Неочевидная проблема бэк-офиса

Зачастую оргструктуры компаний формируют по принципу Фронт и Бэк-офиса. Фронт-офис - это подразделения, которые непосредственно задействованы в основной деятельности, а Бэк - это те, кто занимаются обеспечением Фронта ресурсами, информацией, защитой и т.д. На первый взгляд это логично и практично. Но, к сожалению, у такого подхода есть скрытый риск. Проявляется этот риск только в процессе деятельности, в виде проблем во взаимодействии отделов, которые приводят к снижению общей эффективности

Вам наверное приходилось слышать на общих совещаниях как одни начинают обвинять других в том что не вовремя оплатили или купили, а те кого обвиняют в свою очередь обвиняют первых, что мол не так завели заявку, да и вообще два человека в отделе, не успеваем. В итоге совещания сводятся к поиску виновных и переходу на ручное управление с раздачей «пендалей» от генерального.

Если не принимать действенных мер, то риск начинает проявляться уже в виде роста текучки кадров, не только в отделах бэк-офиса. Вырастают затраты на поиск новых кадров, иногда видят решение в увеличении численности персонала, как следствие это приводит к росту затрат на ФОТ. При всем при этом эффективность компании перестает быть системной, она становится случайной.

Всегда нужно анализировать причины происходящего, и не просто каждый раз находит виновных, а углубляться и отвечать на вопрос «как мы это допустили?» и «как нам это не допустить?». Из опыта могу сказать, что предпосылки будущих проблем закладываются при планировании.  Нет ничего плохого в разделении компании на Фронт и Бэк-офис. Важно понимать, что эффективность компании зависит от эффективности каждого отдела и подразделения. Вот поэтому особое внимание необходимо уделять разработке функциональной модели компании. Это модель позволяет ответить на вопрос «нужности» того или иного отдела, определить задачи которые ставятся перед отделами и задать критерии эффективности работы отделов. Фокус внимания менеджмента должен быть одинаково направлен на фронт и бэк отделы, это касается и привлечения кадров и создания условия труда. Подразделения бэк-офиса должны формироваться по принципу аутсорсинговых компаний. Бэк-офис обязан быть конкурентным по-отношению к рынку, и в плане его содержания (оплаты услуг) и в плане качества и эффективности выполняемых задач (предоставляемых услуг).

Взаимодействие между фронт и бэк-офисом стоит предусматривать в виде долгосрочных договоров, по-сути в таком же виде если бы договор заключался с компании из рынка. С обязательным указанием предмета договора, перечня услуг, требования к качеству услуг и штрафные санкции для обеих сторон.

Подобный подход позволяет привлекать в отделы бэк-офиса квалифицированные кадры, ставить задачи по повышению эффективности предоставляемых услуг, выходить на рынок и генерировать дополнительную прибыль в компанию.