Привет! Мы сотрудники компании Modesco: 68 человек, развивающих интернет-сервисы в Волгограде, Воронеже и Москве. Самые известные наши проекты — это платёжный агрегатор Unitpay, биржа Telderi и сервис Text.ru.
Новость о том, что из-за пандемии придётся временно покинуть уютные офисы, огорчила всех. Мы не могли обойтись без спонтанных совещаний за вкусным кофе, никогда не отказывались от весёлых посиделок в обеденный перерыв и тем более не решали рабочие вопросы, находясь отдельно друг от друга. Командными усилиями нам удалось минимизировать потери эффективности и извлечь пользу из первого опыта удалёнки. Вот какие решения были приняты и чем они нам помогли.
Что понадобилось для организации работы в новом режиме
Ещё до удалёнки мы ставили задачи в Jira и Trello, общались в Telegram и чекали время в TimeDoctor. Положительный опыт использования первых трёх сервисов безусловен, а вот от фразы «тайм-трекер» в IT-сообществе часто плюются ядом.
В нашем случае TimeDoctor ещё до самоизоляции делал работу комфортней. Благодаря ему мы сами выбирали, когда приходить в офис, как долго втыкать в монитор и как часто совершать набеги на офисные вкусняшки на пару с сообщником.
Понимая, что переход на удалёнку – ситуация стрессовая, в апреле мы на час сократили традиционный рабочий день, что дало спокойнее привыкнуть к новым условиям.
В итоге эти четыре инструмента позволили нам перейти на удалёнку за один день. Мы продолжили работать в свободном графике.
Поначалу многие ребята столкнулись с тем, что дома нет мощной техники для комфортной работы, а сидение на кухонной табуретке в течение 7 часов заметно отбивает желание становиться сотрудником месяца. Поэтому ко всем желающим перекочевали не только ноутбуки, моноблоки и комплектующие, но и привычные удобные кресла. Если возникала потребность в новом оборудовании или софте, компания быстро докупала необходимое.
Для проведения рабочих созвонов и поддержки неформального общения мы выбрали Zoom. Его мы предпочли из-за возможности записи конференций, минимума лагов при множестве участников и ещё из-за простой смены спикеров. Ну и конечно мы активно юзали функцию смены фона: одни ставили на него фотки любимого офиса, другие отправляли себя на Гавайи или в Прагу, а третьи и вовсе знатно троллили коллег.
Несмотря на такую организацию удалёнки офисные задачи у нас всё же остались. Поэтому спастись от настойчивого соседа с перфоратором в корпоративной обители было можно, но с соблюдением ряда условий:
- приходить только по предварительной записи;
- выполнять все гигиенические меры;
- находиться в помещении в гордом одиночестве.
В июне мы поставили бактерицидные рециркуляторы и сушилки для рук, поэтому смогли увеличить количество приходящих до трёх.
Как мы перестроили рабочие процессы
Конечно, переход на удалённый формат работы и перенос всех коммуникаций в Telegram и Zoom сказались на взаимодействии внутри команды.
Раньше, когда у сотрудника появлялась идея, её сразу же обсуждали, а каждый член команды мог предложить свой вариант реализации. Коллеги из смежных направлений тут же делились опытом. Спонтанные идеи в ходе коллективного мозгового штурма часто перерастали в новые фишки сервисов. А вот в онлайне этот профит теряется: мало у кого есть желание беспокоить команду на разговор, кажущийся пустячковым.
Для того чтобы каждый был услышан, мы отказались от еженедельных совещаний в пользу коротких ежедневных созвонов. Обычно они занимают не более 20 минут. Внутри отделов каждый делится результатами проделанной работы, рассказывает о проблемах в ходе реализации и говорит о планах на текущий день. Кстати, такие созвоны не только способ информирования и гибкого контроля, но ещё и дополнительная мотивация: хочется побыстрей выполнить свои задачи, чтобы было чем похвастаться завтра.
До пандемии мы придерживались отдельных принципов гибких методологий, но не следовали чему-то единому. После выхода на удалёнку мы начали активнее использовать Scrum. На наш взгляд, он наиболее эффективно решает проблемы распределённых команд. После выхода в офис мы планируем продолжить его использование.
Новый формат работы заставил сильно сократить горизонт планирования, сузив его до месяца вместо привычных трёх. Кроме того, ранее квартал традиционно завершался презентациями итогов. Поскольку офисов у нас три, вживую удавалось увидеть только выступления коллег в своём городе, а отчёт о результатах других смотреть в записи.
В этом квартале мы собрали представителей всех офисов в прямом эфире и рассказали об успехах и фейлах проектов. Многим такой формат зашёл даже больше.
Как изменилась мотивация
На удалёнке мотивировать команду стало сложнее, однако мы продолжили искать возможности поддержки и похвалы. Случилась рекордная посещаемость за сутки? Делимся этой новостью в общем чате. Новый функционал, внедрённый программистами, освободил время саппортов? Настало время завалить чат порцией корпоративных стикеров-котиков!
Чтобы в командах из-за отсутствия живого общения никто не приуныл, руководители проектов стараются зарядить коллег позитивом во время общих созвонов и почаще напоминают, что действия каждого сотрудника важны для всего холдинга. Как и раньше, мы хвалим и поощряем перспективные инициативы премиями.
Важным обстоятельством для всех стало то, что никто не потеряет в заработке, а сокращений штата не будет. Сфера IT почти не пострадала от перехода в онлайн, поэтому такое решение было вполне оправданным.
А если у кого-то наблюдается проседание в производительности, как и раньше, мы используем индивидуальный подход: руководитель и сотрудник обсуждают, что именно мешает работе, и совместно ищут варианты выхода из ситуации. Общение и мотивация стали главными задачами руководителей в новых условиях.
Что нового появилось в корпоративной жизни
С наступлением самоизоляции закрылись тренажёрные залы, школы танцев и даже библиотеки. Заскучавших по саморазвитию сотрудников мы решили мотивировать по-своему: запустили внутрикорпоративный движ #МарафонМодеско.
На протяжении месяца ребята соревновались между собой в трёх направлениях: прокачка интеллекта, тела или изменение мира вокруг себя. Кто-то худел и правильно питался, а кто-то читал книги, штурмовал английский, занимался рукоделием. Многих воодушевила идея разбора завалов в квартире, ведь на это раньше катастрофически не хватало времени.
Любой сотрудник, готовый ежедневно выполнять задания в рамках выбранной программы, мог включится в гонку. За успех начислялись баллы, растущие при условии непрерывного выполнения цепочки заданий. По итогу в каждой категории мы определили победителей, получивших плюшки и признание коллектива.
Также все заработанные баллы мы сложили и превратили в денежный фонд, который в ближайшее время потратим на озеленение наших городов.
В марафон была заложена не только идея преодоления себя, но и восполнение недостатка живого общения. Участникам пришлось не раз выйти из зоны комфорта, но чувство единения с командой и азарт не давали повода начать халявить. В результате у нас получилось реализовать несколько задач:
- познакомить поближе коллег из разных городов;
- найти для них мотивацию к саморазвитию;
- укрепить корпоративный дух запертых дома сотрудников.
А ещё любимые посиделки в офисе мы перенесли в формат Zoom-вечеринок. Это стало поводом лишний раз нарядиться, рассказать свежие новости и конечно же расслабиться с коллегами, играя во что-то смешное. Тех, кого привлекают развлечения посерьёзнее, мы тоже не оставили в стороне – в онлайн удалось перейти и нашим любителям КВИЗа.
Почему мы всё же мечтаем вернуться в офис
В ходе работы на удалёнке мы выделили для себя ряд минусов:
- Самой большой проблемой оказалась адаптация новых сотрудников. В офисе новичок без труда впитывает атмосферу и корпоративную культуру команды, вливается в общий ритм. Многие нюансы работы можно выяснить за чашкой кофе. Дистанционно процесс происходит гораздо медленнее, а передать внутреннюю атмосферу коллектива практически нереально. Несмотря на это шестеро новичков успешно прошли испытательный срок и теперь являются полноценными членами команды.
- Сложнее стало следить за обстановкой и новостями внутри компании: члены разных проектов теперь более изолированы друг от друга. Чтобы компенсировать это, мы стараемся делиться интересными новостями в общих чатах, а также периодически направляем сотрудников обменяться опытом с коллегами из других команд.
- Большинство сотрудников хоть и молодые, но уже семейные, и если супруг может понять, что в данный момент ты занят работой, то ребёнку это объяснить куда сложнее. Других отвлекающих факторов дома тоже хоть отбавляй. Границы между личным и рабочим временем всё больше стираются, и пока у одного душа требует провести уборку посреди рабочего дня или на пару часов заделаться экспертом узбекской кухни, другой откладывает личную жизнь на потом, потому что «эту задачу надо доделать», а потом ещё одну, и ещё.
- Мы ушли на удалёнку 16 марта, а значит, уже более трёх месяцев видим коллег только через камеры ноутбуков и компьютеров. Мы соскучились.
Modesco с нетерпением ждёт возвращения в привычную офисную жизнь. Заботясь о здоровье сотрудников, мы пока оставили режим работы онлайн, несмотря на официальное снятие большей части ограничений. При этом вопрос о том, чтобы и после окончания трудных времён остаться на удалёнке, у нас не стоит. Живое общение и коллективное решение задач, генерация безумных идей и их совместное воплощение для нас — самое ценное в работе.
За весь период самоизоляции мы не прерывали найм сотрудников. Среди нас появились те, кому ещё предстоит лично познакомиться с коллегами и ощутить преимущества работы в офисе. А пока мы продолжаем работать удалённо, вполне успешно справляясь с большинством трудностей.