5С в офисе - как правильно организовать рабочее место в офисе

В этой статье я попытался разобраться что такое 5С, и необходимо ли внедрять у себя в офисе данный инструмент. Впервые я о нем прочитал, когда познакомился с национальным проектом "Производительность труда"

Меня зовут Андрей Мелков, я основатель группы компаний "Технологии и Бизнес", которая занимается автоматизацией бизнес-процессов, внедрением и сопровождением программных продуктов 1С, Битрикс24, а также активно внедряем искусственный интеллект в бизнес, в результате чего создали 2 собственных продукта: цифровой сотрудник, цифровой бизнес ассистент. В автоматизации бизнеса давно - ровно 23 года.

Поделитесь этой статьей с тем, кому необходимо автоматизировать бизнес, чтобы сократить свои затраты, увеличить производительность труда, решить вопрос с нехваткой кадров на рынке труда. Он Вам скажет "спасибо". И подпишитесь на мой ТГ-канал Бизнес как система | Андрей Мелков, где я пишу о способах автоматизации, внедрении искусственного интеллекта и о том, как мы это делаем у наших клиентов.

Когда я впервые столкнулся с этим понятием (а это один из инструментов бережливого производства), я даже не представлял себе, что это за зверь такой. Начал вчитываться, изучать, и первое ощущение, которое у меня возникло, что это для перфекционистов и заставить сотрудников выполнять эти принципы будет не реально. По правде говоря, я до сих пор так считаю, и малый бизнес к такому не готов... я даже не хотел писать на эту тему статью, но ради общего развития (да и вдруг кому-то зайдет), решил все-таки довести "дело до конца".

Итак, 5С (эС, не Ц) - это система организации и рационализации рабочего места (рабочего пространства). Разработали его японцы после второй мировой войны, в середине 50-х годов, в РФ применяют эту систему около 20 лет.

5С является корпоративным стандартом в ведущих российских компаниях, таких как: РЖД, Сбер, КАМАЗ, ВАЗ и других.

Система 5С является одним из базовых инструментов производственной системы. Это 5 шагов, японские названия которых, начинаются с буквы С.

1 С (Сэири) Сортировка - четкое разделение объектов на нужные и ненужные, и избавление от последних. Сразу пришла в голову поговорка про "порядок на столе, порядок в голове" (или как она там звучит), но у всех ли так?? Мне, например, абсолютно не мешает мой "творческий" беспорядок на рабочем месте.

2 С (Сэитон) Соблюдение порядка - организация хранения необходимых объектов, которая позволяет быстро их найти и использовать. То есть по-сути, у каждого объекта должно быть свое место. Я дальше приведу несколько картинок как это выглядит, очень красиво.

3 С (Сэисо) Содержание в чистоте - содержание рабочего места в чистоте и опрятности, и обеспечение исправности всех нужных объектов.

4 С (Сэикэцу) Стандартизация - разработка стандартов для регулярного выполнения 3-х предыдущих шагов.

5 С (Сицукэ) Совершенствование - воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и операций; совершенствование результатов, достигнутых ранее.

В интернете много интересных примеров "Было-стало", но картинка ниже отражает всю суть инструмента 5С.

Исходя из расшифровки похоже больше не наведение порядка (красоты) на рабочем месте, введение это в распорядок дня, НО... наведение порядка на рабочих местах - это не просто красота, а ликвидация основных видимых потерь, без которых дальнейшие улучшения не имеют смысла.

И как бы не было смешно, но по факту (тут больше зависит от подразделения или должности) порядок на рабочем месте, когда все на своих местах, все по полочкам, все имеет свою маркировку и можно быстро найти, не это ли является оптимизацией и повышением производительности труда???

Мне это на рабочем столе не грозит, я редко работаю с бумажными документами и концелярией, а вот в рабочем ноутбуке или компьютере - вот где моя проблема, я иногда трачу по несколько минут, чтобы найти какой-то необходимый (важный) файл, а бывает, что я его не нахожу и создаю новый, а потом оказывается, что он лежал на другом диске, где я просто забыл поискать...
...и вот тут посетила мысль, а что если сделать такую программу, которая бы с помощью искусственного интеллекта на рабочем столе компьютера по методологии 5С организовала бы рабочее пространство?! уже заносит, но идея кажется интересной

Я, надеюсь, что вы уже оценили всю серьезность инструмента (и я сейчас не иронизирую)? На самом деле, если посмотреть на это поверхностно, то кажется "бредом сумасшедшего" (именно так я и думал в начале знакомства с 5С), но изучив вопрос глубже и оценив свои действия, когда ты на работе что-то ищешь и найти не можешь или это занимает очень много времени, а потом когда начинаешь считать сколько тратят на это время твои сотрудники, перемножаешь это на количество сотрудников и на стоимость их нормо-часа, то понимаешь, что не такой уже и бредовый инструмент, а даже очень полезный.
В связи с этим, как и любой другой серьезный инструмент, 5С требует внедрения. Внедрение 5С состоит из нескольких этапов:
1. Формирование команды 5С (К5С)
2. Проведение тренинга 5С
3. Сортировка
4. Соблюдение порядка
5. Содержание в чистоте
6. Стандартизация
7. Совершенствование

Для внедрения инструмента нужна выделенная команда. И как и в любой команде нужно определить лидера команды, и остальных участников.

Лидер команды 5С - уполномоченный за внедрение или развитие системы 5С (офисный работник), который несет ответственность за деятельность команды, распределяет работы в рамках команды и контролирует выполнение этих работ.

Члены команды 5С - назначенные на работы сотрудники, обеспечивающие собственный вклад в работу команды, выполняющие командные задания, предлагающие идеи, дающие обратную связь лидеру команды и другим участникам.

И вот вы представьте, насколько нужно быть, мягко говоря, странным, чтобы порядок на рабочем месте довести до системы???

Необходимо обучение персонала всей компании системе организации рабочего места или рабочего пространства. Для этого необходимо подготовить тренинговые материалы и провести обучение.

У меня сразу же возник вопрос: "а где их взять эти тренинги?". И первым был ответ - "организовать самому". Но решил проверить, если в РФ этому инструменту уже 20 лет, то наверняка, есть компании, которые проводят эти тренинги. И да, я не ошибся, по поиску "тренинги 5С" вся первая страница выдачи предлагает от разных компаний тренинги по внедрению инструмента 5С.

И вот тут начинается самое интересное, методология инструмента 5С дает основные шаги, что необходимо сделать чтобы выполнить первую "С":
1. Сфотографировать все места, где будет применяться инструмент 5С и сохранить фотографии "до" (теперь понятно почему в интернете полно фотографий "до/после")
2. Нужно освободить все ящики рабочего стол и рабочей поверхности от содержимого (кроме телефона и компьютера)
3. Убрать предметы, которые висят на стенах и перегородках
4. Разместить все что мы выгребли из ящиков и сняли со стен в разные ящики или на пол
1. документы, файлы и папки в одну коробку или в одну стопку
2. канцелярскую бумагу, личные вещи, рамки фотографий и т.д. в другую коробку
5. Избавиться от сломанных или бракованных вещей
6. Разделить стол (теперь уже пустой после наших всех манипуляций) на 3 зоны по частоте использования: каждый день, один или несколько раз в неделю, один или несколько раз в месяц; и из коробок распределить вещи, которые будут реально использовать для работы, по этим зонам

В результате Вы получаете на рабочем месте только то, что нужно будет для работы в течение одного месяца.

Теперь нам нужно что-то сделать с оставшимися ненужными предметами. И тут рекомендуется создать в офисе "зону красных ярлыков" и переместить туда все ненужное. Помимо этого необходимо: - Заполнить ярлык и прикрепить его к нужному предмету (как выглядит ярлык будет фото ниже) - Один раз в неделю собираться командой 5С чтобы принимать решение, что же делать с содержимым "зоны красных ярлыков" - Распределять содержимое "зоны красных ярлыков" - Также необходимо ввести правила по забиранию с принтеров распечатанных документов сразу после печати, а ненужные копии должны удаляться в корзину для мусора, шредер или выделить специальный лоток для черновиков, что обеспечит опрятность зоны печати - Ввести правила по ежедневной сортировке новых вещей, которые будут появляться на рабочем месте, в тоже время нужные для работы вещи должны сохраняться в надлежащем месте.

Следующим этапом нам необходимо рационально разместить и визуализировать нужные для работы вещи на рабочих местах, для этого предлагается проделать следущее:
1. Подготовить лоток или лотки, папки для хранения документов, этикетки, наклейки
2. Установить для входящей корреспонденции лотка и наклеить на него соответствующую наклейку
3. Разместить нужные вещи в ящиках стола или тумбы:
1. Верхний ящик рекомендуется использовать для предметов, которые используются на ежедневной основе
2. Ящик с папками подвесного хранения (каталогизатор) следует использовать по прямому назначению - для хранение документов. Кто их сейчас использует??? - Не важно... В общем, если используете, то документы, которые используете ежедневно в начале, и чем реже документы используете, тем глубже.
3. Папки с документами следует маркировать в едином стиле.

Далее рекомендуется навести порядок с закреплением проводов в рабочей зоне таким образом, чтобы они не были разбросаны по полу (это вообще бич всех офисов и магазинов). Маркировать все шкафы, ящики тумб, которые находятся в рабочем пространстве, с целью организации рационального размещения и строгой фиксации места за хранимыми предметами. Упорядочивать документы, которые появляются в лотке входящей корреспонденции, избавляться от ненужных, перемещая их в надлежащие для них места. Перемещать всех вещей в рабочей зоне в надлежащие места перед уходом домой

Еще чуть-чуть и мы доберемся до совершенствования, но а пока данный этап нам необходим для того, чтобы очистить рабочее место и привести в исправное состояние все нужное на рабочем месте, и для этого нам необходимо: 1. Очистка рабочего стола, ящиков, подвесных полок и перегородок от пыли 2. Удаление пыли и грязи на компьютере и телефоне, а также других предметах на столе 3. Очистка стен и пола в рабочей зоне 4. Ежедневная очистка стола, компьютера, телефона и прочего в рабочей зоне перед тем как уйти домой 5. Фотографирование новых состояний мест 6. Разработка командой 5С новых требований/шагов по мере зрелости системы 5С

Теперь нам необходимо прописать стандарты и визуализировать правила регулярного выполнения первых 3-х шагов (сортировки, соблюдение порядка, содержание в чистоте) 5С. Для этого методология предлагает проделать следующие шаги:

1. Фиксировать в письменном виде правила:

2. Визуализация представления правил с использованием фотостандартов, рисунков, схем, пиктограмм, указателей, цветового кодирования

3. Визуализация контроля нормального состояния и отклонений от нормы в работе оборудования, уровне запасов и т.п.

4. Стандартизация и унификация всех обозначений:

5. Рационализация носителей информации, мест их размещения и способов крепления

6. Разработка командой 5С новых требований/шагов по мере зрелости системы 5С

Этот этап необходим для того, чтобы выработать у сотрудников привычку регулярного выполнения шагов 5С их непрерывного совершенствования. Для этого нам необходимо: - закрепить ответственных за свое рабочее место и установить обязанности по их поддержанию в стандартном состоянии - выработать у персонала правильных привычек и закрепить навыки соблюдения правил - проводить постоянные аудиты 5С - проводить совещания с командой 5С, регулярно или по мере необходимости

С одной стороны все это выглядит как сверх норма, очень много непонятных действий, которые приведут к непонятному результату, повысится ли производительность труда на рабочих местах? - не очевидно. Но пока я писал эту (скажу прямо нудную, переполняющую теорией) статью, я постоянно вспоминал компании, в которые я приезжал как клиент, и где было грязно, все разбросано, сотрудники неопрятно выглядят (это я вспоминаю про автосервисы), и сразу же в этот момент возникает мысль в голове, если у них все так, то как они будут относиться к моей собственности, и когда приезжаешь на СТО, где все разложено красиво, чисто, сотрудники в чистой (сравнительно чистой) униформе, то и отношение другое, также постоянно в голове мелькали воспоминания интервью с Маргуланом Сейсембаевым у него дома и он рассказывает, что у него на вещах везде бирочки, каждый предмет на своем месте и понимаешь, что этот человек 100% что-то понял в этой жизни, и если он внедрил у себя похожую систему, то, скорее всего, это стоит того.