия потребности. Если команда успешно и без задержек справляется со всем объемом поставленных задач, вводить для нее лимиты нецелесообразно.
При работе с WIP-лимитами необходима точечность, их ставят только для тех этапов, где в этом существует потребность, причем в зависимости от стадии количество одновременно решаемых задач может быть различным. Бесконтрольность в использовании инструмента приведет только к негативным последствиям.
Для повышения эффективности управления проектами целесообразно использование BPM-платформы Projecto. Это эффективный и одновременно доступный в использовании продукт, позволяющий оптимизировать процессы управления проектами в самых разных сферах деятельности.